Excel業務の見直しで
バックオフィスの働き方改革!
お客様事例のご紹介

業務上、Excelをまったく活用しないというビジネスパーソンは恐らく少数派だろう。しかし、このアプリケーションは組織で使うとなると、業務効率を低下させる様々な危険性をはらんでいるという。そんなExcel業務の効率化を実現する秘策とは?

身近にあるExcelが働き方改革を阻害している?

インプレス iFUSION事業部 部長代行 / 中小企業診断士 大根田 陽介 氏

インプレス
iFUSION事業部 部長代行/
中小企業診断士

大根田 陽介

 「皆さんのオフィスの中で当たり前に存在しているExcelですが、当たり前すぎて効率化をしていない企業が多く見受けられます。しかし、これを効率化すれば業務負荷を劇的に改善することが可能です」

 そう語るのは、インプレスの大根田氏。セッションでは予算編成業務を例に、Excelによる業務がいかに煩雑になっているかを説明。

 例えば、管理部門がExcelで作成した予算表を更新するにあたって、前年実績を入力してもらうためにExcelで作成したフォーマットを各部門にそれぞれ送付し、それを集め、入力情報をコピー&ペーストして1つにまとめる──としよう。このとき、まず各部門に配布したファイルを集めることが大きな手間になる。

 さらに各部門で入力を行うと、数値の単位が間違っていたり、悪意なくフォーマットが改変されてしまうことはよくある話だ。それ故「管理側のチェックの負荷が非常に大きくなってしまうのです」と大根田氏。とはいえ、代々引き継がれてきているフォーマットをそのまま使用すると、シート数が増え続け、関数やリンクも複雑化して、管理やメンテナンスが属人化してしまう恐れも──。

 「このように、組織で使うとなると弊害が付きまとうのがExcelです」と大根田氏は説明する。

効率化だけではなく業務内容を深化&進化

 そして、このような弊害を取り除くのが同社が開発する「iFUSION」だ。これは集計作業を自動化し、管理・メンテナンスに手がかかるExcelデータを一元管理できるソリューション。

iFUSIONにより、データ管理部分をシステム化できるが、入力作業や集計、閲覧は導入前と同様にExcelで行えるため、ワークフローを大幅に変えずに業務効率化が実現できる

iFUSIONにより、データ管理部分をシステム化できるが、入力作業や集計、閲覧は導入前と同様にExcelで行えるため、ワークフローを大幅に変えずに業務効率化が実現できる

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 講演の最後に大根田氏は「iFUSION」を活用して、業務を効率化した事例を紹介。例えば「ボルボ・カー・ジャパン」では、それまで中古車の販売実績・在庫管理を全国100店あまりのディーラーからメールで送られてくるExcelファイルを集計して行っていたが、iFUSIONを導入し、各ディーラーが入力したExcelファイルからデータを直接収集できる仕組みを構築。全国の販売実績・在庫情報の集計がワンクリックで実現できるようになるなど、大幅な業務効率化を実現したという。結果として「ボルボ・カー・ジャパン」では、より深いマーケティング分析が行えるようになり、販売戦略のPDCAがうまく回るようになったという。

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