個人の創造性を最大化し、個の力を組織の力へと高めるワークスタイル変革とは

日本経済および企業の停滞感がなかなか回復しない。多くの経営者はイノベーションが必要と語り、現場もその実現に向け模索を続けているが、一朝一夕に解決する問題ではない。そこで、さまざまなIT企業が、イノベーションのための各種ソリューションを提案している。なかでもリコーは、どこのオフィスでも身近な複合機とビジュアルコミュニケーションを結び付けたソリューションなど、取り組みやすくユニークな提案を行い、自社でも実践し、効果を上げているという。

OA機器、OA用紙など、既に一般名詞となっているOA(オフィス・オートメーション)という言葉。この言葉を1977年業界で初めて提唱したのが、リコーだということをご存じだろうか。当時からリコーは一貫して、オフィスのワークスタイル変革に取り組んできた。

従来から得意としているオフィスの業務改善では、複合機の操作性向上や効率的な使い方提案、各種デバイスやクラウドサービスとの連携などにより、効率化や業務のスピードアップを推進。複合機を中心としたワークスタイル変革に強みを持つ。ほとんどの会社に入っている複合機だからこそ、多くの企業で手軽に実践でき、その効果も高い。

たとえば、最新のリコーの複合機にはビジネスを効率化させるさまざまなアプリケーションが用意されている。リコーの複合機用アプリケーションの特長は、業務の用途に合わせて、必要な機能だけを選んでインストールできることにある。無駄なく、効率的に理想的なワークスタイルを目指すことができるというわけだ。

アプリケーションは、スマートデバイスのような感覚でインストールできる。複合機の操作パネルから、リコーが提供する「アプリケーションサイト」へアクセスし、必要なアプリを選択しダウンロードするだけだ。

利用できるアプリケーションも豊富に用意されている。以下に一例を紹介するが、アプリは今後も続々追加予定。これらをうまく活用することで大幅な効率化が実現し、空いた時間を創造的な活動に充てることが可能になる。

紙の文書を英語、中国語(簡・繁)、韓国語、ドイツ語など9カ国語に翻訳可能。

免許証などのIDカードの両面を、簡単に1枚の用紙にコピーできる。

共有フォルダのファイルをパソコンなしで印刷できる。

多くの企業でペーパーレスや文書の電子化に取り組んでいるが、その際に強力な武器となるのがやはり複合機。スキャンするだけで手軽に電子化を推進できる。加えて、電子文書を外部から閲覧できる「RICOH e-Sharing Box」を使えば、ファクスデータもあわせて情報の共有や外部からの閲覧が可能。外出が多い営業担当も、ファクスで送られてきた受発注データなどをいつでもどこからでも確認でき、まだまだ残る紙の情報を効率よく共有できる。

天才なら1人でイノベーションを生み出せるかもしれないが、そんな人はなかなかいない。今いる戦力でイノベーションを起こすためには、創造性を高めて個人の力を最大限引き出し、それを組み合わせ、組織の知識やノウハウとすることが大切だ。

そこでリコーは、個人の知識創造の促進をサポートし、それを組織の力へと結実させるためのソリューションを提供し、さらにそれを磨き続けている。そのアプローチは3つ。

まず、前段で説明したように、創造的活動にフォーカスする時間を生み出すため、ワークフローを最適化し、複合機を中心としたソリューションなどで、より効率的なワークスタイルを提案する。さらにこれによって生み出された個々の力を組織の力とするため、ビジュアルコミュニケーションなどによるコラボレーションを推進するさまざまなソリューションを提供。さらに、その次の段階として、データに基づいた分析や洞察による意思決定の支援を目指している。

ワークフロー、コラボレーション、インテリジェンスの3つのアプローチで、知識創造をサポートする。

2つめのスピーディーで円滑なコラボレーションを実現するため、リコーが新しいワークスタイルのかたちとして提唱しているのがハドルコンセプト。ハドルとは、アメリカンフットボール用語で、さっと集まって行う作戦会議のことだ。高価なテレビ会議システムの入った特別な部屋や、会議室の予約を取って行う定例の会議ではなく、いつでもどこでも必要な時に、必要な人がさっと集まって議論をすることで、コラボレーションの質を高めることができる。

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