この記事はリモート取材で作成されました

提供:MeeCap

組織の生産性を向上させる働き方改革の実現へ

「業務可視化×プロセスマイニング」で課題を発見

新型コロナウイルスの世界的大流行により、あらゆる企業にとって働き方改革が“待ったなし”となった。とりわけテレワークの推進は不可欠の施策となっている。だが、リモートアクセスやWeb会議などのテレワーク基盤だけを導入してもうまくいかないのが現実だ。テレワーク環境においてオフィスと同等、もしくはそれ以上の生産性向上を実現するためには何が必要なのか。まずは個々の社員の業務実態を明らかにし、データ分析に基づいた業務プロセス改善を始めることが成功のポイントとなる。

いまや至上命題となった働き方改革を
テレワークやRPAでいかに実現するか

写真:山田 輝明

株式会社MeeCap
代表取締役社長/CEO

山田 輝明

 改正された労働基準法が2020年4月から施行され、時間外労働の上限規制が導入された。一方で少子高齢化による生産労働人口の減少に伴い、あらゆる業界で人手不足がますます深刻化している。いまや大企業のみならず中堅・中小企業でも、働き方改革が至上命題となっており、テレワークをはじめさまざまな施策が進められている。

 そうした中で巻き起こったのが、新型コロナウイルスのパンデミックだ。社員が出社することもままならず、在宅でのテレワーク体制を整えることが、企業の業務継続の観点からも必須となった。ただし、闇雲にテレワークを目指してもうまくいかないのが現実だ。

 MeeCap 代表取締役社長/CEOの山田輝明氏は「そもそも現時点の働き方が標準化・体系化できていない、さらには可視化できていないことが問題です」と指摘する。

 実際、同社のもとにはテレワークを検討する多くの企業から「テレワーカーの業務や労働実態が把握できない」「テレワークの業務フローが整っていない」「部下のマネジメントが難しい」「仕事の成果がわかりにくく、社員の適正な評価が難しい」「コミュニケーション不足となり、チーム力や組織力、生産性が低下する」といった相談が寄せられているという。

 今後、テレワークの導入はさらに拡大していくと予想されており、上記のような課題を解決するためには、大前提として業務実態の可視化や分析をしっかり行う必要がある。そして、その結果にもとづいて既存の業務に潜在している非効率なプロセス、不足する情報、不十分なコミュニケーションといった根本的な原因を解消しておくことが重要だ。

 多くの無駄や無理、煩雑性を抱えたまま、既存の業務と同じやり方をテレワークでも求めたのでは、社員は混乱して疲弊するばかりだ。業務プロセスやワークフローを可能な限りシンプルな形に整理しておき、とくに繰り返しの多い単純な定型作業についてはRPA(ロボティクスプロセスオートメーション)などのITツールを活用して自動化することが理想的だ。これによって初めて、社員はテレワーク環境でもオフィスと同等もしくはそれ以上の生産性を上げることができる。

 では、それをどうやって実現するのか。同社が打ち出しているのが、プロセスマイニングツールを活用するという方法である。プロセスマイニングとは、企業内のさまざまなITシステムやアプリケーション、PCで実際に行われている操作や処理を大量のログデータから抽出して業務プロセスを再構成し、可視化や分析、モニタリングを可能とする技術だ。

 従来のRPAやBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)の導入に際しても業務プロセスの見直しは行われてきたが、その作業の大半は現場に対するヒアリングやアンケート調査などの人間系に依存していた。同様の手法をとっていたのでは膨大な時間とコストを費やしてしまい、急を要するテレワークの導入にはとても間に合わない。端的に言えば、プロセスマイニングはこうした業務プロセスの見直しそのものを、定量的なデータをもとに合理化・効率化するのである。「ヒアリングを中心とした業務プロセスの見直しに対してプロセスマイニングツールを適用した場合、費やす時間やコストは多くのケースで10分の1以下になります」と山田氏は強調する。

テレ取材の様子

キーボードやマウスなどすべての操作データを
オフィスビッグデータとして取得

 プロセスマイニングの実践に向けて、同社が提供しているのが「MeeCap」というソリューションである。「業務の可視化分析から改善施策の立案、効果検証にいたるアナリティクスのサイクルを早期に開始して推進します。これにより場所や時間にとらわれないテレワークのような環境でも、オフィスと同等もしくはそれ以上に生産性の高い働き方を実現します」と山田氏は説明する。

 具体的にMeeCapがどんな特長を持っているのか、さらに掘り下げてみよう。

 MeeCapはPCで行ったキーボードやマウスなどすべての操作データをオフィスビッグデータとして取得し、業務を可視化・分析し、改善策へとつなげていく。「一般的なプロセスマイニング製品ではこのような操作レベルのデータは収集せず、システム側に蓄積されたイベントログをもとに分析を行います。こうしたコンセプトの違いが、MeeCapの最大の特長となっています」(山田氏)

 あえて操作データにまで踏み込むことで、オフィスでもテレワークでも、一人ひとりの社員の業務実態を容易に把握し、管理することが可能となるわけだ。その上で「誰がどこの場所で働いていても、1つのチームとして、あるいは組織として緊密に連携し合い、高い生産性を発揮できる業務プロセスにするにはどうすればよいか」という観点に基づいた分析を実施し、継続的な改善を推進していくのである。

 そうした中から自動化できそうな業務も自ずと浮かび上がってくる。「MeeCapはRPA適用性の高い業務を自動抽出するとともに、見込まれる投資対効果を定量的に示し、自動化の着手までを短期間で実現します」(山田氏)

