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Case study レノボ・ジャパン合同会社

緊急のテレワーク環境構築時に
考えるべき“3つのポイント”最終ゴールは“従業員が罪悪感を持たずにテレワークできる環境を作ること”

2020年2月末、レノボ・ジャパンは、2015年から実践してきたテレワークのノウハウをまとめた『はじめようテレワークスタートガイド』の無償提供を開始した。新型コロナウイルス対策の1つとしてテレワークが再注目される中、“何から始めていいのか分からない”という多くの企業に向けたもので、昨年発行済みの同ガイドに、緊急事態に対処すべきポイントを“緊急テレワーク、対応マニュアル”として追加した。この中で最低限カバーする必要がある項目として挙げられているのが、労働基準関連法令への対応、最低限必要なPCのセキュリティー対策、そしてトップダウンによる実行だ。

経営層や管理職も含めて“テレワークを
実践できるか”が成功の鍵

レノボではテレワークに対する関心が高まっている状況を受けて、『はじめようテレワークスタートガイド』のダウンロードによる無償提供を開始した。

内容は、“テレワークについて知ろう!”(1章)、“テレワークを導入しよう!”(2章)、“テレワークを実施/定着させよう!”(3章)という3部構成で、今回新たに4章として“緊急テレワーク、対応マニュアル”が追加された。この4章でフォーカスされているのが、制度、環境、文化だ。

その概要について、レノボ・ジャパン合同会社 コマーシャル事業部 企画本部 製品企画部 プロダクトマネージャーの元嶋亮太氏は次のように説明する。

「まず制度面であまり知られていないのが、そもそもテレワークは“今までの就業規則を変る必要がある”ということです。具体的には労働基準関連法令への対応で、この法令はテレワークでの勤務時にも適用されます。とはいえ今のような緊急時に新たな制度をゼロから構築することは現実的に難しい。そこで厚生労働省が提供している『情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン』なども参照しながら、よりスピード感を持って制度化を進めていくことが重要です。制度面の整備は当社でも最初に取り組んだところです」

レノボ・ジャパン合同会社
コマーシャル事業部 企画本部
製品企画部
プロダクトマネージャー
元嶋 亮太氏

次に環境面での取り組みとしては、最低限必要なPCのセキュリティー対策が挙げられる。

「セキュリティー対策として最も重要なポイントは、“PC内のデータをいかに守るか”という視点です。この観点からは、ウイルス対策ソフトに最新の定義ファイルを適用することは大前提で、さらに最低限OS起動前に入力を求められるパスワードを設定することや Windows のユーザーアカウントへのパスワードを設定することなどが挙げられます」

またもう1つ、環境面ではコラボレーション用のインフラを導入し、併せて利用時のガイドラインを明示しておくことも重要だ。

「テレワーク時にも生産性を落とさないためには、従業員同士のコミュニケーションやコラボレーションを担保する必要があります。そこでレノボではコラボレーションツールとして Microsoft Teams を、場合によってはビデオ会議ツールとしてZoomも併用しながら活用しています。これらのツールは無料版も提供されているので、まずは無料版を使ってツール導入の敷居を下げるのも1つの方法です」

そして企業の文化という観点からは、トップダウンでテレワークを実行することが肝要だ。

「既にテレワークの制度は作ったものの、実際にはほとんど利用されていないという企業様が多々あります。我々は2015年から本格的にテレワークを実践してきていますが、実は2005年の会社設立当初から週1回のテレワークなどは認められていました。でも誰も使っていなかった。使おうという空気になっていなかったからです。やはり経営層や管理職の方たちがテレワークにコミットし、テレワークは会社の戦略として重要なんだということを従業員の皆様に対して、社内メールや動画配信なども使って常日頃から意思表示していくことが非常に重要です」

実際にレノボでも、2015年から4年半が経った現在、ようやくテレワークが抵抗無く利用できる雰囲気になってきたという。

「これまで日本企業は何十年もの間、テレワークではない働き方をしてきました。それを変えていくというのは、そんなに簡単な道のりではありません。しかしテレワークは、現在の新型コロナウイルス対策としてだけでなく、今後大きく変わっていく社会情勢に対応していくためにも必須の取り組みです。経営層や管理職の皆様も含めて、テレワークを実践できるかどうか。テレワークへの取り組みを成功に導くことができるかどうかは、この一点にかかっていると言えます」

