i-Construction実践セミナーレビュー(Dropbox Japan)建設業界でDropboxが選ばれる理由。時短効果で人件費圧縮にもつながる

Dropbox Japan株式会社 営業本部 部長 古舘 昌孝 氏

「コラボレーションプラットフォーム」として成長を続けるDropbox。その主力サービスであるビジネスプランが、建設業界でも多くの会社に利用されている。どのようなシーンで活用されているのか。ユーザーから寄せられた採用理由や活用シーンの集計結果を基に紹介するとともに、活用事例で見られる導入効果を明らかにする。

 「Dropbox Business」(以下Dropbox)は建設業でも多くの会社に利用されています。契約法人は1200社を超え、大企業から中小企業まで幅広い支持を得ています。

 活用シーンは、直面している課題に応じてさまざまです。

 例えば部門ファイルサーバーのひっ迫です。画像データ、3D CADデータ、積算データなど、データ量はどんどん増えて膨大になります。ファイルサーバーの容量をこれ以上拡張できなくなるという事態に直面し、Dropboxの採用に至る例があります。

 ネットワークに接続して利用できるハードディスクであるNAS(ネットワークHDD)を廃止する代わりにDropboxを採用する例も見られます。世界各地に展開する500~600カ所の現場でNASを廃止し、Dropboxに置き換えた会社もあります。

 モバイル端末やタブレット端末を用いて外出先で必要なデータを確認するため活用する例もあります。このほか、社内外との情報共有、NASやファイルサーバーのバックアップという役割も果たしています。

 竣工後のデータをアーカイブしたり提供したりするシーンでも活用されています。ファイルサーバーに保存したりCDやDVDで保管したりするのと違って、Dropboxなら、過去のデータを活用しやすい。ナレッジの継承に役立てる例も多く見られます。

 同種のサービスは、ほかにもあります。それにもかかわらず選ばれている理由は、どこにあるのでしょうか。

図1 従来通りの使い勝手が、選ばれる理由の1つ

ファイルの作成や更新はサーバーやNASと同じ感覚

 まずエクスプローラーで使い勝手がいいという点です。Dropboxはパソコンのデスクトップ上で扱うという使い方が95%に達します。そこで用いるローカルファイルと同じように、フォルダー構造で利用できます。慣れ親しんだインターフェースでそれまでのファイルサーバーやNASと同じ感覚で利用できるというのが、理由の1つです。

 Dropboxはインストールすると、そのフォルダーが作られます。このフォルダーの中でファイルを作ったり上書きしたりすると、特別な操作なしにクラウド上でファイルを作ったり最新のものにすることができます。ファイルサーバーと同じ操作感でクラウドの最新テクノロジーを利用できます。

 2つ目の理由は、オンラインでもオフラインでも利用できて場所を選ばないという点です。

 市街地の現場であれば、オンデマンドでデータをダウンロードできます。一方、通信環境がなく、そうはできない郊外の現場でも、フォルダーを一括してあらかじめダウンロードしておけば、キャッシュされたファイルを表示・編集することが可能です。通信環境が良くても悪くても利用できるという点も、大きなポイントです。

 同じようなサービスも他社から提供されていますが、それらはオンデマンドでデータをダウンロードする市街地用ソフトと、ローカルにキャッシュできる郊外用のソフトに分かれていて、同時に利用できないのがほとんどです。それに対してDropboxは市街地用と郊外用のハイブリッドな環境を提供できます。

 さらに、高速な同期、ネットワークの帯域をひっ迫させない、通信環境が不安定でも快適に利用できる、という点も挙げられます。

 実際に利用されているとご理解いただけると思いますが、圧倒的に速いのです。大容量ファイルの同期テストを行ったところ、ほかのサービスに比べ最大10倍以上の速度差があることが明らかになりました。画像データやCADデータ、Excelでも工程表など大容量のデータを遅滞なくやり取りできます。

 なぜ、そこまで速いのでしょうか。

※Dropbox調べ

ブロック単位にファイル分割通信が途切れる環境でも安心

 Dropboxではデータをブロック単位に分割し、それぞれハッシュ値という値を基にそのユニーク性をチェックしています。同じハッシュ値を持つブロックがクラウド上にある場合はそれを除外して、そこにはないブロックだけを同期させていきます。そのため、ほかのサービスに比べ圧倒的に速いのです。

 ファイルをブロック単位に分割していることから、通信環境が悪い現場でも安心してデータをやり取りできる良さもあります。

 例えば大容量のCADデータをやり取りする場合、通常は、通信が途絶えると初めからアップロードやダウンロードをやり直すため、翌朝まで時間がかかることもあり得ます。しかしDropboxは、アップロードやダウンロードし切れなかったブロックから作業を再開します。時間はそうかかりません。

 経営層にはセキュリティは問題ないかと聞かれますが、デバイスやデータを保管するストレージの間はすべて暗号化され、データそのものはブロック単位に分割され、圧縮・暗号化されているセキュアな環境下にあります。

 Dropboxビジネスプランを3年利用している建設会社の例をご紹介します。導入コストがかかる一方で、現場のNASを撤去したり時短効果が上がったりしたことで削減コストも生じました。それらを差し引きすると、現場4カ所の平均で120万円ほどのコスト削減効果が生まれています。

図2 導入によるコストの増減は差し引き120万円

 現場では作業員から質問を受けると、持ち歩いているタブレット端末ですぐにDropboxのデータを確認できます。事務所などに戻ってから対応するのではなく、その場ですぐ質問に回答できるようになりました。また現場と事務所が離れている場合には、Dropboxを活用して移動中の隙間時間で仕事ができます。それらが時短効果を生んでいます。

 その時短効果を定量化すると、1現場で1人1日10分。現場の稼働が月20日間とすると月3時間ほどになります。仮に1時間の人件費を3500円、利用者数を500人とすると、月間525万円、年間6300万円もの人件費圧縮が可能になるという計算です。

 事例の紹介やデモンストレーションを行うセミナーを開催しています。https://navi.dropbox.jp/biz/
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をご参照ください。

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