ワークフロー業務からWebアプリケーション開発基盤まで!「LSクラウド・ウエア」特集 Vol.2 導入事例:株式会社イー・エージェンシー様/HOYA株式会社様 「LSクラウド・ウエア」で社内ワークフロー業務を刷新

紙ベース・メールベースでの
決裁や回議が限界に達していた

続いてHOYA株式会社への導入事例だ。同社MD部門では、顧客対応内容回議、購買申請、品質改善申請、社内稟議といった幅広い業務のワークフローシステムを「LSクラウド・ウエア」を基盤に構築。紙ベース・メールベースでの決裁の煩雑さから解放され、業務効率が大幅に向上している。

HOYA株式会社 MD部門 高下 恵規 氏

HOYA株式会社
MD部門

高下 恵規 氏

 日本有数の光学機器・ガラスメーカーであるHOYA。その中でもMD(メモリーディスク)部門は、HDD内部のディスク(グラス・サブストレート)およびスマートフォン用のカバーガラスを製造している部門だ。ヘッドクオーターはベトナムにあり、ベトナム、タイ、日本に複数の工場・拠点を構え、グローバルに事業を展開している。

 そんな同部門では、2010年にクラウドベースのコミュニケーション基盤を導入。しかし、同サービスにはワークフローの機能に制限があることから、決裁や回議に様々な問題が生じていた。同部門の日本拠点で社内ITを担当する高下恵規氏は次のように語る。

 「海外・日本に拠点を持ち、決裁者が自拠点にいないことも多い。そのため、物理的な紙によるワークフロー決裁に時間がかかっていました。決裁者が出張から戻ってくると、サイン待ちの書類の束が大量に溜まっている状況。当然その間、決裁はストップしたままです。

 また、様々な回議がメールベースで行われていたため、ものすごい数のCCメールが飛び交い、決裁者のメールボックスは常に満杯の状態。メールが埋もれてしまうことも多々あり、それも決裁が遅れる要因になっていました。申請した人も各申請がどの承認段階にあるのか進捗確認できず、ひどい時には申請したこと自体を忘れてしまうことも(笑)。このため、オンラインでのワークフロー決裁・回議ソフトの導入は急務でした」

拡張性の高さが決め手になり
「LSクラウド・ウエア」を基盤に選択

 そこで同部門では、日本・海外問わず様々なワークフロー製品を検討。まず大前提となったのはメールアカウントでシングルサインオンできることだった。「メールでログオンしていて、さらにまたワークフローに入るのにもログオンが必要だと二度手間になる。あくまで単一のアカウントでワークフローも利用できるようにしたかったのです」と高下氏。その条件を満たす製品の中から選んだのが「LSクラウド・ウエア」だった。海外での利用も考慮し、日、英、中、韓の多言語が標準で準備されている点も魅力だ。

 「決め手となったのはカスタマイズ性の高さでした。使っているうちに、ユーザーから様々な機能改善の要望が出てくることが予想されたので、カスタマイズは極力、自分たちでやりたいと考えたのです。その点、『LSクラウド・ウエア』は、JavaScriptやCSSで自社でのカスタマイズを行う余地があるのが高ポイントでした」。クラウドベースのワークフロー業務アプリケーションでありながら、容易で柔軟なカスタマイズが可能な特徴もうなずける。

 「LSクラウド・ウエア」を基盤に用いて、まずは2013年末に、当時要望が強かった顧客対応情報に関するワークフローを構築した。顧客から受け取ったリクエストについて、情報を受け取った営業担当者が内容を書き込み、その後、QA(品質保証)やQC(品質管理)の担当者、製造担当者、事業部長などの意思決定を受け、どのように回答するか決定する、というものだ。

 「はじめてのLSクラウド・ウエアを用いたワークフローは自分で作成しました。JavaScriptについて詳しい知識はなかったのですが、UIベースなのでいじりやすく、1ヶ月強でカットオーバーできました」と高下氏は語る。

 以降、購買申請、品質改善申請、社内稟議の各ワークフローを次々に構築。2014年に「LSクラウド・ウエア」の機能が大きく変更になり、申請画面の作成やワークフロー制御の自由度が格段に上がったことにより、特に品質改善申請に関するワークフローはそのメリットをふんだんに活かしたものができたという。

 “申請書に独自の採番(データ管理のためにそれぞれのデータに固有の番号を与えること)を行う”、“申請画面で選択したユーザーを回議ルートに組み込む”、“任意の場所で印刷改ページを行えるようにする”などのカスタマイズは、JavaScriptやCSSを用いて自社で行った。一方で、社内稟議のワークフローを構築するにあたっては、予算を扱うDBへの書き込み処理など自社開発が難しい機能があったため、別途リトルソフトに開発を依頼した。

 「この際のレスポンスも良く、結果も見事のひと言でした」と高下氏は笑顔を見せる。

品質改善申請のワークフロー画面

品質改善申請のワークフローでは「LSクラウド・ウエア」の自由度の高い設計機能を最大限に活用した。

稟議申請のステップ

予算データベース更新も含め「LSクラウド・ウエア」で稟議申請と承認を完結できる。

決裁の煩雑さが解消され、
業務効率も向上

 「LSクラウド・ウエア」を基盤に様々なワークフローシステムを導入した効果は、期待した以上のものだったと高下氏は言う。最も大きな効果は、紙ベース・メールベースの申請・回議がワークフローに置き換わったことによる煩雑さの解消だ。

 「申請はワークフローシステムから行い、承認も届いた承認要請メールから行えばいい、というシンプルさがいいですね。決裁者が海外出張中も、どこからでもワークフローにアクセスして承認が行えますし、メールボックスに承認が必要なメールが埋もれてしまうこともなくなりました。各申請がどういう処理段階にあるかもひと目でわかるので、万一承認が遅れていてもすぐ決裁者にリマインドできます。また、メールだと項目の見出しなどもいちいち書かなくてはならず、面倒なんですよ。その点、ワークフローならすでにある項目を埋めるだけでよく、入力の手間も大幅に削減できます」

 現場からの評価も上々だ。特に顧客対応情報ワークフローと品質改善申請ワークフローについては、申請・承認がそのままデータベースになることが好評価を得ている。

 「従来は申請・承認の内容をエクセルのリストにしていて、メールでやりとりした情報も全てリストに転記しなくてはなりませんでした。その点、ワークフローシステムであれば、データが全て1ヶ所に残っているので、わざわざリストを作る必要がない。業務効率向上につながっています」

 ワークフローシステム導入後、メリットを実感した社内の人から「このようなワークフローは作れないか?」という相談を受けることも増えている。実際、そうした要望に応え、現在、海外に赴任する人について、例えば“家族を帯同するかどうか?”といった情報を入力し、申請/承認する、身上異動届のワークフローを構築中だ。 「これも今までExcelベース、紙ベースで作成していました。そういうものを全て、ワークフローを使ってオンライン化できないかと考えています」と高下氏は語る。

 対応内容の正確さ、質問への迅速な対応など、リトルソフトの技術者に対する評価も高い。「ワークフロー構築に携わる日本人が自社に私1人しかいないため、ワークフローを構築する時期には大小様々な質問をサポート窓口に送るのですが、解決策が得られなかったことはありません。本当に頼りになりますね」と満足気に語る高下氏。これからも「LSクラウド・ウエア」をベースに、様々なワークフローシステムが生まれてきそうだ。

「LSクラウド・ウエア」のお問い合わせは

リトルソフト株式会社 http://www.littlesoft.jp/
〒171-0022 東京都豊島区南池袋2丁目32番12号 タクト4ビル

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