人と組織のビジネス変革を人事DXで加速する 人と組織のビジネス変革を人事DXで加速する 新時代のHCM、組織ワークフロー、テレワーク、デジタル化を考える 働き方イノベーションForum2021 Online Seminar Review

新時代のHCM、組織ワークフロー、テレワーク、デジタル化を考える

働き方イノベーションForum2021 Online Seminar Review

ソリューション講演

  • ソリューション講演06

    ServiceNow Japan

    これからの多様な働き方を支え、従業員のエンゲージメントと生産性を高める鍵とは

    既存業務をそのままデジタル化しても、業務効率は向上しない。また、入り口も操作感も異なる多数のクラウド製品を使う日々に、現場のストレスは高まる一方だ。DXにいち早く取り組む企業はデジタルワークフローを活用し、多数の製品のインターフェースを1つにまとめ、業務効率を高める取り組みを行っている。その具体的な製品と機能を基に、業務プロセスの効率化を考える。

使い勝手を統一して業務効率を向上 5つの主要機能で企業のDXを支援
ServiceNow Japan ソリューションセールス統括本部 人事総務ソリューション事業部 シニアソリューションコンサルタント 桐山 幹高 氏

ServiceNow Japan

ソリューションセールス統括本部
人事総務ソリューション事業部
シニアソリューションコンサルタント

桐山 幹高

「仕事のデジタル化を進めた結果、業務は効率化されましたか」とServiceNow Japanの桐山氏はまず視聴者に問いかけた。多くの企業が紙文書のデジタル化を進め、電子ハンコを導入したが、既存の業務をそのままデジタル化したにすぎない。実は業務の効率化がほとんど進んでいないのではないかという問いかけだ。

経済産業省は業務のデジタル化を3段階で定義している。第1階層の「デジタイゼーション」、第2階層の「デジタライゼーション」、そして第3階層の「デジタルトランスフォーメーション(DX)」だ。既存業務のデジタル化は第1階層であり、日本ではまだ多くの企業がこの段階にある。

クラウドサービスの活用が進む中、企業は異なるベンダーの様々な製品を使って業務を進めるようになった。しかし、各製品の入り口がそれぞれ異なり、インターフェースもばらばらなため、ユーザーのストレスは高まる一方だ。

そこで桐山氏は、ServiceNow JapanがSaaSとして提供しているデジタルワークフロー「ServiceNow」の活用法について説明する。「ServiceNow」は、業務で使用している多数の製品と従業員の間に入ってインターフェースを1つにまとめ、使い勝手を統一し、業務プロセスを自動化したり、ナビゲーションすることにより業務の流れを円滑化する。「いわばプラットフォームのプラットフォーム(Platform of Platforms)です」(桐山氏)。これだけでも、業務の効率はかなり向上する。

数多くのシステムと従業員の間に「ServiceNow」が入り、ばらばらのインターフェースを統合、業務プロセスを自動化・ナビゲーション。これで業務効率がかなり向上する。

数多くのシステムと従業員の間に「ServiceNow」が入り、ばらばらのインターフェースを統合、業務プロセスを自動化・ナビゲーション。これで業務効率がかなり向上する。

画像を拡大する

「ServiceNow」は「IT Workflows」「Customer Workflows」「Employee Workflows」「Creator Workflows」の4つのワークフローで構成される。今回は、従業員エクスペリエンスを高度化し、従業員とコーポレート部門の生産性を大きく向上させる「Employee Workflows」について説明する。「Employee Workflows」は多くの機能を提供しているが、主要なものは5つある。「タスク管理」「特定グループへの情報配信」「問い合わせ・申請」「ナレッジDB」「業務プロセスのデジタル化」だ。

「タスク管理」の機能は、各従業員に対して必要なタスクを割り振り、自動的に進捗を確認し、必要であれば催促して進行を促す。各従業員が自分向けにパーソナライズされたポータル画面へ行くと、自分がやるべきタスクが表示される。例えば、機密保持契約書(NDA)にサインしなければならない場合、その場でPCやスマートフォンで内容を確認し、電子証明でサインできる。

