事業生産性「26%」向上 日本マイクロソフトが実現した「働き方改革」

課題:会議コストは増加の一途、さらには会議中の内職者多数 達成:会議と社員の時間の使い方の可視化で7億円/年の業務時間削減

日本マイクロソフトの課題

会議に関係する事柄で生産性や業務効率が低下してしまうことが日本マイクロソフトにおいても課題となっていた。オンライン会議が定着したとしても、その会議自体にかかる時間が長かったり、意思決定に携わらない、発言をしないのに惰性で出席する会議や、会議そのものの回数が多いのであれば意味がない。会議アジェンダが事前共有されないことも多く、会議本番での主旨説明などにかかる時間は非常に生産性が低く、会議コストは増加の一途を辿っていた。

また、会議によって業務時間が奪われた結果、会議に集中せずに、内職のように他の作業をしている社員が多いことも問題だった。

課題をいかに乗り越えたか

会議アジェンダの事前共有、定例会議の開催頻度や参加者を見直すことを徹底。そして、AIを活用することで、社員の仕事の実態をクラウドに蓄積し、AIが分析。業務を「見える化」ことで、社員はより効率的な働き方に気づきを得ることができ、自ら改善を行っていった。

実現効果

本当に自分が参加する必要があるのか、会議の参加の可否を精査して、場合によっては会議に出席しないという決断を行った。また、アジェンダを事前に共有して、会議時間の短縮を実現し、会議の開催頻度も削減した。AIの活用では、業務実態を一週間単位で「見える化」。

それぞれの業務に費やしている時間やコミュニケーションの傾向が可視化され、社員自らの業務改善実践につながった。業務時間削減効果を⼀般的な残業時間で換算した場合、7億円/年の削減に相当する (2000人規模の組織にて)。

働き方改革を経験した社員の声

まとめ

・会議アジェンダの事前共有、定例会議の開催頻度や参加者を見直すことを徹底

・AIの活用。AIは、他の作業をしている「内職」が多かった会議など、改善の余地のある
 会議まで、教えてくれる

・AIは社員に「効率的な働き方」の気づきを与えることができる。メールをしているとき、
 コラボレーションしているとき、社員のあらゆるときをクラウドが把握、AIは分析を行う