日経クロステック Special リサーチ「ITデバイスの購買に関する実態調査」によると、ITデバイス購買におけるベンダーとの伝達手段に「電子メール」を利用していると回答した企業が8割に上った。発注先ベンダーが提供する発注システム、購買・発注ツール（パッケージ製品やそれ以外）など、購買のオンライン化を導入している企業は、48.2%だった（グラフ1 - 発注先ベンダーが提供する発注システム、購買・発注ツールの回答数の合計値）。

伝達手段に電子メールを利用している企業の方が、見積取得から注文完了まで１週間以上の日数がかかっている割合が高くなっており、ITデバイスの購買プロセスに手間や時間、非効率性を感じていた（グラフ2）。

その一方で発注先ベンダーが提供する発注システムを利用している企業は、見積取得から注文完了まで１週間以内で完了している割合が高い。また、見積取得から注文までオンラインで完結することで、プロセスの迅速化、間違いの減少、トータルコストの削減、生産的な時間の増加を実感している（グラフ4）。また、オンライン化で完結することの懸念を感じる割合が低いという回答だった（グラフ5）。

「ITデバイスの購買に関する実態調査」297件のうち、8割の企業がITデバイスの購買におけるベンダーとの伝達手段に「電子メール」と回答。「発注先ベンダーが提供する発注システムを利用している企業」は20.9%、購買・発注ツール（AribaやCoupaなどのパッケージ製品）が14.8%、購買・発注ツール（パッケージ製品以外、もしくは不明）が12️.5%、その他8.4%、わからない7.4%という結果だった。

ベンダーとの伝達手段別に見積取得から注文完了の平均営業日数を比較したところ、「発注先ベンダーが提供する発注システム」を利用している企業の50.0%は、見積依頼から注文完了までの平均営業日数は１週間以内と回答している。その一方で、ベンダーとの伝達手段に「電子メール」の伝達を利用している企業の47.9％が、見積依頼から注文完了までの平均営業日数が１週間以上かかっている。

ITデバイスの見積を取得するにあたり、現在のプロセスについて感じているところをベンダーとの伝達手段別に比較した結果、「特に不満はない」と回答した企業は「発注先ベンダーが提供する発注システム」利用企業が43.5%だったのに対し、「電子メール」利用企業は35.7%だった。

この設問への自由回答から課題に感じているコメントを確認したところ、「電子メール」を利用している企業からは、「相見積で、条件を揃えたいがなかなか揃わない」、「本当に同程度の性能なのか、判断が難しい」、「見積価格に対する交渉などが不可能になるため、オンラインでシステマチックにできた方が良いとも一概に言えない」、といった相見積を揃えることの手間・難しさや、コミュニケーションに関する課題についてのコメントが多くあった。一方で、「発注先ベンダーが提供する発注システム」を利用している企業からは、見積取得についてネガティブなコメントが少なかった。

ITデバイスの見積取得や発注をオンラインで完結できる場合の効果に対する設問では「発注先ベンダーが提供する発注システム」を利用している企業が、「プロセスの迅速化（回答数:157）」、「間違いの減少（回答数：98）」、「生産的な時間の増加（回答数：76）」、「調達のトータルコストの節減（回答数：67）」、「統制/ガバナンスの向上（回答数：44）」、「その他（回答数：13）」という結果である。

ITデバイスの購買におけるベンダーとの伝達手段に、「発注先ベンダーが提供する発注システム」利用企業は20.9%と「電子メール」利用企業の80.1%に比べ1/4と少ない（グラフ1）。しかし、「発注先ベンダーが提供する発注システム」利用企業からは、オンラインで完結できる場合の効果について最も多くの回答が寄せられていることから、ITデバイス調達をオンラインで完結している企業ほど効果を実感していることが伺える。

ITデバイスの見積取得や発注をオンラインで完結できる場合の懸念や課題に対する設問では、「電子メール」利用企業から「間違いの増加」、「調達のトータルコストの増加」、「統制/ガバナンスの低下」など、課題や懸念に関する回答が多く寄せられた。

