日経 xTECH Special

DIGITAL Foresight 2022 Summer 主催:日経BP 総合研究所  イノベーションICTラボ DIGITAL Foresight 2022 Summer 主催:日経BP 総合研究所  イノベーションICTラボ

INDEX
  • 間接業務DX/リーガルテック/LegalForce

「間接業務DX」加速のカギを握る
企業活動に不可欠な契約業務の変革

バックオフィス業務の効率を高め、従業員がより付加価値の高い仕事に専念できる環境の実現を目指す「間接業務DX」。この推進が、企業の重要テーマとして認識され始めている。特に企業活動のあらゆる局面についてまわる契約業務の変革は、その主要課題だ。LegalForceでは「リーガルテック」ソリューション「LegalForceキャビネ」の提供を通じて、そうした課題の解消を支援している。

契約業務がはらむリスクを
いかに可視化、管理していくか

株式会社LegalForce
執行役員
営業・マーケティング本部長
浦山 博史 氏

大和田 企業においてDXの推進が重要なテーマとなる中、特に「間接業務DX」に向けた要請が高まっている状況です。中でも契約業務は企業活動でとりわけ重要な領域であり、「リーガルテック」の活用でその効率化を目指そうという動きが活性化しています。

浦山 そもそも契約とは、「権利と義務を形成する当事者間の意思の合致」と定義されます。企業は、契約によって合意がなされた期間中、権利が発生し、義務を負うことになるわけです。したがって、契約行為自体が場合によってはリスクをはらんだものといえるかと思います。

 例えば、契約締結前であれば、契約内容に自社にとって不利益な条項や法律違反が含まれていたり、取引内容自体が、実態と乖離(かいり)しているというリスクをはらんでいる可能性があります。

 一方、契約締結後に意図せずその内容に違反する行為をしてしまう、自動更新規定が盛り込まれているにもかかわらず、期限までに更新に関わる通知や連絡を怠ってしまうなどの管理体制不足が、企業にとって大きなリスクを引き起こす可能性があると捉えることができます。

大和田 なるほど。企業としては、契約締結の前後に存在する、そうしたリスクをしっかりと管理していく必要があるわけですね。

浦山 はい。そうしたリスクを適切に可視化し、管理することでリスクをはらむ契約を回避する判断もできます。

 ただ、リスクを回避するばかりでなく、自社にとって大きな事業のチャンスや企業の価値が向上することにつながるなら、多少リスクが大きくても契約締結を行うというチャレンジングな姿勢が必要になることもあるはずです。

属人化された契約業務での
工数増大とチェック漏れの懸念

大和田 そこではリスクの最小化に資する契約業務のDXというものが求められることになるわけですね。特にクラウドの利用などサブスクリプション型のサービス利用が一般化している今日、先ほど触れられた契約の自動更新をめぐるリスクは、事業遂行上のインパクトも大きいといえそうですね。

浦山 おっしゃるとおりです。そこでの問題は、契約の管理が手作業や人の目によるチェックに委ねられ、属人化してしまっていることだと思います。多くの場合、企業では、契約を取り交わす都度、当事者が誰で、契約の開始日/終了日がいつなのかといった、キーとなる項目をExcelに入力し、台帳化して管理しています。契約管理担当者は、近く更新時期を迎える契約をそのExcel台帳から見つけ出して、担当者にメールでリマインドを送り、自動更新の可否に関わる判断を促すことになります。

 年間10~20件という規模なら問題ないでしょうが、100件とか数百件とかの契約件数になると、そうした属人的な処理では作業負荷が大きく、ミスも起こりやすくなるうえ、チェック漏れの可能性も排除できません。

※講演の一部をOn-Demand形式で視聴いただけます。

契約書をアップロードするだけで
更新リマインドまでを自動化

大和田 御社がリーガルテックのソリューションとして提供している「LegalForceキャビネ」では、そうした問題をどのように解決していますか。

浦山 LegalForceキャビネでは、PDF化した契約書をアップロードいただくだけで、契約書管理に関わるプロセスの自動化が可能です。

 具体的には、まずPDF文書の全文を高精度のOCR機能によりテキスト化し、AIがその内容から、契約の当事者や締結日、開始/終了日、さらに拒絶期限日といった情報を抽出してデータベース化。契約管理者はそこに対し検索をかけて、必要な情報を取り出したり、契約台帳を自動生成してダウロードするといったことが可能です。また、更新期限が近づいた契約については、LegalForceキャビネから自動でメールによるリマインド通知が行われます。

 これにより、すでに不要となっているサービスの契約が知らない間に自動更新されてしまうというリスクを回避でき、さらにそれら一連の契約管理に関わる作業が大幅に効率化できるわけです。

大和田 まさに、企業活動のあらゆる場面において不可欠な契約業務に関わるDXの推進を強力に支援するソリューション。それがLegalForceキャビネだといえるわけですね。

[画像のクリックで拡大表示]
LegalForceキャビネが実現する契約管理業務の自動化
PDF化した契約書をアップロードするだけで、契約管理業務が自動化される

LegalForceキャビネのブランドサイト

https://legalforce-cloud.com/cabinet


PAGE
TOP