働き方が変わる。デバイスの選び方も変わる 多様な働き方を支えるMicrosoft Surface

どこにいても全員が会議の主役に〜「Surface Hub 2S」イノベーションを生む次世代ホワイトボードに迫る〜

先進各国と比較して低い日本の労働生産性。求められているのは単なる労働時間の削減ではなく、少ない時間でより多くのアウトプットやイノベーションを生み出すことだ。そこで求められるのは、職場環境の具体的な変革である。実際に職場環境の変革を支える、これまでの仕事の常識を覆すようなデバイスやアプリケーションも登場している。ここでは働き改革により変化する職場環境の整備という観点から、ホワイトカラーの生産性を一気に高め、業績を向上させる具体策を紹介していく。

生産性向上のカギはエンゲージメントを高める職場環境とデバイス活用にある

日本生産性本部によれば、日本の時間当たりの労働生産性の低さは、OECD加盟国35カ国中20位、先進7カ国では最下位だ。また、長時間労働者の割合は先進7カ国中最多である。つまり、相対的に低い成果のために多くの時間を費やしていることになる。その背景には、何も決まらずに時間ばかり消費する会議、多くの手続きや稟議など無駄な時間が多いことが指摘される。

図1 労働生産性が低い日本の現状

こうした無駄な時間の削減も重要だが、各国と比較したデータからもわかる日本の時間当たりの労働生産性の低さから考えれば、求められているのは単なる労働時間の削減ではない。少ない時間でより多くのアウトプットやイノベーションを出すことであり、そのための働き方改革が必要とされている。その方策として重要であり効果的なのが、職場環境の改善である。

日本マイクロソフト株式会社
マーケティング&オペレーションズ部門
Surface ビジネス本部
シニアプロダクトマネージャー
白木 智幸 氏

長年PCのマーケティングに携わり、デバイスを利用した働き方の変革についてセミナーや講演で活躍している日本マイクロソフト株式会社の白木智幸氏は「働き手のモチベーションに影響を与えるのは、デバイスだけではありません。職場環境の満足度が大きく影響します」とポイントを指摘する。

職場環境の満足度と従業員エンゲージメントの高さが関連していることを示す調査結果がある(図2)。従業員エンゲージメントとは、従業員が所属している企業やその仕事に対して持つモチベーション、貢献意欲のことで、その向上への取り組みが企業の業績や競争力につながるものとして近年大きな注目を集めている*。その調査結果によると、海外では職場環境の満足度が高く従業員エンゲージメントも高い。一方、日本では職場環境の満足度が低く従業員エンゲージメントも低いという結果が出ている。

*従業員エンゲージメントについては、Vol.1「働く人々が能力を120%発揮できるPCデバイスの選び方とは?」で詳しく触れている。

図2 エンゲージメントと職場環境満足度がともに低い日本の現状
* Steelcase 社「世界のエンゲージメントと職場環境実態」レポートより

多くの人は仕事を通して成果を出したいという気持ちは強い。しかし、職場環境にそれを妨げる要因があれば、従業員はやる気を失い、企業業績の低下につながってしまう。白木氏は「生産性や企業競争力の向上に直結するエンゲージメント向上のために、デバイスとともに従業員が働きたい職場環境を提供することが重要だ」と指摘する。

コ・ワーク(協調する働き方)と
ソロ・ワーク(個人の働き方)の
両立がイノベーションを生み出す

従業員の職場環境の満足度が低い日本だが、その環境を変えていこうとする取り組みも一部では進められている。従業員間のコミュニケーションの活性化を図ることを目的に導入が進むフリーアドレスがその1つだ。座る場所を固定せずにどこでも自由に座れることで気軽にコミュニケーションが取れるようになり従業員やチーム間のコラボレーションの促進や気分転換が図れるなどの効果がある。その一方で、フリーアドレスでは集中して作業するというシーンが阻害されるという課題も指摘される。

図3 自席で仕事をするうえでの悩み:自席環境別
*グラフの数値は、大いに感じる=3 点、たまに感じることがある=1 点として加重平均することにより算出。

株式会社アイ・ティ・アールのレポート「働き方改革と デジタルワークプレイスの展望」によると、「自席で仕事をするうえでの悩み」を聞いた設問では、フリーアドレスで仕事を行っている人は固定席で仕事を行っている人に比べて、他人の会話や雑音、視線、モノの動きなどの影響を受けやすく、他者から話しかけられることにより集中が途切れるという結果が示された。(図3)

