ワークフロー業務からWebアプリケーション開発基盤まで!「LSクラウド・ウエア」特集 Vol.2 導入事例:株式会社イー・エージェンシー様/HOYA株式会社様 「LSクラウド・ウエア」で社内ワークフロー業務を刷新

拡張性とコストパフォーマンスに優れたWebアプリケーション開発基盤として注目を集めるリトルソフトの「LSクラウド・ウエア ワークフロー(以下、LSクラウド・ウエア)」。本特集では3回に渡り、その導入事例や特長を紹介する。第2回となる今回は、業務アプリケーションの「LSクラウド・ウエア」を社内ワークフロー業務に取り入れた2社の国内(外)事例をピックアップ。社内の煩雑な申請・承認作業の改善に、「LSクラウド・ウエア」がどのように貢献したのか見ていこう。

システム老朽化により
請求書・発注書の発行が頻繁にストップ

まず紹介するのは株式会社イー・エージェンシーへの導入事例だ。同社では請求書・発注書発行の申請/承認を行うためのワークフロー業務アプリケーションとして「LSクラウド・ウエア」を採用した。これにより安定性が高く、同社の業務内容にしっかりマッチしたシステムを、低コストで導入することに成功。クラウド化により社外からの承認が可能になったことで、業務効率向上にも貢献している。

株式会社イー・エージェンシー コーポレートデザイン部 情シス・セキュリティ担当 セキュリティアドミニストレーター 高橋 猛春 氏

株式会社イー・エージェンシー
コーポレートデザイン部
情シス・セキュリティ担当
セキュリティアドミニストレーター

高橋 猛春 氏

 「おもてなしを科学する」をモットーにデータマーケティング事業を推進する株式会社イー・エージェンシー。クライアント企業のデータ活用や成果カイゼンを支援する「データドリブンマーケティング」、ドラッグ&ドロップでPCサイトをスマートフォンサイトに変換できるサービス「shutto」などの「マーケティング支援プロダクト開発・販売」、独自プラットフォームを活用した「Eコマース支援」の3つを柱とし、着実に実績を積み重ねている。

 そんなイー・エージェンシーでは、請求書・発注書の発行業務に悩みを抱えていた。従来はMicrosoft Accessをベースに開発した業務システムで請求書・発注書発行にあたっての申請/承認作業を行っていたが、そのシステムが老朽化。トラブルが頻発し、騙し騙し使う状況が続いていたのだ。 「Windowsをアップデートすると業務システムが動かなくなり、請求書・発注書の申請や承認ができなくなって発行がストップする、といったことが起きていました。そのたびにメンテナンスを行うのですが、その業務システムを作った人はすでに退社していたり、資料もかなり古いので不明な点も多く、時間も手間もかなりかかる。現在の業務形態に合わないシステムは、さすがにそろそろ限界と感じていました」と、同社で社内システムやネットワークの管理を担当する管理部門の高橋猛春氏は語る。

 社内にMacユーザーが増えてきて、MacではAccessベースのシステムが動かないことからも不満の声が上がっていた。また、同社では従来、サーバーを社内に置き、オンプレミスで運用していたため、社外から業務システムにアクセスできず、どうしても急ぎで請求書を発行しなくてはならない、となった時に上長が外出中で承認が取れないという業務とシステムの乖離が起こっていたのも問題だった。

Google Appsとの連携、低コスト、
カスタマイズ性の高さが
「LSクラウド・ウエア」選択の理由

 そこで同社では、既存の業務システムに換えて、請求書・発注書の申請/承認作業のための新たなワークフローシステムをクラウドで導入することを決定。その業務アプリケーションとして選択したのが「LSクラウド・ウエア」だった。選択の理由として、高橋氏がまず挙げたのは、Google Appsとの連携が可能だったことだ。

 「Google Appsにログインしていればシングルサインオンでそのままワークフローシステムも使えるようにしたかったのです。逆を言えば、ワークフローシステムにログインするには必ずGoogle Appsを経由するポリシーとし、いきなりワークフローにログインできないようにしたかった。ワークフローシステムにはお客様の社名や案件名なども登録され、社員の自宅PCなどから勝手にアクセスできるようでは困るので、それを防ぐ上でこの点は必須でした」

