この記事はリモート取材で作成されました

提供:シスコシステムズ

オフィスと変わらないコミュニケーション環境をどう実現するか

テレワークを成功に導くツールの選び方・使い方を探る

テレワーク中のモニターの写真

新型コロナウイルスの感染拡大により、ビジネス界にはかつて経験したことのない混乱がもたらされている。3月以降は「可能な限り在宅勤務を推奨する」というメッセージが国や都道府県から発信され、すでにテレワークを実施している企業も多い。しかしその一方で、テレワークを実施したくてもできないという企業も存在する。テレワークをすぐに実施したい企業は、どんな取り組みをすればよいのだろうか。テレワークを成功させるために必要なツールの選び方、使い方を考えてみる。

テレワークの実施企業は少数派?
緊急調査で浮き彫りになった実態

写真:石黒 圭祐氏

シスコシステムズ合同会社
執行役員
コラボレーション・アーキテクチャ事業担当

石黒 圭祐

 新型コロナウイルスの世界的大流行により、オフィスで働く社員を中心に在宅勤務/テレワークに切り替えたという企業が増えている。しかし実際には、在宅勤務/テレワークを実施している企業は少数派だという事実も明らかになっている。厚生労働省が4月4日に発表した「新型コロナ対策のための全国調査」によると、「仕事をテレワークにしている」と回答した人は5.6%にすぎなかった。もちろん、流通小売業の店舗や製造業の生産現場などテレワークに向かない職種もある。だが、テレワークを実施している人が約20人に1人しかいないという調査結果は、オフィスワーカーでもテレワークを実施していない企業が数多くあることを物語っている。

 「いまのビジネス界は、テレワークを実施している企業と実施できずにいる企業に二極化している」―― そう話すのは、テレワークに欠かせないコミュニケーションソリューションを提供するシスコシステムズ 執行役員 コラボレーション・アーキテクチャ事業担当の石黒圭祐氏。同氏によると、テレワークを実施していない企業の中には、実施したくてもできない企業が少なからず存在するのだという。

 「テレワークを実施していない企業の中には、そもそも在宅勤務/テレワークの制度がないという企業があります。また出社せずにオンラインで仕事をした経験がなく、テレワークを実施できないという企業もあります。しかしながら今回のパンデミックにより、テレワークが実施できないと事業継続を阻むリスクになり得ることがわかりました。いまやどの企業も、テレワークが実施できる環境を整えることが急務となっています」

テレワークの実施に欠かせない
「企業文化」「制度」「技術の活用」の3要素

写真:泰道 亜季氏

シスコシステムズ合同会社
クラウド&ホスティッドコーリング営業部 部長

泰道 亜季

 では、これからテレワークを実施しようとする企業は、何をすればよいのだろうか。石黒氏によると、テレワークをスムーズに実施するには「企業文化」「制度」「技術の活用」の3要素が必要だという。

 「まずは、多様な働き方を認める“企業文化”を育まなければなりません。また、テレワーク時の就業規則や人事評価などの“制度”をつくることも重要です。さらにもう一つ、仕事やコミュニケーションが滞りなく進められる“技術”を取り入れる必要があります。これらの3要素が揃わなければ、テレワークは実現できません」

 多様な働き方を認める企業文化については、国の主導による働き方改革が推進されていることもあり、在宅勤務やテレワークに対する理解は深まりつつある。それに伴い、就業規則や人事評価などの制度を整備する動きも活発化している。仕事やコミュニケーションに必要なデジタルツールなどの技術もすぐに入手することが可能だ。つまり、いまのパンデミックという緊急事態を鑑みると、企業に導入意欲さえあれば3要素を揃えるのは難しい話ではないように感じる。

 しかし、企業風土、制度、技術の活用のどこかに問題があるために、テレワークの実施に踏み切れない、テレワークに失敗した、という企業は多いようだ。

 「例えば社員に配布して日常的に利用している業務用のPCを社外に持ち出してはいけないというルールがあるために、テレワークを実施できないという企業があります。またテレワークを実施してみたものの、全社員のアクセスが集中してネットワークに遅延が発生し、仕事にならなかったという例もよく聞きます。これらの問題を取り除くことが、テレワークを成功させるために欠かせません」(石黒氏)

図1●テレワークに必要な3要素

図1●テレワークに必要な3要素

オフィスと変わらない業務を行うために
テレワークのツールとして需要が高まるWebex

 このような問題を抱える企業に対して、シスコではさまざまな支援を行っている。本業であるネットワークやセキュリティといった技術の提供はもとより、長年にわたってテレワークを実施してきた自社の経験にもとづくルールづくりなどもアドバイスしている。

 「シスコでは2001年に在宅勤務制度を導入して以来、テレワークを含む多様な働き方を認める組織づくりに取り組んできました。今回はWHO(世界保健機関)がパンデミック宣言を発する前の2月17日に、当社の危機管理対策室から在宅勤務/テレワークに切り替えるというメッセージを全社員に発信しています。当社は普段からテレワークを実施して社員も慣れているため、オフィスにいるのと何ら変わることなく業務を行っています。こうした自社実践の経験をお客さまに伝えています」(石黒氏)