白木氏は「これまでの働く環境は自らの席に固定されたものでした。これからは人とコミュニケーションを取りながらコラボレーションにより成果を出すコ・ワークが行える環境が求められますが、同時に、集中してアイデアを掘り下げるソロ・ワークによりイノベーションを生み出していく環境も必要で、これらが両立できるような職場環境の設計が重要です」と語る。

図4 イノベーションに必要なコラボレーションと集中

こうした課題に対して、マイクロソフトは、コ・ワークとソロ・ワークを両立、連携させるデバイスを提供している。ソロ・ワークで集中して作業したいときに有効なのがヘッドホンの使用だ。マイクロソフトの「 Surface Headphones 」であれば、アクティブノイズキャンセリング(ANC)機能搭載で、周囲のノイズをカットし、集中して業務ができる時間を創出する。「さらにヘッドホンをすることで、周りに対しても集中していることのシグナルを送れます」(白木氏)

また、Surface Headphonesはソロ・ワークだけでなくコ・ワークでも有効だ。遠隔地とのオンライン会議では、クリアな音声で複数名の会話も聞き取りやすく、指向性マイク内蔵で、周囲のノイズを削減しながら自分の声もクリアに伝えることが出来る。

一方、コ・ワークでのコラボレーションだが、白木氏は「『会議は会議室で行う』という当たり前を変えていく必要があります。創造的なアイデアを求めるならば、それにふさわしい場所を選ぶことがとても重要です」と指摘する。また、これまで会議というと、ホワイトボードに書き込む進行役の人間が1人おり、その人間だけがアイデアを書いていく形になり、一方通行な会議が一般的であった。こういった形では発言がしづらく、ブレインストーミングやアイデアが拡がらない。大事なのはチーム全員の知見を出し合うことだ。

さらに、これまで会議ではテレワークなどのリモートワーカーは参加できなかった。もちろん、オンライン会議などでリモートワーカーも会議に参加できる環境は整ってきたが、音声しか聞こえないといったことでホワイトボードに何を書かれているのか見えず、リモートからの参加者が疎外感を感じるなど、双方向のコラボレーションが進まない課題がある。そういった課題から、全員会社に集まって議論しようとなると働き方改革に逆行する。こうした課題を解決し、チームのコラボレーションを促進するのがマイクロソフトの「Surface Hub 2S」だ。

どこにいても全員が会議の主役になれる
デジタルホワイトボード

Hub 2Sは、ホワイトボードとして利用できる大きなディスプレイに、高性能マイクとカメラを搭載、それによりリモートワーカーとワークスペースをつなぐことでチームでの協業を促進するコラボレーションデバイスである。キャスター付きのモバイルスタンドと将来リリース予定のコードレスのモバイルバッテリーを使うことで、オフィス内どこでも共同作業を行うことができる。

こうした特徴をいかし、左の写真のように「 Microsoft Teams 」を通して複数人とのテレビ会議をストレスなく行えるのはもちろんのこと、右の写真のように全員が同時に書き込みできる1つのホワイトボードにアイデアをまとめながらテレビ会議もできるのだ。

このようにHub 2Sには、プロジェクター、ホワイトボード、テレビ会議システムの3つの機能が装備されているが、中でも今までの常識を覆すのが先ほど触れたホワイトボードとしての機能であろう。搭載している「 Microsoft Whiteboard 」のアプリケーションによって、アイデアの書き込みや付箋のメモも、全てHub 2Sの大画面の上でデジタルに行える。画面タッチで拡大や縮小も自由自在だ。

「議論の途中で手元のPCのデータをワイヤレスで画面に投影することもでき、その画面ワンタッチでキャプチャして、ホワイトボードに貼り付け、そこに複数の人が同時に書き込みを行えます。今までのように特定の人が一方的に情報を共有するだけでなく、アジャイルに双方向のやり取りでスピード感のあるアイデア出しが実現できて、もちろんチーム全員の知見を引き出せます」(白木氏)

