IT投資のトレンドが大きく変わろうとしている。従来IT投資の優先順位が低いと考えられていた人事・総務の領域において、ITの活用が加速している。これまで企業にとって大きな課題だった人材不足に加えて、新型コロナウイルスの影響でテレワークやペーパーレス化など、働き方の刷新が「待ったなし」の状況となった。安全なテレワーク環境を構築しつつ、多忙を極める業務を効率化するために企業が取るべき次の一手とは?長年にわたり人事・総務部門の業務効率化システムの開発に携わってきた富士通マーケティングのキーパーソンに話を聞く。

今なぜ人事・総務部門への
IT投資が急務なのか?

株式会社富士通マーケティング
商品戦略推進本部
ソリューションビジネス推進統括部
ソリューションコンダクターセンター長
河原 勝 氏
※リモート取材にて撮影

従来「IT投資がされにくいもの」と考えられていた人事・総務部門へのIT投資が進んでいるという。株式会社富士通マーケティング 商品戦略推進本部 ソリューションビジネス推進統括部 ソリューションコンダクターセンター長の河原勝氏がクライアントからニーズを直接聞くなかで近年特に感じるのが「働き方そのものをどのように見直すか」という点だ。

「日本における生産労働人口(15歳から64歳)は減り続けており、2029年には約728万人(2015年比)も減少する(※1)といわれています。また、新卒者の採用についても企業の求人数からすると36.5万人が不足(※2)している状況です。人事・総務部門の人員もすぐには確保できない状況で、限られた人数でいかに生産性の高い仕事をするかが非常に重要となっています」(河原氏)。

人事・総務部門の業務は非常に多岐にわたる。人材の採用や配置、教育や評価、労務面でみると社会保険等の申請業務、就業管理、給与計算、諸届業務など。給与計算や就業管理は比較的システム化されているが、IT化されていない領域も多く残ったままだ。システム化されている部分を中核としつつ、さまざまな業務と連動しやすい新しいシステムの導入が急務となっている。

株式会社富士通マーケティング
商品戦略推進本部 ソリューションビジネス推進統括部
ソリューションコンダクターセンター 担当課長
宇田 正幸 氏
※リモート取材にて撮影

しかし、人事・総務部門がシステムを活用する際にはいくつもの障壁がある。商品戦略推進本部 ソリューションビジネス推進統括部 ソリューションコンダクターセンター 担当課長 宇田正幸氏は「働き方改革をキーワードにした人事・総務部門の業務効率化が検討される一方で、経営トップや現場部門からの多様化したニーズに応えるのは並大抵のことではありません。年々変化する法令への対応も余儀なくされます。例えば、この4月より資本金1億円以上の法人は電子申請(e-Gov)の義務化にも対応しなければならなくなりました。こういった新しい制度や業務には一つのシステムですべてに対応しきれないケースが多く、エクセルで管理したりベンダーと折衝しながら新しいシステムを導入したりするものの、多種多様なシステムをうまく使いこなせない、という声も聞こえます」と語る。

そのような課題の解決策として多くの企業に選ばれているのが、FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ(以下、GLOVIA iZ)だ。GLOVIA iZは「経営」「会計」「人事給与」「就業」「販売」「貿易」「生産」の7つの基幹業務と現場業務をつなぐフロント基盤を統合し、クラウドやデジタル技術を融合させた次世代ERPだ。企業内に散在しがちなヒト・モノ・カネの情報を一元管理し、関連づけることで経営指標となるデータ分析が可能になる。場所や時間の制約を解消してワークスタイルの変革を実現し、さらにオンプレミス、クラウドを問わず、他社システムとの連携もスムーズだ。システム環境を意識することなく、シームレスな運用を可能にする。

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(※1)出所:国立社会保障・人口問題研究所 (将来推計人口 平成29年推計)

(※2)出所:リクルートワークス研究所

GLOVIA iZを使えば、社内に散在する情報を一元化し、経営指標となるデータ分析が可能になる

各部門の情報がつながり、業務効率が激変
既存のシステムとの連携もシームレスに

人事・総務部門を取り巻く業務は、例えば採用、入社手続き、人事管理、就業・有休管理、諸届申請業務、給与明細の発行、年末調整、社会保険・健康保険関連の手続きなど幅広い。そういったデータが一元化・電子化できれば情報システム部門や人事・総務担当の負荷も大きく削減できる。「GLOVIA iZ 人事給与」を使用すれば、そういった業務の効率化が図れる。例えば、従業員の入社や家族構成の変更手続き。紙やメールベースで提出されたものを手動でシステム入力する運用だと、入力ミスが起こることも多い。しかし同製品を使用すれば、現場からの申請内容がシステムに自動反映されるため、チェック業務も削減できる。

また、人材汎用検索を使えば、「特定の資格を保有している」「管理職の経験が2年以上」「プロジェクトリーダー経験の有無」など特定の条件に適合する人材をデータベースから選び出し、人材を適材適所に配置することも可能だ。環境の変化や法制度の改正にも柔軟に対応する。具体的にはシミュレーション環境を用い、増員やベースアップなど、人件費の変動による影響度を調査することができる。

「GLOVIA iZ 人事給与」を使えば、人材の適材適所への配置もスムーズに行える

GLOVIA iZ 就業」を使用すると、運用形態に則した就業管理が柔軟にできる。オフィス、店舗、工場などの業種、業務フローや勤務形態に応じた運用形態に対応。シフトの自動作成、パソコン、モバイルによる勤怠打刻、申請などが誰にでもわかりやすい操作で行うことができる。働き方改革関連法にも対応し、残業の上限規制や有給休暇の確実な取得など、従業員・管理者双方の負担を軽減する。

上記2つのソリューションと密接に結びつくのが、現場部門のためのソリューション「GLOVIA iZ フロント」だ。効率的でより健全な働き方を実現すべく、スピーディーな申請・承認業務フローをシステム化する。例えば、業務上必要となる資格期限や健康診断の未受診などを自動的にチェックし、本人・上司・人事部それぞれにアラートを出す機能も備わっている。

統合基幹業務システム導入の際に企業が抱える課題に対してGLOVIA iZが多くの企業に導入されている理由は「やはり、GLOVIAが積み上げてきた実績(40年間で20万以上のサイトに導入)からわかるように、ソリューション提供の経験値が高く業務ノウハウが蓄積されている点だと思います」(河原氏)。オンプレミス、クラウドを問わず、既存のシステムとの連携も可能なため、導入直後からシームレスな運用ができる点も魅力だ。

「これに加え、昨今の新型コロナウイルスによるテレワーク対策としての提供も進んでいます。情報システム部門が苦労するセキュリティー対策の中でも、人事・総務部門が扱う情報は非常にセンシティブなものが多く、特に配慮が必要になりますが、シンクライアント(VDI、仮想デスクトップ)や運用管理の効率化なども含めてトータルにご提案できるのが富士通マーケティングの強みです」(宇田氏)。

GLOVIA iZの各ソリューションが連携し、全社の業務効率を底上げする

人事・総務部門の業務時間を
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