COVID-19を受けたレノボ・グループの対応

モバイルPC選定時の主なポイントは、
画面サイズ・重さ・解像度

『はじめようテレワークスタートガイド』の1~3章では、テレワークの具体例としてレノボ・グループでの取り組み事例も紹介されている。

例えばレノボでは制度面での取り組みとして、2015年12月に利用回数に制限を設けない「無制限テレワーク制度」を試験導入し、2016年4月から正式導入している。

この無制限テレワーク制度では、時間単位での申請も可能とされており、オフィスでの勤怠同様の勤怠管理を行うことや、テレワーク利用中は Microsoft Teams や Skype for Business を常にアクティブな状態にしておくことなどが定められている。

そしてテレワーカーに支給する作業用PCについては、従業員が自分自身の働き方に合わせて、自ら最適な機種を選択できる仕組みを採用したことも記されている。

例えば、よりコンパクトな筐体が好ましいユーザーにはモバイルワーカー向けのXシリーズが、ビデオ会議でホワイトボード機能を使ったアイデア出しなどを行うユーザーには回転型マルチモード2-in-1のYOGAシリーズがラインナップされている。

「その中で現在一番多く選ばれている機種が、大きな14インチ画面と携帯性を両立したThinkPad X1 Carbonで、さらにPCを開けば自動的にネットワークに接続される内蔵LTEモデルを選択すれば、いつでも、どこでも、PCを開いた場所を仕事場にすることが可能となります」

こうしたテレワーク時のモバイルPCを選択する際の主なポイントとして、元嶋氏は画面サイズ、重さ、解像度を挙げる。

「まず可搬性の観点から言えば、画面サイズが15インチ以上になると持ち運びしにくくなるので、14インチ以下は厳守されたほうがよろしいかと思います。また重さが2Kgを切るか切らないかも、持ち帰ろうと思うかどうかの意外に大事なラインです。それから個人的な経験も踏まえて重視したほうがいいと思うのが画面の解像度で、最低でもフルHD(1920ピクセル×1080ピクセル)はあったほうがいいと思います」

レノボがテレワークについての社内アンケートを実施した際、従業員がテレワークをしないわけとして、ITツール関係で毎回必ず2位以内に入ってくるのが“オフィスのほうがデュアルモニターで作業がしやすいから”という理由だという。

「この課題を解決するために、当社では必要に応じてThinkVision M14モバイルモニターなども支給していますが、テレワーク環境で2つの画面を無理なく表示できる解像度が最低でもフルHDなのです」

レノボではPCやモバイルモニター以外にも、のぞき見防止用のプライバシーフィルターやビデオ会議用のヘッドセット、持ち歩き用のACアダプターなどを支給している。

「テレワーク時にも従業員の生産性を落とさないためには、従業員一人一人の働き方に合わせたPCとそれに付随する周辺機器までをセットで提供できる環境を整備しておくことが非常に重要だと我々は考えています」

テレワーカーの装備:レノボ・ジャパンでの支給例

PCのセキュリティー対策として
最低限必要な“5つの項目”

またテレワーク環境で利用されるモバイルPCには、オフィス内のデスクトップPC以上に強固なセキュリティー対策が必要となる。先にも少し触れたが、『はじめようテレワークスタートガイド』では、緊急時に最低限必要なPCのセキュリティー対策として、以下5つの項目が挙げられている。

緊急時に最低限必要なPCのセキュリティー対策

さらにPCのセキュリティー強化という観点から、レノボは2018年より包括的なエンドツーエンドでセキュリティー機能を提供すべく「ThinkShield」というブランドを立ち上げている。

ThinkShieldでは、ユーザー背後の視線を自動検知してPC内蔵の画面フィルターをオンにする「PrivacyGuard」や、指紋データをOSから独立した専用チップ内に保存してマッチングまでを行い、認証結果のみをOSに返す「Match-on-Chip指紋認証」といった機能をラインナップしている。

「テレワークでは、コワーキングスペースやカフェなどで仕事をすることが当たり前になります。その際にはソーシャルハック、つまりキーボードの操作をのぞき見されてパスワードなどを盗まれてしまう可能性が高まります。そこでオフィス以外の場所では、極力パスワードを打つ機会を減らすことが非常に重要です。その際に『Match-on-Chip指紋認証』機能を使えば、キーボードを打つことなくユーザー認証を済ませてPCを使い始めることができます。ThinkShieldもまた、テレワーク環境を構築する上で非常に有用なソリューションです」