在宅ワークや、リモートからの参加者との連携もスムーズに行える。「 Microsoft Teams 」であらかじめ会議予定を設定する際にHub 2Sを招待しておけば、その時間になればワンタッチで会議に参加できる。会議に参加すると自動的にWhiteboardが立ち上がるので、画面共有のボタンを押下すればすぐにその画面が参加者全員で共有される。プレゼンテーションを投影する手段も豊富だ。HDMIでの接続に加え、ワイヤレスでの映像投影に対応しているので、Win + KのショートカットでSurface Hub 2Sを選択するという操作だけで手元のPCの画面を大画面に投影できる。次に表示したい人がいたら同じ操作をすれば画面を「奪う」ことが出来るのでケーブルを外して繋ぎ変えてさらに解像度を調整してという手間が省ける。

さらに言えば接続手段が豊富であるということはそれだけで武器になる。画面出力のコネクター形状が合わないということでモタモタすることもなくなるだろう。Surface Hub 2Sを利用したオンライン会議にすることで移動の時間を削減することができるだけではなく、会議そのものの進行自体をスムーズにすることで時間を節約できる。

AIが思考をアシスト!?思考や議論の
アウトプットの質を高めるHub 2SのAI連携機能

Hub 2Sの最大の特徴は、デジタルでありながら、アナログ感覚で直感的に使えることだろう。その道具として見逃せないのが、ペンの機能である。Hub 2Sでは紙にペンで書き込む時のようにスムーズかつ適度な摩擦があり違和感なく使うことができる。さらにMicrosoft Whiteboardへの書き込みだけでなく、PowerPointのプレゼンテーションにも注釈を加えることができる。これによりデジタルツールではあるが、アナログ感覚で思考や議論を深められる。

前述したように、写真や図表を画面タッチで拡大したり縮小したりできるだけでなく、AI連携機能により、例えばペンを使用し手書きでアバウトに三角形を描くと、きれいな直線の三角形の図形に整形される。アバウトに書いた表も美しく成形され、書かれている内容の量が増えれば自動的に大きさが調整される。フローチャートを書く、漏れなく重複なく分類する時など、チャートや罫線を整形することに気を取られることなく、頭の中にある情報をどんどんアウトプットすることができる。思考や議論を中断することなく作業を続けられるので、効率は大きく向上し成果物の質も向上するだろう。

会議の中でホワイトボードに書かれた情報は即座にデジタルデータとして共有できる。白木氏は「手元のPCで作成した情報をホワイトボードに表示することで、ソロ・ワークの内容を簡単にコ・ワークに持ち込み、コ・ワークで決まったことを受けてソロ・ワークを始めるといった、ソロ・ワークとコ・ワークをシームレスに連携させることが可能になります」と語る。

一般的なホワイトボードと同様にアナログ感覚で利用できるHub 2S。キャスター付きのモバイルスタンドの高さは立ち姿にチューニングされており、オフィスの中であればキッチンスペース、カフェテリア、フリーミーティングスペースなど、どのような場所でもアイデアを出しやすい環境で共同作業が行える。加えてデジタルのメリットも享受できるのが、Hub 2Sというコラボレーションデバイスの特長だ。従業員の職場環境の整備とデバイスの提供がエンゲージメント向上と生産性・競争力の向上につながる。オフィスワークの生産性を大きく向上させ、イノベーションを生み出す可能性を高めてくれるHub 2S。働き方改革の強力なデバイスとして活用されることをお勧めしたい。

Products

Surface Hub 2S

社外のリモートワーカーとワークスペースをつなぐことでチームでの協業を促進するコラボレーションデバイス。Office 365や、複数人で同時に書き込みができるホワイトボード・アプリ「Microsoft Whiteboard」、Microsoft Teamsのグループチャットなどを自然に使えるように設計されている。Surface Hub 2S はどのようなワークスペースにもフィットする美しいデザインを採用し、会議室からオープンスペースまで、モバイルスタンドとバッテリーでどこからでもアイデアを形する。

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Surface Headphones

アクティブノイズキャンセリング機能搭載のBluetoothヘッドホン。PCはもちろん、スマホやタブレット端末でも利用できる。音量やノイズキャンセルレベル、マイクのミュートなど直感的な操作で簡単に調整できる。柔らかいイヤーカップと軽量性でバランスの取れたフィット感を実現。通気性にも富んでおり一日中使用していても快適だ。

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