Adobe Acrobat DCとPDFで文書業務を改善 CAD、映像、3Dモデルまで統合可能。建設業界の課題をPDFで一気に解決

誰もが毎日のようにPC上で目にするPDF書類。その便利さは実感できても、PDFで何ができるのか、その優れた特性や画期的な機能は十分理解されているとはいえないだろう。世界標準のデジタルドキュメントフォーマットPDFと、それを最大限に活用するためのAdobe Acrobat DCで解決できる企業のさまざまな課題とは。建設業界に焦点を当て「PDFは何ができるのか」を探ってみたい。

 日本生産性本部の「労働生産性の国際比較」2018年度版では、日本の時間当たり労働生産性は、主要先進7カ国で最低レベル。一般的に、企業内では管理業務の約30%を、作成、処理、承認、送付、保管といった「文書業務」の時間が占めるといわれている。

 国際競争力が求められる日本の建設業では、設計や施工技術の向上や、コンペを勝ち抜くクリエイティビティ強化は重要な課題だ。しかし、これらに注力すべき時間の30%近くが、膨大な文書・設計図書の紙の山と、認証印を巡る書類の旅に費やされている。このプロセス改善の鍵が、IT化であることは誰もが想像できるはず。社内には必要なデバイスは揃っている。問題はシステムとプラットフォームだ。

 実はその有力な解決策は、気がつかないだけで、誰もが日常的に目にしている。世界標準のPortable Document Format=「PDF」だ。実際に、PDFを文書業務のプラットフォームとすることで、文書業務の効率は加速化し、かつ正確に承認・処理・保管が可能になるのだ。しかし、私たちはPDFの特性を十分に理解できていないかもしれない。

 では、PDFと、それを最大限に活用するためアドビが開発したドキュメントソリューション「Adobe Acrobat DC(以下・Acrobat DC)」で、建設業のどんな課題が解消されるのだろう。

CADデータをスケールを保持したままPDFに変換

 PDFは、ISOで国際標準化され、日本の公的機関でも採用されている。経済産業省が04年時点で「文書の電磁的保存に関する4要件」に挙げた、見読性、完全性、機密性、検索性を、高度に実現するフォーマットがPDFだ。

 建設業に共通する、文書業務に関する課題は大きく4点考えられる。

 まず、文書作成と管理について、ステークホルダーが多い建設業では、計画をとりまとめる文書作成に、さまざまな作成者の形式の異なる大量のデータを統合する必要がある。

 Acrobat DCは、テキスト、写真、CADなど、どのソフトで作成された文書・図版も簡単にPDF化、1つのコンパクトなファイルでのやりとりや管理が可能になる。「紙」の書類は、スキャナーやスマホのカメラ(Acrobat DCモバイル版アプリ使用)で取り込み、OCR処理と歪み補正で自動的にPDF化できる。テキスト検索も可能だ。

 PDFファイルは見読性に優れ、表示環境を問わず、文字化けやレイアウト崩れの心配なく正確に表示される。しかも、CADデータからはスケールを保持したままPDF変換が可能で、CADソフトやビューワーを都度起動しなくても、また、ソフトがなくても、図面の寸法や面積の確認ができるなどメリットは大きい。

PDF内の図面寸法や面積の測定もOK

多様な機能と高い安全性。知られざるPDFの実力

 残り3つの課題について、対応するPDFの機能を概観してみよう。

■ 社内外との文書の共有

 メールで送りづらい大容量のファイルは、クラウド上にアップロードしてリンクをメール送信することができる。書類を受け取ったメンバーは、Acrobat DCの注釈ツールで、直接コメントを書き込むことができ、メンバー全員がそれぞれのコメントを共有することで合意形成もスピードアップする。さらに「Adobe Sign(電子サイン)」を使うと、契約書や確認書への署名や承認の依頼ができて、上長はスマホやタブレットで承認署名ができる。こうした承認のプロセスも随時確認が可能だ。

■ 長期的な保管

 PDFは、CADデータや文書だけでなく、音声・映像、3Dモデルなど、あらゆるデータを収容する情報コンテナ(Acrobat DCで構造化PDFを作成)として活用することができる。法令で義務化された文書保管も、Acrobat DCを使うと国際標準規格に認証されたもっとも信頼性の高いPDFを作成できる。必要な保管書類には「検索」機能でスピーディーにアクセスできるのもPDFの特徴だ。

■ セキュリティ対策

 PDFはパスワードによる暗号化で、アクセスや操作を制限できる。万が一、文書が外部に流出した場合も、PDF自体にセキュリティ設定ができるため安心だ。文書は電子署名と暗号化で、作成・発行元を保証し、不正な改ざんを防ぐこともできる。

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 PDFを文書業務のプラットフォームにしたことで、業務が50%効率化したと評価する設計事務所もある。また、大手ゼネコンは、BCPへの貢献も効用の1つに挙げている。PDFの特性をAcrobat DCで最大限に活かすことで得られるメリットは大きい。

メンバー全員がPDFのコメントを共有し、コメントの追加もOK
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