- 業務改善｜Smartsheet Japan
非定型業務の効率化を
脱Excelのアプローチにより進める
企業の現場で実践される非定型な業務管理では、一般にExcelが多用されている。しかし、表計算ソフトであるExcelは業務管理のためのツールではなく、チームで活用する場合、ユーザーは様々な課題に直面することになる。そこで必要なのは、業務管理における脱Excel化だ。「Smartsheet」は、Excelで管理している業務を置き換え、業務管理の効率化をトータルに支援する製品だ。（聞き手：日経BP 総合研究所 フェロー 林 哲史）
様々な企業に採用されている
CWM領域をリードするソリューション
社長執行役員
嘉規 邦伸 氏
林 まずは、Smartsheetについて簡単にご紹介いただけますでしょうか。
嘉規 Smartsheetは、米ワシントン州シアトル近郊のベルビューに本社を置く、CWM（コラボレーティブ・ワーク・マネジメント）の領域で市場を牽引するベンダーです。当社が提供する製品「Smartsheet」は、フォーチュン100に名を連ねる企業の90％に採用されているという実績を持っています。こうした数字からも、当社製品が様々な企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を支援しているという事実をご理解いただけるものと思います。
林 Smartsheetでは、どのような業務プロセスの改善に貢献するのでしょうか。
嘉規 企業には大きく2つの業務プロセスがあるものと考えます。1つは、あらゆる企業に共通な確立されたプロセスです。ここはシステム化が行いやすい部分で、例えばERPやCRM、HCMなどのパッケージが適用されるようなところですね。一方、もう1つが企業によって固定化されにくい業務プロセスです。例えばプロジェクト管理やベンダー管理、あるいは稟議のプロセス、受発注や請求書・支払いの管理なども個々の会社によって異なるものといえるでしょう。Smartsheetが対応できる業務範囲とは、まさにそうした変動的なプロセスです。
業務管理でのExcelからの脱却が
非効率性解消の鍵に
林 そうしたところは、通常ではExcelの活用によってまかなわれることが多い業務プロセスだといえそうですね。
嘉規 おっしゃる通りです。Smartsheet自体、Excelのようなかたちで情報を蓄積する「シート」を中心に、シートから必要な情報を抽出してリアルタイムで可視化する「ダッシュボード」、より詳細な情報を見せる「レポート」という3つのパーツをコアに、シートにデータを入力するフォームやワークフロー、各種関数などの機能で構成されています。
林 Smartsheetを活用した際には、Excelを使った業務管理に比べてどのような優位点があるのでしょうか。
嘉規 日本の企業では、実に多種多様な業務管理でExcelが多用されており、さながら「Excel王国」とでもいえる状況があります。それについてぜひとも強調しておきたいのが、Excelは業務管理には不向きであるという事実です。実際、Excelを使っているユーザーでは、「シートの最新版がどれだか分からない」「変更箇所が明確でない」「バージョンがどんどん増えていって管理が非常に煩雑化してしまう」「細かな権限付与が行えない」「シートのメンテナンスが属人化してしまう」など、様々な課題に直面しているケースが多いと思います。
林 そもそもExcel自体、表計算ソフトで業務管理のためのツールではないということですね。
嘉規 そういうことです。業務管理の効率化を目指すには、Smartsheetの活用によって、Excelから脱却していただくところがスタートになるというのが我々のメッセージなのです。例えば帳票・見積作成をSmartsheetで行うケースを簡単に紹介しますと、まずは社内の担当者が見積を作成するために必要なデータを入力できるフォームをノーコードで作り、関係者にデータの入力を依頼します。入力されたデータはシートに展開され、見積書のイメージとしてWeb経由で社内外に公開したり、任意の宛先にメール送信したりといった機能がSmartsheet上でトータルかつ簡単に構築できます。このとき、シートの1行ごとに任意のワークフローをノーコードで組み込んで、業務の自動化を図ることもできます。
優位点を体験することで
DXへの参加意識が高まる
林 Smartsheetはまさに、業務管理の効率化を念頭に開発されたツールであるというわけですね。そうした意味では、今ご紹介いただいたExcelで行っていた業務の置き換えという枠組みを越えて、より広範な活用が可能となりそうですね。
嘉規 はい。それについては事例を紹介します。グローバルにビジネスを展開する、ある農業系企業のケースです。この企業では様々な領域でSmartsheetを使っていただいています。なかでも特徴的なのが、全社的な安全管理での活用です。研究現場であるラボや研究農場の各現場から、事故や安全管理上の問題の発生や危険箇所などについて、担当者がスマートフォン上のフォームを使って「危険管理室」へとリアルタムに報告します。そこから同部署による問題への対応を促したり、社内関係者へとダッシュボードを使って周知したりするといった一連の業務が、Smartsheetによって実現されています。こうした仕組みの構築によって、この会社では、これまで年間130件程度発生していた安全管理上の問題が10件にまで削減されるという成果を上げることができています。
林 これまで煩雑なプロセスだったインシデント対応の迅速化や、多様な業務に関わる各種情報の可視化や作業の自動化が、Smartsheetによって実現しているわけですね。それによりもたらされる高度な利便性を現場の方々が身を持って体験することで、DXの取り組みに対する従業員の参画意識が自ずと高まるという成果も期待できますね。
