2025年4月から国家公務員の改正旅費法や改正私立学校法が施行され、国立大学をはじめとする教育機関では経費精算業務の効率化やガバナンスの強化が一層求められるようになる。紙中心の業務設計からの早急な見直しが検討される今、注目されるのが民間企業への高い導入実績を誇る株式会社コンカーのクラウドサービスだ。教育機関の経費精算業務を効率的なデジタル化で支援する「SAP Concur」について、同社の担当者に話を聞いた。

法改正により求められる
業務の効率化とガバナンス強化

　旅費法（国家公務員等の旅費に関する法律）の改正案が2024年4月に参議院本会議で可決され、2025年4月より施行される。同法では国家公務員の旅費が定額支給から実費支給に変更することが柱となるため、これまでの経費精算業務の見直しが求められている。国立大学でも本法に基づいて旅費規程を定めているため、同様の対応を迫られる。

　また、私立学校法の改正案も可決され、同じく2025年4月から施行される。本法は私立学校のガバナンス強化を目的としていることから、各学校はより公正で透明性のある経費精算業務を実現する必要がある。

　そもそも教育機関では、旅費精算業務が紙中心の設計となっているところが多い。紙の印刷、領収書の貼付、紙の回覧押印、人力による紙のチェックや管理など、そのプロセスはアナログ的な人海戦術となっており、機関全体の生産性を低下させる大きな要因となっている。

　しかも、今回の旅費制度の改正に伴い、定額支給から実費支給に移行することによって提出書類の証憑が増加する。そのため、紙中心の業務設計では生産性がさらに低下するとともに、ガバナンスの担保も一層難しくなると予測される。

　そうした中で注目を集めているのが、精算業務をデジタル化で支援する株式会社コンカーのクラウドサービスだ。同社は世界有数の出張・経費管理クラウドSAP Concurの日本法人。2010年10月に設立されると、14年目となる現時点で国内時価総額トップ100社のうち68社に採用されるなど、高い導入実績を確立している。

　同社・公共営業本部部長の福田貴容氏は、「紙中心の業務設計となっている教育機関に対して、内閣府では競争的研究費における各種事務手続きなどを電子媒体で実施することを推奨しています。弊社では民間企業で得た実績と知見をベースに教育機関へのご提案活動を4年ほど前から開始。現在は10を超える大学でご採用いただくなど、教育機関の旅費精算業務の効率化やガバナンスの強化に努めています」と語る。

経費精算業務の課題を解決する
クラウドサービス「SAP Concur」

　コンカーのSAP Concurは、立替などの経費精算について、事前申請から出張後の精算業務までをデジタル化によって支援するクラウドシステムで、そのカバー領域は大きく3つある。一つは利用者への払い戻しなどの「旅費・立替精算」、そして、学外への支払いで発生する「請求書」と、航空券の手配などの「出張手配」である。いずれも多くの教育機関が紙・アナログ・人海戦術で対応しており、DXにより短期的に大きな効果が得られる領域だ。

　これまで教育機関では、経費精算業務において入力や紙管理、確認作業などに伴う負荷が大きな課題となっていた。また、経費の発生源で現金利用を許容することでガバナンスが効かず、後続の業務にしわ寄せをもたらすというリスクもあった。

　こうした負荷やリスクをSAP Concurでは最新のデジタル技術を用い、大きく4つの「レス化」を実現して解決する。一つは、現金支払いによる空出張や水増し計上などを回避する「キャッシュレス」、次に、負荷のかかる入力を必要としない「入力レス」、そして、手間がかかる紙管理から解放する「ペーパーレス」と、人力による確認作業の負荷を軽減する「承認レス」だ。

　業務のデジタル化は効率アップだけではなく、不正防止を目的とするガバナンスの強化にも大きな効果がある。福田氏は「これまでは、1%未満の悪意ある申請者の不正を抑止するために膨大な労力と時間を費やしていました。しかし、キャッシュレスによる改ざん防止やシステムでの規定自動チェックなどにより、1%未満の悪意ある申請者に不正そのものを諦めさせることができ、その結果、99%以上の善良な教職員の生産性が向上します」と説明する。まさに業務の効率化とガバナンス強化の両立が期待できるシステムなのだ。

監査代行サービスや分析機能も
教育機関の競争力アップに貢献

　SAP Concurではキャッシュレス決済のハードルが高い教職員に向けて、現金決済での手段にも備えている。現金決済により受領した紙の領収書を専用のモバイルアプリで撮影すれば、AI 分析によってデジタル化することが可能になるのだ。

　「専用のモバイルアプリで領収書を撮影すると、日付、金額、支払先など最大6種類の項目を読み取ることができます。証明となるタイムスタンプも付与されるので、その時点で紙の領収書は破棄できます」と福田氏は話す。

　また、目視でのチェックを必要とする箇所については、監査代行（アウトソーシング）のサービスもある。 チェック業務の前後など、任意のタイミングに監査代行を組み込むことで見逃しを確実に防ぐのだ。福田氏は「自動チェックで確認業務を半減できますが、残りの半分を目視でチェックするのが監査代行のサービスです。任意のタイミングで監査代行を挟むことによって承認業務が形骸化せず、より厳密にチェックすることが可能になります」と語る。

　その後、電子化された証憑はConcur上で法律に基づき適切に管理・保管される。併せて、Concur内で処理された経費や支払に関するデータもクラウド上に保管されていく。

　管理されたデータからは、研究費や一般経費の消費状況を可視化し、総合的な分析運用も可能となる。分析機能では、規定違反・例外申請が多い教員や、違反されやすい規定を検出できるため、潜在的な不正の抑止など、実績データに基づいた効果測定と改善アクションが可能となる。

　コンカーが民間企業、学校法人などへのヒアリングを元に分析したところ、SAP Concur導入によるデジタル化によって紙処理業務は94%削減し、紙処理以外の業務も48%削減されたというデータが出ている。福田氏は加えて、「試算結果では、1申請当たり約56分かかっていた出張申請の所要時間も約22分に短縮されています」と、その効果を話す。

　グローバル化や少子化が進む今、日本の教育機関にはこれまで以上に厳しい競争の波が押し寄せようとしている。研究費管理、学内経費管理のデジタル化を通じて、業務の効率化やガバナンス強化を図り、高い競争力をつけることが大切ではないだろうか。