「電子メール」利用企業は、ITデバイスの見積取得から発注までのプロセスをオンラインで完結できることに課題や懸念に関する回答が多く寄せられた一方で、「発注先ベンダーが提供する発注システム」、「購買・発注ツール（パッケージ製品、それ以外を含む）」の利用企業からの懸念や不安のコメント数は少ない結果となった。

既にITデバイス調達をオンラインで完結している企業は、課題や懸念よりも、その効果や価値を実感していることが伺える。

ITデバイスの電子調達サービス「プレミアページ」を提供し、IT部門が抱える業務のデジタル化を支援しているデル・テクノロジーズの武本氏は、この調査結果について「日頃、お客様から伺っている生の声を裏付ける結果でした」と述べる。

「電子メールでITデバイスの見積取得から注文まで完了している」お客様からは、プロセスに時間がかかることに課題を感じているとの声が多く寄せられるという。そのようなお客様に、PCや周辺機器、サーバー、ストレージの調達を顧客専用のWebページから行えるオンライン調達プラットフォーム「プレミアページ」を紹介すると、「画面のわかりやすさ」、「見積取得から注文完了」までのプロセスを標準化しつつ権限移譲により負荷分散できる点など高く評価されるという。

最短で1〜２営業日で開設できるプレミアページのアカウント（無料）
プレミアページのアカウント開設や利用コストは無料で、組織で指定した構成やカスタマイズした構成での正式な見積の作成や保存などを「プレミアページ」で行える。保存した見積で発注をWebで完結できるため、発注ベンダーとの情報伝達の手間や労力を大幅に削減できる。

製品検索〜選定〜見積作成までのプロセスが簡便
プレミアページは、画面がシンプルで分かりやすい。ITデバイスの製品検索や選定、見積作成を個人で行い、権限によっては発注も可能なので、組織としての購買業務を標準化しながら負荷を分散できる。また、注文の処理状況をプレミアページで一元的に把握できるため、IT部門による営業担当者経由での発注や購買の履歴の「見える化」が可能。また、過去2年分の納期実績・目安を確認できる。

負荷を分散しながらミスを起こさないプロセス設計
プレミアページでは、ユーザーごとに見積や発注、ユーザー管理などの権限を割り当てることが可能だ。個人での見積の取得、または発注まで可能な権限。所属する部門で利用するITデバイスの見積取得、発注、またはユーザーの管理。さらに組織全体の見積取得、発注、ユーザーやグループ管理など、ユーザーや組織単位で権限を設定することで、組織としての購買業務を標準化しながら負荷を分散できる。

また、顧客の調達管理システムとプレミアページを連携することで、調達システムへの二重登録や注文エラーなどを排除できる。支払い方法についても契約に応じた支払い方法がプリセットされている。

価格や機能などの不明点は、専門家がアドバイス
プレミアページで製品の検索や価格、機能などの不明点が発生した際には「プレミア ヘルプデスク」を通じて、ITアドバイザーにいつでも相談できる。また、必要に応じて専任の営業担当者が迅速で柔軟に対応し、スムーズな調達をサポートする。このハイブリッドな顧客サポートはDellプレミアならではの特長だ。

ITの専門家集団であるIT部門が「DX推進の旗振り役」として期待されている今日、調達プロセスのオンライン化による業務効率化とコスト削減が欠かせない。そのような課題の解決に「プレミアページ」が役立てるはずだ。

「ITデバイスの購買時の伝達手段に『電子メール』を利用しているお客様は、ぜひ無料で『プレミアページ』のアカウントを開設し、その価値を実感してほしい」と武本氏は述べる。
この機会にアカウントを開設してみてほしい。

※本記事のグラフの内訳は小数点第一位までを表示した。そのため端数処理の関係で内訳の和が100％にならない場合がある。