Officeを使いこなせばビジネスは変わる 会議のプロフェッショナル 堀 公俊 氏

会議を成功に導くためのファシリテーション入門

Web時代の会議の可能性

今や、外出先からでもスマートフォンやタブレットを使って、クラウド上に保存された資料を開きながらWeb会議を行うのが当たり前の時代。忙しいビジネスパーソンにとって非常に便利ではあるが、「状況に応じて、通常の会議とWeb会議は使い分けるといい」と堀氏はアドバイスする。ポイントは「対話」と「議論」だ。

「問題の洗い出しやアイデア出しなど、対話が重視される初期段階の会議は、面と向かって話し合ったほうが効果的。逆に、何度か議論を重ねてアウトプットの方向性が見えてきたら、ある程度テンプレートの出来上がった議事録などの共有ファイルに参加者全員が意見を書き込みながら、結論をすぐにまとめられるWeb会議のほうが効率的だと思います」(堀氏)

Web会議の3つのメリット

ファシリテーションの第一人者として、最新のITツールを活用した会議なども数多く試してきた堀氏は、「Web会議には、①参加者が1つの場所に集まらなくて済むので、時間とおカネの節約になる、②クラウド上の同じファイルを参加者全員で見ながら、自由に書き込めるので情報を共有しやすい、そして何より③その場で結論を記録し、参加者全員が確認できるという3つのメリットがあります」と語る。

特に最近は、「 Skype / Skype for Business 」や「 OneDrive 」のように、Web会議に役立つ手軽で便利なツールが充実している。自身のアカウントがひとつあれば、社内用のパソコンからだけでなく、自宅のパソコン、あるいは外出先でもスマートフォンやタブレットから、すぐに会議に参加することが可能だ。

Web会議をスムーズに進行するためにもファシリテーターの役割は重要だ。その際、意見やアイデアをまとめるのに役立つテンプレートをいくつか用意しておくと、会議の進行はさらにスムーズになり、結論も導き出しやすくなるはずだ。

Web会議のメリット 集まらなくていい、情報共有がしやすい、記録に残る

Skype でWeb会議を実現

Web会議に役立つツールとして注目を集めている「 Skype / Skype for Business 」。Windows環境はもちろん、Mac、iOS、Android端末にも対応しており、あらゆる端末から会議に参加できるのが便利だ。

プレインストール版の「 Office Premium 」を搭載するパソコンや、更新型のOfficeパッケージ版「 Office 365 Solo 」ユーザーなら、Skypeから固定電話、携帯電話への通話が毎月60分まで無料になる特典が付いているのも見逃せない。一般ユーザーやSOHOの経営者なら、選んでみる価値がありそうだ。

一方、「 Skype for Business 」は、エンタープライズグレードのセキュリティを提供し250人までのWeb会議を開けるなどの企業向けの有料のツールだ。 Microsoft Office 製品との連携機能を備えており、PowerPointなどでファイルを共有しながら会議が進められるだけでなく、在席状況(プレゼンス)、インスタントメッセージング、音声通話、VoIP外線通話機能なども搭載。「 Skype for Business 」を利用している他の企業や個人のSkypeネットワークとも必要に応じて接続できる。

あらゆるデバイスから会議に参加

個人所有のスマートフォンからでも、会社から与えたアカウントを使った通話やWeb会議への参加が可能な「 Skype for Business 」。セキュリティにおいても、強力な認証機能や既定の暗号化、アクセス権の厳密な管理など、あらゆる脅威が対策されているので安心だ。

会議を深めるテクニック

フレームワークは
用途で使い分ける

ファシリテーターには、テーマの性質やアジェンダによって、意見やアイデアのまとめ方を臨機応変に切り替えていく柔軟性も求められる。事前に議論の構成を考えておいたとしても、想定通りに会議が進行しないこともしばしば。実践を重ねて経験を積むことでその実力は身についていくものだが、同時に土俵となるテンプレートをできるだけ多くストックしておくことも重要だ。たとえば、ツリー型の中段あたりで同じ項目が並んでしまった場合、マトリクス型にする。あるいは、マンダラ状に広がった意見をまとめるためにツリー型にするなど、それぞれの特性を活かしたい。

OneDrive でファイルを共同編集

Web会議の形態にもいろいろあるが、画面に示された資料を見て、ただ説明を聞くだけでは、どうしても受け身になってしまいがち。たとえば言葉では伝えにくい図やイラストなどを伝えたいとき、リアルな会議なら、参加者がホワイトボードを囲んで意見をどんどん書き込むことができる。同じようにWeb会議でも、ひとつの資料を見てインタラクティブに意見を書き込める仕掛けがあったほうが議論は深まりやすい。そこで役に立つのが「 OneDrive 」を使ったドキュメント共有だ。

「 OneDrive 」なら、あらゆるファイルがクラウド上に保存できるため、大切なデータのバックアップに最適。さらに Word 、 Excel 、 PowerPoint 、 OneNote などのファイルは、会議参加者で同時に開いて、書き込み、削除などの共同作業ができる。それぞれの参加者の意見が即座に反映されるので、あとで「言った、言わない」の論争になることも避けられるはず。共有する PowerPoint のファイルをホワイトボード代わりにすれば、リアルな会議さながらの書き込みの応酬にも使えそうだ。

さらに OneDrive には、企業向けに提供された「 OneDrive for Business 」もある。自分の組織がライセンス契約をしているかどうか確認してみるのもいいだろう。

Web会議でも、ホワイトボード代わりに PowerPoint が扱える「 OneDrive 」を使ったドキュメント共有。さらにタッチ対応のパソコンやタブレットなら、手書きの描画を瞬時に図形に変換できる「インクアート」機能を使えば、より直感的に整理された記録を残すことが可能だ。

直感的に美しく

会議を深めるテクニック

華やかなイラストで
イメージを共有

「文字だらけの資料を見ながら会議をすると、ポイントが浮かび上がりにくくなって議論が停滞することもあります。資料を作るときには、イラストや図表などの視覚効果も配慮したほうがいいですね」と堀氏。かくいう堀氏自身、イラストなどを活用して、資料のデザインにメリハリをつけることもあるという。多くの言葉を並べるよりも、たったひとつの象徴的なビジュアルを置いたほうが、参加者全員がイメージを共有しやすくなることもあるため、効果的に使いたい。

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