リモートワークが一般化したことで、仕事のやり方も大きく転換した。お互いの状況が見えずらくなり、コミュニケーションの質とスピードがこれまで以上に重要視されている。無駄な仕事を極限まで消し、成果を最大限にする。「仕事の質」に課題感を感じている人も少なくないだろう。会社なら近くにいる同僚や先輩に聞いてすぐに解決できたようなことも、在宅勤務になると自力で解決しなければならないケースが増える。資料制作や情報整理に、手間と時間を取られすぎてはいないだろうか。
本特集のテーマは、知るか知らないかで大きな差が出る、Office の時短術だ。Office が標準で備えている便利な機能を知ることで、資料作成にかかる労力を軽減し、オンライン会議の時間短縮などが図れる。Office は常に進化し続けている。「無駄な作業」をなくし生産性を高める、いくつかのアイデアをご紹介しよう。

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目から鱗の「Office ハック」リモート時短術

PowerPoint Word Teams

PowerPoint とWord は、説明資料やビジネス文書のプラットフォームとして頻繁に使用しているユーザーも多いだろう。それだけに、手間と労力を削減するちょっとしたアイデアが大きな時短効果を生む。また、Web会議でのコミュニケーションに PowerPoint と Teams の連携によるテキストや画像のビジュアルな表現を持ち込み、参加者の直感的な理解をうながすことで、会議の時間短縮につなげることも可能だ。

PowerPoint 時短術

スライドのデザインは人工知能(AI)におまかせ!

デザインアイデア

新しいプレゼンテーションを開き、タイトルを入力

挿入メニューから使用する写真を選んで貼り付ける

AIが提案するデザインから1つ選んでクリック

A写真やテキストの配置が一瞬で変わり、スタイリッシュなデザインが完成

PowerPoint 時短術

複数のアイテムを、ワンクリックでピタリと整列!

図形の配置整理

整列させたい図形やテキストなどをすべて選択

「ホーム」タブから「配置」を選び、「左揃え」や「右揃え」など8種類の整列方法から適切なものを選択

選択したアイテムがピクセル単位で自動的に整列。図形やアイコン、テキストが混在しても使える

PowerPoint 時短術

標準装備の図形やアイコンでプレゼン資料を手早く作成!

3Dモデル機能

PowerPoint にはプレゼンに使える図形やアイコンが豊富にある。
例えば、「挿入」タブから「3Dモデル」を選択

使いたいデータを選んで「挿入」をクリック

スライドにデータが挿入される

マウス操作で位置や角度を自由に変更し、プレゼンに活用

Word 時短術

文書の変更履歴をひと目で把握、変更前の状態にも戻れる!

変更履歴の記録

履歴の記録のオン/オフは、「校閲」タブの「変更履歴の記録」で制御

「変更内容の表示」メニューで変更やコメントの表示方法を選択。
変更場所がひと目でわかるカラー文字で表示

「変更履歴」ウインドウで変更履歴を一覧。過去に戻したり、変更の取消しも自由自在

「変更内容の表示」メニューで「初版」を選べば、
変更する前の初期状態にもすぐに戻れる

PowerPoint Teams 時短術

Web会議のバーチャル背景で
コミュニケーションを活性化!

Microsoft Teams オリジナル背景

オリジナル背景のサイトからテンプレートを選び、
「このテンプレートをダウンロード」をクリック
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PowerPoint で開くと、使い方の解説が見られる。

Teams会議の参加画面から「背景候補」に追加。左上のテキストは編集可能なため、新年のあいさつや簡単なアジェンダの記載が可能。

PowerPoint Teams 時短術

オンライン会議で議題や
参加者の役割をひと目で共有!

Web会議出席者リスト

「Web 会議出席者リスト」のサイトで
「PowerPoint テンプレートのダウンロード」をクリック
Web会議出席者リスト - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office(microsoft.com)

PowerPoint で開く。解説に沿ってテンプレートを編集。
Teams 会議で共有し、参加者のリストや役割をひと目で把握。記録としても使える

お問い合わせ

リモートワークで時短に役立つ情報が満載!

Office 2019 搭載モダンPC の魅力をご紹介

https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/article-office-pipc1.aspx?aaid=nbo

リモートワークに使えるOffice テンプレート公開中!

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