企業がいますぐ
文書業務改革に取り組むべき
これだけの理由

 混迷を極めるビジネス環境に対応するべく、働き方改革や業務プロセス改革が必要なことは周知の通り。昨今、そのためにAIやIoT、RPAなどのテクノロジーを活用する企業は少なくないが、膨大なコストがかかるこのような取り組みを進める前に見直しておきたいことがある。それは文書管理業務の改革。もし貴社が紙文書ベースで業務を進めているならば、すぐにそれを改める準備を行うべきだ。本稿ではその理由と、具体的な実現方法について紹介していこう。

紙ベースの文書管理に終止符を!
働き方改革推進担当者
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意図せずに紙文書に縛られている企業は多数?

 ビジネスの現場では大量の文書を扱うが、「取り扱う文書のほとんどがデジタル化されている」という企業はまだまだ少数派だろう。あるいは紙の書類は少ないながら、データのフォーマットが統一化されていないというケースもあるかもしれない。実はそのような状況は、企業にとっては由々しき事態。知らず知らずのうちに紙の文書が働き方や業務に様々な制約をかけてしまい、結果として生産性を低下させているからである。ここでいくつか具体例を挙げて説明していこう。

■シーン1:過去の書類を探す
 既存のサービスや製品をリニューアルするプロジェクトが立ち上がり、開発当時の情報が必要となった際、製品の仕様書などが紙のままだと、必要な書類を探すのも一苦労。当時の担当者に、書類の場所を聞き、大量の書類の中から見つけ出さなくてはならなかったり、場合によっては、あるはずの文書を見つけられないということも――。
■シーン2:テレワークを活用する
 外回りを終え、終業時間が過ぎていたため、自宅へ戻ろうとしたが、明朝予定している商談に向けて、確認しておきたい書類があることを思い出した。そこで、書類を見るためだけにわざわざ会社へというケース。思い当たる営業担当者は少なくないだろう。

 いくらテレワーク環境が整っていても、書類の提出や閲覧のために会社に戻らなくてはならないのなら、その効果は半減してしまうのは言うまでもない。
■シーン3:稟議を上げる
 稟議を上げたいが、上長が不在のことが多く、承認を得るのに時間がかかってしまうという悩みを持つビジネスパーソンは少なくないが、これも紙の稟議書だからこその課題。また、紙文書だと複数人に渡る内に誰の元にあるのかがよくわからなくなってしまうことも――。
■シーン4:グループ内で企画書をチェック
 プロジェクトチーム内で企画書や設計書などを確認するのに、紙の書類だと配布や回収に時間がかかってしまいがち。また、コメントを集約する際に転記漏れや見落としなどのリスクが生じるのも紙文書の問題点。

> 紙文書が働き方改革の足かせに?

紙文書をデジタル化するとどのようなことが実現できるのか?

 紙の文書にまつわるこれらの課題を解決する効果的な方法は文書をデジタル化することだ。
そうすれば物理的な保管場所が不要だし、変色や破損など文書が劣化する心配もなくなる。さらにデータにテキスト情報が付加されていれば検索も容易に。

 また社外から書類にアクセスできるネットワーク環境を整備しておけば、場所に縛られずいつでもどこでも、文書を閲覧できるようになるのは言うまでもない。

 さて、文書をデジタル化するといっても、闇雲にデジタルにすればよいという訳ではない。フォーマットは統一した方が効率化が図れるのはもちろん、どのようなフォーマットを選ぶかで、その後の生産性は大きく異なる。

 そこで今回おすすめしたいのがPDFである。

> すでに数多くの企業がデジタル化を推進中!

PDFはどんなソフトで作っても同じ――ではない!

 なぜPDFがおすすめなのか?

 取引先へ企画書や見積書、請求書などをおくる際、編集・改ざんを防ぐべくPDFに変換する。容量も軽くなり、閲覧も便利だからだ。

 しかし、PDFの強みはそれだけではない。

 PDFはそもそも、デバイスやOS、ソフトウェアのバージョンを問わず表示可能なため、今やビジネスツールのインフラになっているのだ。さらに、PDFの仕様は100%公開されており、ISOにより国際標準化されているから。そのため、将来に渡って安心して文書を保管、再利用できるのである。

 ここで重要なのは、Adobe Acrobat DC(またはアドビの提供するアプリケーション)によって作成したPDFを使うのがベストだということ。

 「無償のPDF閲覧ツールであるAcrobat Reader DCを使えばレイアウトの崩れや文字化けなどなく、どのようなデバイスでも同じように閲覧できる」こともPDFの特徴だが、そのことを保証しているのはAdobe Acrobat DC(またはアドビの提供するアプリケーション)によって作成したPDFだけだからだ。例えば、CADで作成した図面もAdobe Acrobat DCでPDFに書き出せば、CADソフトがなくても閲覧できる。

> PDFが働き方改革推進に最適な理由とは?

ペーパーレス化以上の価値を与えてくれるソリューション

 また、先述したシーン3、4のような稟議・承認やグループ内の文書のチェックの問題も、デジタル化で解決可能だ。

 Adobe Acrobat DCは、電子サイン機能を備えているため、承認者がどこにいても、素早く文書を送信し、署名を受けられる。

 PDFファイルにリアルタイムでコメントを書き込める「コメント共有」機能も備えているので、合意形成プロセスがスムーズになるのだ。

 そして、紙文書では、その書類が持ち出されてしまえば情報の流出は防ぎようがないが、Adobe Acrobat DCで作成したPDFならパスワードによる暗号化でアクセスや操作を制御可能。万一、文書が社外に持ち出されても情報漏洩リスクを抑えることができるのも、企業には心強い。

 さらに紙文書をデジタル化する際、スキャン、撮影したデータを自動的にOCR処理し、検索可能なPDFにしてくれるので、簡単にデジタル化を実現できるのも魅力である。

 以上のように、PDFとAdobe Acrobat DCを活用すれば、紙文書に縛られる働き方から解放されるだけでなく、コラボレーションの高度化やセキュリティの向上など、数多くのメリットを享受できるのだ。

 より詳細な機能や実際に導入した企業がどのようなメリットを感じているかについてさらに知りたい読者は、以下の資料をご覧いただきたい。

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