マネーフォワード

CIO

高野 蓉功 氏

「ITインフラという視点から、マネーフォワードがどのように原則週1オフィス出社を実現したのかを話していきたい」と、まず高野氏が始める。実施したのは大きく分けて2つ、リモートワーク環境の構築と、オフィス環境のアップデートだ。

リモートワーク環境の構築には、まず自宅にPCを持ち帰る必要がある。マネーフォワードは暗号化やMDM、EDRと SOCとの連携など、端末セキュリティの強化徹底から着手した。また自宅にインターネット回線が整備されていない社員には、ポケットWi-Fiの貸し出しを実施。マネーフォワードの社員にはMacBookユーザーも多いが、プロダクト検証業務で Windows 環境が必要なユーザーもいるため、DaaSを活用しMacBookから Windows 環境を利用できるよう整備。クラウドPBXやクラウドFAXを取り入れ、これまで固定電話やFAXで業務を行っていたユーザーのリモートワーク化も実現した。さらにGlobal ProtectというVPN製品を導入し、これまでオフィスから利用していたSaaSなどを、自宅からでも適切なアクセス制御で利用できるようにしている。

「リモートワークを進める中で、そのデメリットや出社のメリットも見えてきました」と高野氏は続ける。「リモートとオフィス勤務のハイブリッドな働き方を進める方針を決めました。オフィスでの集団感染防止対策や、オフィスにおけるビデオ会議環境の整備なども進めました」（高野氏）。これらオフィス環境のアップデートでは、フリーアドレスを導入して座席正面と両隣を開けるようにした。あわせてビデオ会議環境の整備のために会議スペースの増設も実施。さらにはオフィス内のネットワーク安定化のために有線LANの設置や、無線LANの電波干渉を解消させるための出力調整なども行ったという。

マネーフォワード

執行役員
経理本部 本部長

松岡 俊 氏

続いてマネーフォワードの松岡氏は、財務経理部門のリモートワーク化をどのように実現していったかについて説明。そこでは、すべてのプロセスをクラウドで行えるようにしているという。例えば同社では、2019年10月以前は請求書を使った支払業務を紙とハンコで処理していた。しかし現在は「現場担当者が科目と部門を選択して経理確認、承認フローはすべて電子化され、APIでスムーズなシステム間連携ができるようになりました」と松岡氏は伝えていく。

これらの施策は業務効率化のために行われ、もともとはリモートワークを意識したものではなかった。だが進めていくうち、結果的にリモートワークでも利用できるワークフローとなっていったという。また同社が提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は電子帳簿保存法に対応しているが、取引先から紙で請求書を受け取った場合は原本との突き合わせなどの後処理が必要になる。そのため現場担当者に働きかけ、なるべくPDFデータでの受領を進められるよう手配することも重要だと松岡氏は説明する。

マネーフォワードではPDFを活用し、支払依頼などの業務フローを電子化。システム間をAPI連携させ、業務効率向上を実現した。

同様に交通費や出張旅費などの立て替え処理に関しても、マネーフォワードでは電子帳簿保存法の改正に合わせ、徐々に電子化していったという。2017年からは書類を受領して3日以内に自ら署名してタイムスタンプを付与する「特に速やか方式」での運用を開始した。しかしこの「3日以内対応」に間に合わず、再スキャンする手間が大きくなってしまう。そこで「業務処理サイクル方式」による領収書の処理に切り替えたが、原本と画像の確認の手間があるという課題が残った。2020年10月からは、データ連携で登録した3万円未満の領収書で、支払先や内容記載がある場合は領収書を不要とし、BPOを活用してすべて電子的にPDFを利用することで、業務効率化とリモートワーク対応を実現しているという。

マネーフォワードでは、2020年2月に財務会計に「クラウド会計Plus」を導入して電子承認を実現。また管理会計に関しても、クラウドサービスの「Manageboard」を2020年2月から活用し、クラウド会計PlusとAPI連携させている。また監査法人が来社しなくても監査業務が行えるよう、クラウド会計Plusを用いて監査権限のアカウントを発行。リモートで最新のデータを確認し、証憑確認できるようにしている。

クラウド会計Plusを中心にサービスを組み合わせて証憑確認などを実現し、業務効率の向上を行い、その後のリモートワーク化にも役立てている。

これら財務経理部門の電子化施策を振り返り、松岡氏は「日々クラウドツールを導入して業務改善を行っていなかったら、最初の緊急事態宣言下で財務経理部門のリモートワークを実現することはできなかったでしょう。焦ってクラウドツールを導入しても、業務フローの分解ができなければ失敗する可能性があります。少しずつ環境や文化を変えていくことが重要です」と話す。最後に重要ポイントを大きく分けて3つ挙げた。クラウドツールによる業務構築を意識すること。社内では電子承認を導入し、社外でも可能な範囲で電子化すること、監査法人や税理士などの外部専門家と連携すること。これらが成功の鍵を握っているということだ。