「オフィスの2020年問題」を解決するAdobe Acrobat DCソリューション 〜大塚商会のサブスクリプションライセンスなら低コストで導入可能〜

一般に「2020年問題」は、企業がバブル好景気時に大量採用した社員のポスト不足、人件費負担増など、人事労務部門が直面する問題とされていた。しかし、社会全体を俯瞰して見ると、国際的イベントの東京開催、消費税増税、働き方改革関連法など、さまざまな変化・変革が2020年に集中していることがわかる。

大塚商会は、変化・変革の年の到来に備え、2019年中に企業が前倒しで対応すべきことを、「オフィスの2020年問題」7つの課題としてカタログにまとめている。大塚商会は、IT機器を始めとするシステム機器導入支援、販売、保守などのサービス&サポートを提供するソリューション・プロバイダとして広く知られる企業だ。

2020年に向けての対策と準備の1年

 7つの課題とは、水銀を使う光源の生産中止への対応、Windows 7の延長サポート終了に伴うクライアントOSの移行、政府による「BCP(事業継続計画)」策定推進、オリンピック開催に伴うセキュリティ対策、働き方改革関連法の施行、消費税増税と軽減税率制度、元号変更だ。これらの課題に対し大塚商会は、企業の対策が集中する前に、個別対応ではなく各課題を連携して解決する方法を推奨している。

 7つの課題のうち、冒頭の照明器具変更以外は、企業のIT環境と文書業務に関わる課題と見ることもできる。日本企業では、作成、処理、承認、送付、保管などの文書業務が、企業の管理業務時間の約30%を占め、紙書類に依存する仕事の割合は75%を超えているとする調査結果がある。

 特に建設業界は、合意形成プロセスから提案・申請・設計・施工まで、現在も大量の紙書類・設計図書が行き交うケースが多いはずだ。オフィスの2020年問題解決の準備を機に、文書業務の効率化やペーパーレスを並行して検討することで、日常管理業務の30%を占める文書業務の時間を、設計・施工技術、提案力の向上など、創造的な業務に活用したり、労働時間の短縮など業務改善効果が期待できる。

PDFとAcrobat DCで2020年問題を解決

 文書業務のプロセスをデジタル化するには、目的に適したフォーマットとプラットフォームが必要になる。この「目的」として考えられるのは、効率的な文書作成・管理、社内外の共有可能、法規制に基づく長期保存が可能、機密性の保護と改ざん防止などが挙げられる。これらの目的に合致するフォーマットに、国際標準規格に認証された信頼性の高い「PDF」がある。表示環境を選ばない世界標準のフォーマットとして、誰もが日常的に使っているはずだ。

 PDFは、出力用の最終形の書類と捉える向きもあるが、これは大きな誤解だ。確かにPDFには、パスワードによる暗号化で、アクセスや操作を制限するセキュリティ機能がある。一方で、社内外でファイルを共有して互いにコメントを書き込み、合意形成を促し、必要に応じて承認署名も可能な機能も持ち合わせている。PDFを文書業務のプラットフォームとすることで、どんな課題が解決するのか、先に挙げた「オフィスの2020年問題」と関連する機能をいくつか見てみよう。

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