現在新型コロナウイルスの感染防止対策として、多くの企業がテレワークを推進している。しかし一方で、請求書の発送業務や書類への捺印作業など、出社しなければ処理できない仕事は数多く存在する。日本企業には“紙の文化”が根強く残っていることが改めて浮き彫りになった形だ。こうした状態から一刻も早く脱却するためには、従来のような守りの文書管理ではなく、紙文書の電子データ化を図り、社外やグループ企業ともシームレスに流通させる環境構築までを見据えた“攻めの文書管理”が必要だ。この時に強力な武器となるのが、AI OCRと文書管理の両機能をノンプログラミングで活用できる最先端のドキュメント管理ソリューションだ。

“紙の文化”が根強いのは、
直接対面でのコミュニケーションが重視されてきたから

以前から日本企業では、業務効率化や経費削減の観点からペーパーレス化の必要性が叫ばれていた。しかし遅々として進んでこなかったという実情がある。その理由について、ウイングアーク1st(以下、ウイングアーク)技術統括部 統括部長の名護屋豊氏は、次のように解説する。

ウイングアーク1st株式会社
技術統括部 統括部長
名護屋 豊 氏

「今までは直接対面でのコミュニケーションが中心で、その際にはやはり紙文書のほうが使いやすかったという点が挙げられます。例えば営業担当者の方がプレゼンや新商品の説明などをする場面ですね。“対面のコミュニケーションを軸とした生産性が重視されていた”ということです」(名護屋氏)

また紙文書は、契約書や請求書など企業間の約束事、やり取りを証明する証跡としても利用され、保管される。内部統制の観点から万一の訴訟リスクなどに備えるための取り組みで、これはいわば守りの文書管理だ。

しかし名護屋氏は、今後は“攻めの文書管理”が必要な時代に突入すると強調する。

「現在新型コロナウイルスの影響でテレワークに注目が集まっていますが、これからは仕事をする場所を問わない本当の意味での生産性が重視される時代になっていくでしょう。よりスムーズに、より効率的に仕事を進められる環境が必要です。その際に必須の取り組みとなるのが、電子文書を活用することだと我々は考えています」(名護屋氏)

また電子文書をやり取りする際、これまでは電子文書を受領した企業側が保存時に時刻証明用のタイムスタンプを付与する必要があったが、2020年10月に電子帳簿保存法が改正され、発行元の企業側でタイムスタンプを付与することが可能となる。発行元企業には、スタンプ付与のためのシステム改変などが求められるものの、受領側企業の対応負荷は取り払われるということだ。

さらに2023年10月には、インボイス制度が導入され、請求書発行元の企業に請求書を電子化する対応が求められることになる。こうした法改正や法施行の観点からも、電子文書を取り扱うための環境構築は、喫緊の課題だと言える。

まずはAI OCRで紙の電子化を図ることが必要。
しかし認識率の問題が残る

では企業は、何から始めればいいのか。この点について、ビジネス戦略室 室長の大垣考広氏は、次のように説明する。

ウイングアーク1st株式会社
ビジネス戦略室 室長
大垣 考広 氏

「やはりまずは紙文書の電子化を一刻も早く実現することが重要です。まさにペーパーレス化を図るということですが、しかし現状では電子化の際に、さらには電子化した後にも数々の悩ましい問題があることも事実です」(大垣氏)

現在一般的に行われている紙文書の電子化は、帳票類をAI OCRでスキャンして自動で電子データ化を図り、次に電子化されたファイルを人間が目視でチェックして、間違いがあれば修正を行うという流れだ。そうして完成した電子文書は、RPAを使って各種システムに自動投入されることになる。

「しかしAI OCRには“認識率が100%にはならない”という永遠の課題があります。そのために企業ではAI OCRの導入になかなか踏み切れないとか、導入してもかなり工夫しなければうまく運用できないという事態を招く結果になっているのです。紙文書の電子化を加速させるためには、まず“認識率が100%にはならない”という課題に対する解決策が必要です」(大垣氏)

さらにもう1つ、紙文書の電子化を阻む大きな要因として大垣氏が指摘するのが、電子化した後の文書の検索性の悪さだ。

「電子化された文書は、画像データとしてファイルサーバやストレージに保管されることになりますが、画像データは後から探すことが非常に困難ですし、情報漏洩という新たなリスクも抱えることにもなります。電子化した後の話ですが、その際にはこうした課題にも向き合う必要も出てきます」(大垣氏)

こうした数々の課題を解決してくれる製品がある。それがウイングアークの提供する次世代の文書管理ソリューション「SPA」だ。

「お客様はSPAを採用することで、AI OCRと文書管理の両機能を、ノンプログラミングで活用することが可能となります」(大垣氏)

続きを読むAI OCRと文書管理をオールインワンで実装するSPA