 コストパフォーマンスの高さもポイントだった。実は同社では以前、他のワークフローソフトを採用することを検討したこともあったが、コスト面で見送ったという経緯があった。 「ユーザー数を制限すればコストは抑えられますが、請求書・発注書の申請/承認を行うのはほぼ全ての社員。仮にユーザー数を制限するために共有アカウントを使うなどとなれば、誰が承認しているかわからなくなり、システムの意味がなくなる。その点、『LSクラウド・ウエア』は他のアプリケーションと比較してもライセンス・コストが半額ぐらいと圧倒的に安く、社員全員にきちんとアカウントを与えられるのが魅力でした」と高橋氏は語る。

 もう1つ、高橋氏が高く評価したのが、カスタマイズ性の高さだ。

  「例えば、申請フローの項目を増やすとか、フィールドを広げるといったことを、自由自在に行えるのがよかったです。他社製品でもカスタマイズ可能なものもありますが、『LSクラウド・ウエア』の場合、実際に現場で利用する担当者のように、プログラミングの知識のない人でも簡単に環境を構築できます。一方で、ある意味パッケージシステムなのでどうしても当社の業務と合わない部分も出てきますが、そうした部分はリトルソフトさんに追加で機能拡張を追加するなどのカスタマイズをお願いしました」

安定してサクサク動作
上長が外出していても承認が可能に

 導入に万全を期すため、検討を含め約2年間かけて既存システムの運用と平行して、既存システムからのデータ移行などについて事前テストを繰り返した。2015年4月から、LS クラウド・ウエア ワークフローの略称と同じ名前の「iFlow(アイフロー)」と名付けた、この新たなワークフローシステムが稼働を開始。請求書・発注書の申請/承認を「iFlow」上で完了したら、データをCSVでダウンロードし、Microsoft Accessのレポート機能を使って発行する、という形で運用している。また、システムの中にデータが蓄積されていくため、月ごとの売上発注額を部門ごとにまとめてレポートを作成するといったことにも活用中だ。

「iFlow」による請求情報の申請画面

「LSクラウド・ウエア」なら、このような申請フォームが容易に作成・カスタマイズできる。

クエリ作成画面(PCA会計に取り込むCSVデータの作成)

請求書・発注書の申請/承認完了後、データをCSVでダウンロードし他システムで活用。

 稼働開始から約1年たち、「iFlow」の導入効果を強く実感している、と高橋氏は語る。

 「従来の業務システムだと、エラーメッセージも表示されずに突然システムが落ち、請求書・発注書が発行できなくなることもあったのですが、今回作ったワークフローシステムは極めて安定性が高く、これまでトラブルは全くありません。社内にサーバーがないのでメンテナンスの手間からも解放されました。また、従来システムだと社内にDBサーバーがあるのに動作が遅かったのですが、『iFlow』ではブラウザ経由でもデータ検索がサクサク行える。とても快適ですね」

 社員側のインターフェースがブラウザベースになったため、Macユーザーもシステムの利用が可能に。また、上長が外出していると請求書・発注書発行の承認が取れない、という問題も、システムをクラウド化し、外部からアクセスできるようになったことで解決した。

 「上長がいつ、どこにいてもGoogle Appsにログインできる状況でありさえすれば『iFlow』にアクセスし承認が行えるので、請求書・発注書の発行が滞ることがなくなりました。これには社員みんな、本当に喜んでいます」

 システムそのものに加えて、リトルソフトの技術者の対応に対する評価も高い。

 「導入にあたり、『LSクラウド・ウエア』にはJavaスクリプトで処理しなくてはならないところがあるのですが、社内ではJavaスクリプトについての知識が乏しく、コードも書きにくい。そんな時も、リトルソフトさんにメールを送り、『こういうことをしたい』と伝えると、その部分のスクリプトを書いて送ってくれました。あとはそれをコピー&ペーストするだけ。非常に助かりましたね。稼働後も、何かおかしいなと思うことがあって調査依頼をすると、迅速に調べて回答してくれます」

 今後の要望として、「現状、請求書・発注書の最後の『発行』の部分は、Accessの機能を使ってやらなくてはならないので、そこもワークフローの中で完結できるようになればいいですね。また、ワークフロー上で年度や月別の売上一覧などもパッと見られるように、更に機能を拡張していただけるとありがたいです」と語る高橋氏。「LSクラウド・ウエア」との付き合いは末永く続いていきそうだ。

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