 なかでも多くの企業が注目するのが、テレワークを実施する際のコミュニケーションの方法だ。メールや電話だけでは業務に必要な情報は伝わりにくいし、社内会議も円滑に進められないので、どうしても映像による双方向リアルタイムコミュニケーションを実現するツールが必要になる。シスコでは自社ソリューションの「Cisco Webex Meetings」(以下Webex)を導入しているが、その問い合わせが急増しているという。

 「テレワーカー同士のコミュニケーションツールとしてWebexを使い始めた企業も増えています。すでに2月の時点でグローバル規模で他国を結ぶWebexバックボーンのトラフィックは新型ウイルス感染拡大前の22倍になり、周辺の日本・韓国・シンガポールではユーザー数が4~5倍に増加しました」(石黒氏)

テレワークを支援するあらゆる機能を用意
使い方を提案するためのコンテンツも充実

 シスコのWebexは、PCやスマートフォンなどあらゆるデバイスから簡単な操作ですぐにコミュニケーションがとれるクラウドベースのWeb会議システムだ。同社によると、Web会議システムでは世界で40%以上の圧倒的なシェアを誇っているという。会議には最大1000人まで参加できるスケーラビリティを備えているほか、日本のFISC(金融情報システムセンター)安全対策基準を満たすなど安全性も高い。PCやスマートフォンだけでなく、会議室やデスクに設置するタイプの各種専用デバイスが提供されている点も、他のシステムとの大きな差別化ポイントになっている。

 また他のソリューションとシームレスな連携が可能な点も、Webexの強みだ。

 「Webexでは早い段階から通信キャリア各社との協業を進め、例えば会社の固定電話番号をWebexに紐づけて転送できる『クラウド音声(PBX)サービス』も用意しています。これにより、これまで会社にかかってくる電話を受けるために出社していた間接部門の人たちも、在宅勤務やテレワークに切り替えることができます」(シスコシステムズ クラウド&ホスティッドコーリング営業部 部長 泰道亜季氏)

 さらにWeb会議システムだけでなく、ビジネスチャット機能やチームコラボレーション機能を提供する「Cisco Webex Teams」なども用意されている。

 こうしたいくつもの特長を備えるWebexだが、シスコはより多くのユーザーに使ってもらうことを最優先にしている。PC/スマートフォン用ツールは、インストールして無料アカウントを取得するだけで、すぐに使い始めることができる。

 「Webexを利用するのは、必ずしもITリテラシーが高い人だけではありません。シスコではツールの使い方が学べるガイダンスやウェビナーも用意しています。ツールの使い方だけでなく、リアルタイムコミュニケーションを行う際のエチケットやマナー、モラルに関するトレーニングも提供しています」(泰道氏)

 使い方のヒントに関するコンテンツも、利用頻度の高いベテランユーザーを満足させるレベルにまで充実している。例えば音声品質が良くない場合の対応策、テレワークを効果的に実施するためのTipsや、在宅勤務でのストレス解消やコミュニケーション不足を解消する雑談の場の開設方法、運動不足にならないための試みとしてヨガなどの映像配信をする案など、コンテンツも数多く用意されている。

図2●各種デバイスに対応するWebex Meetings

図2●各種デバイスに対応するWebex Meetings

図3●使い方や活用方法をわかりやすく紹介するウェビナーサイト

図3●使い方や活用方法をわかりやすく紹介するウェビナーサイト

図4●テレワークを効果的に実施するためのTipsの例

図4●テレワークを効果的に実施するためのTipsの例

パンデミック対策の各種プログラムを発動
費用をかけずに導入できる支援策を打ち出す

Web取材の様子

 シスコでは今回のパンデミックにより影響を受けている各方面を支援するため、さまざまなプログラムも発動させている。一時的に無料アカウントで利用できる機能を拡張し、時間無制限の利用(1会議あたり最長24時間毎)や最大100人の参加者をサポートするWeb会議を主催できるようにした。また企業での本格的なテレワーク推進のために、導入準備期間として最長3カ月のトライアルが可能なプランも提供している。

 さらに学校・教育機関をサポートするために、4月の新学期に合わせてアカデミック向け無償アカウントの提供を開始。入学式に参列できない保護者に向け、Webexを使って入学式の様子の映像配信を行うといった利用も支援している。

 「シスコではパンデミックの終息が最も重要だと認識しています。そのために必要なツールを用意し、セキュリティを担保しながら使っていただくことが、私たちができる社会貢献だと考えています」(石黒氏)

 本稿の冒頭、テレワークには企業文化、制度、技術の活用の3要素が必要だということを紹介したが、実際にテレワークで働くユーザーにとって重要なのは、やはりツールという技術面の要素だろう。Webexはそうしたテレワークに欠かせないツールの一つとして、今回のパンデミックが終息したあとも、企業の事業継続を支えていくことだろう。

図5●「Cisco Webex 働き方改革支援特別プラン」

図5●「Cisco Webex 働き方改革支援特別プラン」
https://www.cisco.com/c/m/ja_jp/solutions/workstyle-innovation/telework-webex-campaign.html

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