MeeCapによって可視化された業務実態

 またMeeCapによって可視化された業務実態は、管理者だけでなく、すべての社員に開示することも可能である。これによりベテランが高いパフォーマンスを発揮している業務のやり方やノウハウを簡単にフロー化・標準化し、若手や新しい働き手に即時に共有することができる。結果として、チーム全体のケイパビリティを底上げしていくのだ。

 なお、2020年4月からはクラウドからのMeeCapの提供も始まった。「これまでのようにオンプレミスにサーバを準備していただく必要はなくなり、個々の社員のPCにエージェントソフトウェアをインストールするだけで、すぐに業務実態の可視化や分析が開始できます」(山田氏)

キーボードの1タイプごとの操作データから
個々の社員の業務実態を明らかに

 MeeCapの最大の特長である操作レベルのデータ取得は、実際にどのように行われるのだろうか。

 MeeCapはエージェントをインストールしたPC上で行われたキーボード操作を1タイプごとに、すべてデータとして取得する。またマウスをクリックした際には、その画面のキャプチャを取得する。繰り返すが、この最小単位でのデータ取得がMeeCapにおける可視化・分析のベースとなっており、個々の社員の業務実態を明らかにする。

 「例えばある社員がどのURLを参照しながら、あるいはどんなアプリケーションを利用し、どれくらいキーボードをタイプしたのか、日々のランキングで表示することができます。また、もう1つのMeeCapの特長として、さまざまなアプリケーションやURLに対して、業務単位のラベルを付加することができます。これにより同じExcelを操作した場合でも、経理業務で使用した、開発業務で使用したなど、人によって明確に区分した上で、各業務にどれくらいの時間を費やしたのかを把握できます」と山田氏は語る。

 これにより、主担当の役割を十分な時間で効率的に行っているかを分析することが可能となる。同時にシステム単位での利用状況も可視化できる。導入したシステムを効率的に活⽤できているかどうかは重要な分析ポイントだ。

 さらに、これを受けて経営者やマネージャーは、誰がどの業務に多くの時間を割かれているか、業務が偏っていないか、そもそも各部門の人数は適正か、残業時間にどんな業務を行っているかなどを容易に分析し、問題があれば是正することができる。

 なお、この詳細な操作データの分析をもとに、個々の社員のITリテラシーやスキルを可視化することも可能になるという。例えばショートカットキーのバリエーションを数多く使いこなせる社員は、アプリケーションの累計使用時間との相関関係からも業務生産性の高さが確認できる。一方で、PCの操作が苦手でパフォーマンスが低い社員は、ショートカットキーを効果的に使えていない実態が見えてくる。同様に通常キーと削除キーの入力比率からも、作業効率の個人差を確認することができる。

 些細なことに思えるかもしれないが、組織全体を改善できたとしても、単なるITスキルの問題で生産性が向上しないことへの対策が可能になるのである。

図1●最小単位のデータ取得による分析機能

図1●最小単位のデータ取得による分析機能
MeeCapはパソコン操作データをキーボードタイピングの1タイプずつ、すべてのタイピングデータを取得する。またクリックした際には、画面のキャプチャを取得する。

互いの働きぶりが見えることで
より大きな価値を生み出す

 さらにMeeCapは、プロセスマイニング本来の機能として、PCの操作データをもとに自動的に業務プロセスをフロー図として表示し、RPA化に適した繰り返しの多い単純な定型作業など、典型的な業務プロセスや例外的な処理フローを抽出する。例えば業務の主要導線をビジュアル化することで、手戻りをしている箇所の発見や繰り返し作業などを抽出。RPAによる⾃動化を検討すべき業務プロセスが容易に見つけられる。

 だが一方で、山田氏は「MeeCapは必ずしもRPAによる自動化ありきで業務プロセスを可視化するわけではなく、ましてや個々の社員を監視するために業務実態を明らかにするわけでもありません」と念を押す。MeeCapはチームのメンバーが離れて仕事をしているテレワークの環境においても、あたかも同じオフィスにいるかのように上司と部下、あるいは社員同士が互いの働きぶりを見えるようにすることで、ノウハウやナレッジを共有するなど、より大きな価値を生み出すのである。

 新型コロナウイルスのパンデミックで出勤が困難な状況になる以前からも、多くの企業はテレワークを拡大させつつあったが、実はまじめな人ほどテレワークを避ける傾向が見られた。自宅でもしっかり仕事をしているにもかかわらず、「サボっていると疑われるのではないか」という漠然とした懸念があったのがその原因だ。

 MeeCapはこうした社員の不安を払拭する。自分が働いた事細かな実績を、MeeCapを通じて客観的なエビデンスとして示せるからだ。経営者やマネージャーも最終的な成果物だけに頼らず、その途中プロセスも含めて、社員を総合的に評価することができる。一人ひとりの業務実態の可視化こそが、テレワークを成功に導く最大のポイントなのだ。

図2●業務の流れを自動でフロー化するHappyPath機能 1

図2●業務の流れを自動でフロー化するHappyPath機能 ①
整理されておらず、属人化した業務フロー

図3●業務の流れを自動でフロー化するHappyPath機能 2

図3●業務の流れを自動でフロー化するHappyPath機能 ②
ハイパフォーマーの業務の流れ。業務プロセスのフロー図を自動的に生成する機能により、通常の業務を行いながら、RPA化に向けた業務の手順書を整理することができる。

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