動画を見せたりすることも可能だ。社内のコミュニケーション・ツールとしてMicrosoft Teamsを使用している場合は、Microsoft Teamsの中に「ServiceNow」のポータルを表示させることもできる。

2つ目の「特定グループへの情報配信」では、特定の従業員に対して伝えたい情報を伝えたいタイミングで自動配信できる。例えば、事業年度が始まる4月に社長のメッセージを全社員に動画で配信したり、特定の部門や役職だけに情報を配信することも容易だ。管理側は、配信したメッセージを「誰がいつ見て」「どのようなタスクをいつ実行したか」といったアクティビティを自動的に把握できる。

問い合わせや申請を容易に ナレッジの共有と自動化を推進

3つ目の機能「問い合わせ・申請」では、「アマゾンで買い物をするような便利さで、従業員がカタログからやりたいことを見つけて問い合わせや申請ができます」(桐山氏)。例えば、出社率が下がっている昨今、オフィスの座席をフリーアドレス化している企業が少なくない。そこで、ビジュアルなマップを使って座席や会議室の予約を直感的に行う機能を提供している。

また、従業員は自分が必要とする問い合わせや申請を検索で見つけ出したり、チャットボットによる会話形式で進めることもできる。モバイル端末などから音声入力で利用することも可能だ。

4つ目の「ナレッジDB」の機能は、業務に必要な知識や情報をデータベースにためておき、従業員が迷ったときにいつでも簡単に引き出せるようにする機能だ。例えば、勤務規定や交通費の精算方法など、前述したチャットボットで問い合わせを始めると、それに関連する一連のナレッジを自動表示してくれる。そこで疑問が解決すれば、問い合わせの手間を省くことができる。

このように、ナレッジDBと問い合わせや申請をうまくつなぐことでセルフサービス化が進み、業務のストレスを大幅に解消できる。

ナレッジを作成するツールも優れている。例えば、ナレッジに星印を付けて、評価が低いものがあれば自動的に修正プロセスを発動する機能もある。

5つ目の「業務プロセスのデジタル化」は業務の自動化も視野に入れた機能だ。例えば、勤怠システムの自動監視により、一定以上の欠勤が続いている従業員を見つけると、その上司に本人との面談のタスクを自動的に発動し、人事部との面談の指示を出すことなども可能になる。こうした仕組みにより、ヌケやモレのない人材マネジメントを支援する。従業員エクスペリエンスの向上にも寄与する。

また、従業員を採用した後の入社プロセスを支援することもできる。入社予定の人が実行しなければならないタスクと、上司や人事部がやらなければいけないタスクを看板形式で設定、各業務関係者はその進捗を随時確認しながら、業務を進めることができる。例えば仮採用後、6カ月で本採用に移行する企業なら、6カ月たった時点で自動的に正式採用を通知し、必要な書類へのサインを促すなどが可能だ。

すでに世界で6900社が導入 契約更新率は97%と高レベル

「ServiceNow」は2004年に米国カリフォルニア州で創業し、現在の従業員数は1万4000人を数える。世界で6900社以上の企業がすでに導入し、業務のDXを進めている。導入した企業からは、様々な実績が報告されている。

従業員ワークフローのビジネスバリュー

「ServiceNow」を導入した企業が実現した実績の例。97%という高い契約更新率が、導入効果の確かさを物語っている。

画像を拡大する

ある導入企業は254%のROIを実現し、およそ7.5億円のコスト低減効果を得た。部門横断的なプロセスの合理化によって年間4400時間の業務時間を節約したり、50%の生産性向上や、十数カ所の職場においてわずか2カ月でオフィス予約の仕組みを立ち上げ、4万件のオフィス予約をオンライン化した事例などが報告されている。

最後に桐山氏は「『ServiceNow』のサービスを導入した企業は、おおむね良好な成果を上げています。その証拠として、導入企業の契約更新率は97%と非常に高いです。ぜひ安心して当社にご相談ください」と語り、講演を締めくくった。

お問い合わせ

  • ServiceNow Japan合同会社

    https://www.servicenow.co.jp/contact-us.html

このページのトップに戻る

働き方イノベーションForum2021
Online Seminar -Review-

トップページへ

主催者講演

ソリューション講演

このページのトップに戻る