様々なビジネスシーンで活用されるPDF文書だが、そのメリットをきちんと理解できているビジネスパーソンはそれほど多くないだろう。実はAdobe Acrobat DCと共に活用すると非常に多くのメリットを享受できるのだが、特に業務内で発生する文書が多く、導入のインパクトが大きな製造業を例に、どのようなことが実現できるのかを考察していこう。

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グローバリゼーションの拡大による競争激化、少子高齢化による人手不足、消費者ニーズの多様化、プロダクトライフスタイルの短期化などを背景に日本の製造業はいまだ厳しい状況に置かれている。このような状況を打破するべく、業務改革や働き方改革などを推進して生産性を向上させ、企業競争力を高めることが、喫緊の課題であることは言うまでもない。

業務改革というとRPAやAIなどの先進技術を活用した取り組みにばかり注目が集まっているが、そのような取り組みができる企業は限られている。だからといって「我々には関係ないことだ」と言わんばかりに、業務改善を諦めてしまうのは早計である。実はどのような企業でも手軽に取り組めて大きな効果が期待できる策があるのだ。

それは文書業務の改善である。

特に製造業は、企画から設計、調達、生産、販売に至るまでのワークフローの中で大量の文書が発生するため、そのインパクトは大きい。逆の見方をすると、改善がなければ何かしら業務への負荷が生じているということだ。もし、紙文書、もしくは様々なアプリケーションで作成したドキュメントが混在している中で業務を行っているならば、その整理や検索、共有や管理に大きな手間やコストがかかっているのである。

そのような状況はPDFを使ってすべての文書をデジタル化すれば改善可能だ。

しかし、このPDFというファイル形式はあまりに身近過ぎて、そのメリットをきちんと理解できていないビジネスパーソンも少なくないかもしれない。

ビジネスパーソンが見落としがちなPDFのメリットとは?

PDF 最大の特徴が、どのようなデバイスでも無料のAcrobat Readerで同じように閲覧できるという点だ。社内文書をPDF 化すれば、場所や時間にとらわれず、いつでもどこでも文書が確認できるようになる。そうなれば「書類を確認するためだけに外出先から戻る」といったことがなくなるだろう。

ここで注意しておきたいのが、この特徴を保証しているのは、PDFを開発したアドビが提供するAdobe Acrobat DC(またはアドビの提供するアプリケーション)で作成したPDFだけだということ。無償のPDF閲覧ツールであるAcrobat Reader DCを使えばレイアウトの崩れや文字化けなどのない作成時と同じように文書を表示できる。

またPDF は、ISO で国際標準化されていて、将来に渡って表示・閲覧が保証されているのもポイントの1 つ。製品設計図などは長期的に保管することが求められるが、そのような用途でも安心して利用できる。

さらにAdobe Acrobat DC とPDF を使うことで、「1.文書管理業務」「2.文書確認作業」「3.承認・締結業務」といった文書にまつわる業務を効率化できるのも大きな魅力だ。

Adobe Acrobat DCとPDFの活用で、
文書業務の効率化を可能にする

文書業務効率化の第一歩はここから始まる!

まずは「文書管理業務」の効率化について説明していこう。

文書を同一のフォーマットでデジタル化すれば、検索性や管理が容易になることは言わずもがなだが、Adobe Acrobat DC は文字ベースの文書以外にも、動画や3D グラフィック、CAD など、あらゆる文書のPDF 化に対応しているため、そのメリットを最大化できる。米国Forrester 社による調査では、Adobe Acrobat DC によって文書管理に費やす時間を年間300時間削減できるという報告もあるほどだ。

さらに紙文書も、スキャナーやモバイルのカメラで取り込めば、OCR 処理を行いながら、テキスト検索可能なPDF に変換してくれるので、簡単にデジタル化を実現することが可能である。

「文書確認作業」の効率化については、CAD で作成した設計図を例に解説しよう。

CAD データをPDF に変換する際、Adobe Acrobat DC を使えば、スケールを保持したままデータを書き出せる。このドキュメントはAcrobat Reader DC を使えば正確に表示されるため、閲覧はCAD ソフトがなくてもOK。

さらにクラウド上のPDF 文書にメンバーがアクセスし、お互いのコメントを共有しながら注釈を共有できる「共有レビュー」機能が使えるため、チームやグループ内での合意形成や確認作業のスピードを上げることができるという訳である。

3 つ目の「承認・締結業務」については、紙文書の場合、海外など、遠隔地とのやり取りに、郵送する手間や時間がかかるが、「Adobe Sign(電子サイン)」を使えば、いつでもどこでも承認の依頼と署名ができるようになる。

また、Acrobat DC を使えば、パスワードによる暗号化で、PDF のアクセスや操作を制御できるので、セキュリティ面の対策にも有効。不正改ざんや情報流出のリスクを抑えられるのもメリットの1 つ。

実際にAdobe Acrobat DC を活用して、大幅な業務効率化を実現しているという製造メーカーは数多い。日立製作所もその中の1 社である。

同社のインダストリアルプロダクツビジネスユニットの設計部門では、設計図や作業指示書、品質管理文書など、1 つのプロジェクトで500~1000以上もの文書が発生するというが、これらの文書をAdobe Acrobat DC を使ってPDF 化。この取り組みにより、文書の検索性とセキュリティが向上し、文書管理業務の効率化に成功しているという。

文書管理業務は身近過ぎるため、効率化しようという考えに及ばないかもしれない。しかし、Adobe Acrobat DC を導入するだけで、大幅な効率化が実現できる。また、このアプリケーションはサブスクリプションで提供されているので、規模やニーズに合わせて柔軟に導入できるのもありがたい限りだ。

お問い合わせ先 : アドビシステムズ

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