さらにIT管理者の視点に立てば、デスクトップPC以上に管理が難しくなるモバイルPCを効率的に運用していくための仕組みが必要だ。この時にIntel vPro® プラットフォームを搭載したPCを選択しておけば、万一の障害発生時にも遠隔からの復旧作業を行うことが可能となる。

「ビジネスプラットフォームの運用をハードウェアレベルで支援してくれるIntel vPro® プラットフォームには、リモート管理を実現するインテル® AMTという機能が搭載されています。インテル® AMTを利用することで、エンドユーザーの使うモバイルPCに何かしらの不具合が発生した時にも、リモートKVMの制御機能により電話越しでは難しいトラブルシューティングを、リモートから行うことが可能になります。このようにOSより下のファームウェアレイヤーで動作する機能が数多く搭載されているIntel vPro® プラットフォームは、様々な価値を提供してくれるプラットフォームだと言えます」

参考までにインテルは2019年11月、インテル® AMTを通じて複数のPCを一元的に管理することのできるインテル® EMA というWebアプリケーションを無償でリリースした。このインテル® EMAを利用すれば、インテル® AMTのプロビジョニングや設定変更、電源の遠隔操作などを容易に実施することが可能となる。

「インテル® EMAについては、複数台のPCの適切な管理や、障害発生時のより迅速な対応を可能にしてくれるテクノロジーという観点から、我々も非常に期待を持っており、まさに今研究を重ねているところです」

現在レノボのモバイルPCは、Intel vPro® プラットフォームを標準搭載しているが、そこまでハイスペックなモデルは必要ないというユーザーニーズに応じて非搭載のモデルも選択できるようになっている。

最終ゴールは“従業員が罪悪感を持たずに
テレワークできる環境を作ること”

今まさにテレワーク環境を整備しようとしている企業が留意すべきポイントとして、最後に元嶋氏はIT部門に向けて4つ、マネジメント層に向けて3つの項目を整理してくれた。

まずIT部門が留意しなければならない点としては、第1に適切なPCを選定すること、第2に従業員が覚えられるレベルで利用時のルールを決めること、第3に最低限必要なセキュリティー対策を施すこと、そして第4に従業員間のコミュニケーションおよびコラボレーションを担保することだ。

「現在多くの企業様が、テレワークでは生産性は落ちるが、やらなければならないのでやっているという姿勢で臨まれているのではないでしょうか。しかし我々は自社での取り組みを通じて“テレワークで生産性が落ちることは無い”と胸を張って言うことができます。重要なのは、どうすれば従業員にオフィスと同じ生産性を提供できるかという視点です。その観点で考えれば、従業員ごとに最適なPC環境を提供するという発想にもなりますし、従業員が暗記できるレベルの運用ルールにしようという考えにもなります。テレワークだからといって、生産性の維持や向上を諦める必要は全くありません」

レノボ・グループにおけるテレワーク活用の現状(COVID-19対応前)

次に管理職を含むマネジメント層に対しては、第1に、テレワークを実践するという意思表示をすること、第2にマネジメント層自身も実際にテレワークを行うこと、そして第3に、ヘッドセットやACアダプターも併せて支給するなど細かいところにまで配慮することだ。

「いずれも先に述べた通りですが、例えば2つめのポイントについて、管理職の方が自分自身でテレワークを実践すれば“メンバーが目の前にいなければ仕事をしているかどうかが分からない”といった不安が幻想であることがよく分かると思います。テレワークでは、アウトプットで評価するようになりますし、成果も分かりやすくなる。今まで会議で存在感を出していただけの人は簡単にバレてしまうのです。本当に仕事をしているかどうかが、テレワークで見えるようになるということで、それは自分自身で体験してみなければ分かりません」

「テレワークであっても顔を合わせることが大事」だと語る元嶋氏

元嶋氏は、自身がテレワークをした初日のことを、今でも非常によく覚えているという。

「“本当に会社に行かなくていいのかな”という非常に大きな罪悪感がありました。今までそんな働き方をしてこなかったので、当たり前といえば当たり前かもしれませんが、これから日本企業の皆様がテレワークを軌道に載せていくためには、そうした従業員の罪悪感を払拭してあげることが非常に大切な取り組みになると思います。まさに会社の文化や風土に関わることで、それを作るのがマネジメント層の皆様の役割です。モバイルPCやヘッドセットを支給し、コラボレーションツールを入れたからといって、テレワークは決して前には進みません。ゴールは“罪悪感を持たずにテレワークできる環境を作ること”だと私は考えています」

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