- AI×業務効率化｜think-cell Japan
わかりやすいプレゼン資料を素早く作成し
データの言語化による生産性向上を目指す
見やすく伝わりやすいプレゼン資料があれば、意図が受け手にスムーズに伝わる。多くのビジネスパーソンは、資料作成に多くの時間をかけられず、完成度の低い資料でプレゼンする結果となり、コミュニケーションが上手くできないことも多い。think-cellはドイツ発祥の企業で、グラフを駆使した資料を素早くきれいに作成できるパワーポイントのアドインツールを提供している。資料作成業務をツールにより効率化し、プレゼンによるコミュニケーションを円滑にするポイントを見ていく。（聞き手：林 哲史 日経BP 総合研究所 フェロー）
資料作成からプレゼンまでに潜む
生産性悪化の負のスパイラル
代表取締役社長
松塚 展国 氏
林 まずthink-cell Japanについて教えてください。
松塚 他者を説得するためのプロフェッショナルな資料を作るのには多くの人手がかかります。これを半ば自動化し、資料作成時間を70％削減できるツールがthink-cellです。ドイツ発祥の企業の日本法人として2年前に設立したのがthink-cell Japanです。
林 プレゼンテーション資料の作成や利用にはどんな問題があるのでしょう。
松塚 パワーポイントの5つの事実をお伝えします。1つ目は、パワーポイントを使っている人は、週に平均10時間も資料を作成しています。2つ目は、世界では毎日300万回のプレゼンが行われていること。日本だけでも推定10万回に上ります。3つ目はマイクロソフトの調査によると、品質の低いプレゼンにより毎日300億円以上の機会損失が起きています。4つ目は、過去1カ月間に84％の人が聞き手としてわかりにくいプレゼンを体験していること。最後の5つ目は、相手に伝わらないコミュニケーションにより、メールやチャットが増加したり、資料修正や打ち合わせが増えたりしていることです。資料を作成してプレゼンを実施する一連のコミュニケーションに負のスパイラルが生じ、生産性が悪化していることがわかります。
わかりやすいグラフを短時間で作り
プレゼン資料作成の業務を改善
林 負のスパイラルを断ち切るにはどうしたらいいのでしょうか。
松塚 キーポイントは「分かりやすく作る」「素早く作る」の2つです。まず分かりやすく作ることから説明しましょう。分かりづらいプレゼンの一番の理由は、情報の見せ方やグラフの見せ方がよくないことです。プレゼン資料に表でデータを掲載していても、受け手にはリスクやチャンスについての情報が直感的には伝わりません。適切なグラフで要点を伝える「データの言語化」が求められるのです。
林 具体的な例を教えてください。
松塚 表からグラフにするだけでも、経時変化など全体のイメージが伝わります。その上で、動向の転換点や、特筆すべき変化などをグラフに重ねて記すことで、データが言語化できるのです。例えば、電通が作成した日本の広告市場動向のデータをグラフにした場合、グラフにすることで全体の成長は伝わりますが、それ以上の詳細情報は伝わりにくいです。ここで、グラフに要素を足して「インターネットが市場を牽引していること」「コロナ禍を期に成長が回復していること」などを示すことで、分かりやすさが格段に向上します。
林 しかし、分かりやすいグラフを作成するのは難しいと思います。
松塚 think-cellなら、分かりやすさと作成時間の削減を両立できます。think-cellはパワーポイントにアドインして利用するツールです。エクセルからデータをコピー＆ペーストするだけで、グラフ化、色の調整や強調、要素の追加などが簡単に行えます。成長率などを示す場合は、自動で計算もしてくれます。誰でも直感的に素早く、分かりやすいグラフを作れます。工程を管理するガントチャートを作成するような場合は、カレンダー機能があるので工程が遅延したときの作り直しも簡単です。エクセルやTableau（タブロー）とのデータの自動連携も可能です。
AIの活用でさらに効率化
将来に向けたAI開発にも取り組む
林 生成AI（人工知能）などで資料作成が効率化できるようになっていますが、プレゼン資料作成にAIはどのように関わってきますか。
松塚 AI活用のプロダクトを、2024年から25年にかけて2つ提供する予定です。1つが「Library（ライブラリー）」です。自社内の資料を共有フォルダーに格納することで、AIがテキストやグラフを解析して知識の共有を可能にするものです。「アジアの自動車業界」などと作りたい資料のタスクを入力すると、関連する過去のプレゼン資料などが表示されます。もう1つが「Ask Brain（アスクブレイン）」です。AIチャットボットで、パワーポイント資料の翻訳やサマリー、リスト作成などを実行します。
林 資料作成とAIはますます連携していきそうですね。
松塚 一方で、本質的な資料作成でのAI活用には難しい問題があります。正しい資料とはなにかという教師データがないこと、テキスト化されていないグラフをどのように言語化して判断するかということなどです。これらの課題解決を含めて、グラフ作成に適したAIモデルの作成にもthink-cellは取り組んでいます。
林 プレゼン作成に悩む皆さんにメッセージをお願いします。
松塚 パワーポイントで作成した資料は、使いこなせば生産性を向上できること、データのビジュアライゼーションは意思決定のスピードを早くできることを理解してもらいたいと思います。そのためにもthink-cellを活用して、分かりやすい資料を素早く作成する武器を手に入れてください。
