WEB会議の音声品質と毎回の設置が課題

佐川急便株式会社
IT企画部 部長
南部 一貴

佐川急便では、顧客満足度の向上を目指した業務内容の見直しと、従業員の満足度向上を目指した労働環境改善が行われている。同社 IT企画部 部長 南部一貴氏は、「IT部門では、システムを活用した効率化に取り組んでいます。お客様のご希望に沿えるよう、配達日や時間を手軽に変更できるようにすることで不在再配達の減少を目指すなど、現場の負担軽減に取り組んでいきます」と語っている。

同社は、京都と東京の2本社制を敷き、全国に18支店、426営業所を持つ。このような体制の下で全国に均一のサービスを提供するためには、迅速で正確な情報伝達が欠かせない。そこで同社では、以前からWEB会議を活用。たとえば、毎週行われるトップや役員による全国の支店長に向けた通達や情報提供、新たな営業サービスに関する不定期の説明会などである。その他、遠隔地とのちょっとした打ち合わせなども入れると、ほぼ毎日のように活用されている。

佐川急便株式会社
IT企画部 IT企画課 係長
太田 亨宣

このように全社的に活用されてきたWEB会議だが、不満も少なからずあった。まず、音声が聞き取りにくいという課題である。従来は、マイクとスピーカーが一体型の音声コミュニケーション機器を利用しており、音声がこもって聞こえたり、割れて聞き取りにくいなどの課題があった。また、30人程度入る大きな会議室で利用すると、端に座った人の声をマイクがきちんと拾えないという課題もあった。「会議で聞き取りにくいとそれだけでストレスです。もう一度話してもらう必要があり、時間もかかります。聞き取れないために誤解したままになると、さらに問題です」(南部氏)。

また、会議室数に対して機器が少ないため使いまわしており、毎回会議前に設置していた。同社 IT企画部 IT企画課 係長 太田 亨宣氏は、「IT部門が会議の度に設置作業をしていました。据え付けの大型ディスプレイにPCと音声コミュニケーション機器を接続し、接続確認をすると10~15分かかります。WEB会議は毎日のようにあるので、その度に設置の必要があり、かなり手間でした」と語っている。

ユーザーからも、いちいち設置しなくて済むよう数を増やし、音声品質を上げてほしいという要望があり、機器のリプレース時期だったこともあって、2018年夏に検討を開始した。

実機を借りて優れた音声品質を確認

まずインターネットなどで音声コミュニケーション機器の情報を調査し、ヤマハを含む複数の候補を比較検討。9月には東京高輪にあるヤマハのデモルームを訪れ、実際にヤマハの音声コミュニケーション機器を使ったWEB会議を体験し、音声品質を確かめた。とはいえ、デモルームでの品質が自社の会議室でも再現できるかどうかはわからない。そこで、実際に実機を貸し出してもらい社内で試した。南部氏は、「実機を貸してもらえたのは助かりました。実際に役員の会議などで使ってみて、支店に音声がよく聞こえるかどうかなどを確認してもらった結果、音声がクリアで臨場感があると好評でした。他社の製品も試したのですが、音声品質が優れていたのでヤマハを選択しました」と評価している。

11月に導入を決定し、年内にかけて機器の設置や設定などの準備を実施。本格稼働の開始は、2019年1月からとした。

ユーザープロフィール

社名 佐川急便株式会社
所在地 本社:京都府京都市南区上鳥羽角田町68番地
東京本社:東京都江東区新砂2丁目2番8号
代表取締役社長 荒木秀夫
創業 1957年3月22日
資本金 112億7,500万円
主な事業内容 宅配便など各種輸送にかかわる事業

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