日経 xTECH Special

オフィス・現場間の連携がカギ。ドキュメントの可視化とクラウド会議で現場の働き方を変革する

日本デジタルオフィス/日本マイクロソフト

オフィス・現場間の連携がカギ
ドキュメントの可視化とクラウド会議で
現場の働き方を変革する

全世界で支持を集めるチャットツール『Microsoft Teams』の対応アプリとして、現場の働き方の変革にフォーカスしたソリューションが注目を集めている。アプリ開発元の日本デジタルオフィスの代表取締役 濵田潔氏と日本マイクロソフトの吉田馨一氏が語った。

オフィスと現場間のボトルネックの解消が肝要

吉田氏
日本マイクロソフト
Microsoft 365 ビジネス本部
シニアプロダクトマーケティングマネージャー
吉田 馨一

 様々なITソリューションの登場により、オフィスワークの効率化は進んできたものの、製造、工事、営業といった現場は、技術革新の恩恵を十分に受けるに至っていない。オフィスと現場にはいまだ大きな壁があるというのが現状だ。

 こうした部門間のハードルをも越え、従来の会議やメール中心のコミュニケーションの在り方を変えるツールとして開発されたのが『Microsoft Teams』だ。Office 365で使えるビジネスチャットツールで、全世界で20万社を擁す。「イベントの準備や進捗の確認、営業部門での情報共有など、現場、チーム、プロジェクト単位でのコミュニケーションの質向上にご活用いただいています」。日本マイクロソフト Microsoft 365 ビジネス本部 シニアプロダクトマーケティングマネージャーの吉田馨一氏はそう語る。

 また、ワークスペース内には便利なタブアプリが用意され無償で使える。中でもオフィスと現場間の情報の流れを大きく改善する2つのアプリが注目を集める。

図7
コメントだけでなく、スタンプや写真を活用することで、議論の絞り込みも効率的に実現。関係者間でピンポイントに議論できるため、ムダな会議も減らせる

YouTubeのようなビジネスBOOKアプリ

濵田氏
日本デジタルオフィス
代表取締役社長
濵田 潔

 開発元は日本デジタルオフィス。同社代表取締役の濵田潔氏は、対現場とのコミュニケーションの課題について、「オフィス内には図面、動画、マニュアルなど、様々なデジタル化された情報が蓄積されているものの、分かりやすく伝えるツールがないため、現場を支援するメンバーに大きく負荷がかかっているのが実情です」と指摘する。例えば、管理部門から「最新の図面を現場に提供する」「動画やマニュアルを用意し、現場での教育を実践」「トラブル発生時に必要な情報を集めて提供する」といった日常的な業務シーンにおいても、いくつかの障害、ボトルネックが存在するという。

 1つ目が「ファイルフォーマット」の問題だ。「ワード、エクセル、PDFなど複数のファイルフォーマットで作成された情報を、現場で読んでもらうには見やすく加工する必要があります」と濵田氏。2つ目が「パソコンスキルのハードル」。現場担当者の多くはパソコン操作に不慣れで、緊急時にはパソコンを開く手間もいとわれる。3つ目が「コンテンツの中身」だ。図面やマニュアル一式をそのまま送られても、欲しい情報を探すだけで一苦労という事態にもなりかねない。

 日本デジタルオフィスでは、これまでトヨタ自動車や三井ホームの営業現場支援ツール、清水建設や大手鉄道会社への工事現場支援ツールなど、数多くの現場改革支援ツールを提供してきた。

 まさに実地で課題に耳を傾け、「現場では作業ごとのマニュアル、図面、動画などを横串に組み替えて提供する必要がある」という結論に至った濵田氏。

 こうした蓄積を経て、現場のニーズをかなえるべく登場したアプリがBOOK&会議室ツール『do!book eX』だ。濵田氏曰く、オフィスのデジタル情報を現場のニーズに合ったものに組み替え、「YouTubeのようなデジタルBOOK」として提供するツールになる。

 最大のメリットは、図面、動画、マニュアルなど必要な情報を1つのBOOKにまとめて提供できること。もちろんマルチデバイス対応で、いつでも、どこからでも欲しい情報を参照できる。

 さらに、会議室オプションを導入するとボタン1つでBOOKが“会議室”に早変わり。「現場からの問い合わせに対してもSkypeで話しながら画面をシンクロし、ディスカッションすることも可能です」と濵田氏。BOOKへのアクセスは、メールなどに貼られたQRコードを読み取るだけでOK。教育不要で誰でもすぐに使えるので、現場のIoT化を実現する情報提供ツールとして役立つだろう。

クラウド会議室でいつでも効率的な議論が実現

 また、従来のテレビ会議の時間的制約などの課題を解消すべく生まれたもう1つのアプリが、スタンプチャット『do! attach』だ。「ホワイトボードや資料を見ながら議論し合うリアルな会議をクラウド上で実現する、新しいタイプの会議室アプリになります」(濵田氏)。

 仕組みはドキュメント上の論点に対し、スタンプや写真を貼り付けてコメントを記入。マルチデバイス対応で、参加者は都合のいいときに意見を書き込むことができ、ホワイトボードを使う感覚でドキュメントや写真の上で効率よく議論できる。他メンバーの招待もスタンプチャットで手軽に実現。Microsoft Teamsの会議やチャット機能と連携しての議論も可能だ。

 「“現場”こそが、企業にとってまさに価値・利益を生み出す源泉であり、最も大切な経営資源といえます」と語る濵田氏。現場とオフィスとの連携を最適化してこそ、全社挙げての理想的な働き方改革も実現すると指摘する。

 同社のアプリは、日本発のグローバルツールとして多言語化にも対応済み。まずは無料版、トライアル版を体験してみてはいかがだろうか。

図8
動画・写真も組み込んだYouTubeのようなBOOKで現場へのマニュアル配信などに最適
ボタン1つで専用会議室を作成。メール招待したメンバーとBOOK上で写真・ペン・付箋を貼り付けて議論できる
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