ログの活用でさらにホワイトな職場環境へ 勤怠管理システムとの連携により
打刻ミスやサービス残業を防止

従来、当社では部門ごとに異なるツールを用いてそれぞれにPCを管理してきました。しかし、有事の際に全社的な統制が取れなくなるリスクを避けるため、別のメーカーの資産管理ツールに統一し、IT推進部で一括管理することに。その後、当社が属するTISインテックグループ全体でガバナンスを強化していくことになり、クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」に統一する方針が出されました。すでにグループ内の企業で長年活用されてきた実績があり、利用している勤怠管理システムとの連携にも対応していたため、入れ替えには安心感がありました。現在は、部門ごとに「SKYSEA Client View」の管理機を置き、業務内容や勤務実態に即してPCを管理。デバイス制御などはIT推進部が全社的に管理しています。

当社がBPOやコンサルティングなどの業務で扱うのは、“お客様のお客様”である顧客に関するデータなどの個人情報です。当然ながらその取り扱いには細心の注意を払っており、社内にセキュリティエリアを設けて私物の持ち込みやカメラの使用を禁じるなど、厳重なルールを敷いています。とはいえ、ランサムウェア感染などが発生する可能性はゼロではないため、原因究明や再発防止に素早く取りかかれる体制づくりも重要です。しかし、以前はログを検索する際の動作が重く、時間を要していました。一方「SKYSEA Client View」では素早く結果が表示され、知りたい情報にスムーズにたどり着けるので、万が一の際も迅速に対応することが可能です。

以前は、出勤・退勤時に各自がPCやスマートフォンから勤怠管理システムを立ち上げ、手入力で打刻していました。しかし、勤務実態の報告など出退勤の記録が必要な場面に備えるには、客観的なデータを残す必要があります。そこで、グループ内の企業ですでに活用されていた、勤怠管理システムと「SKYSEA Client View」との連携を当社でも導入。PCのログオン・ログオフデータから自動で勤怠管理システムに打刻される仕組みを整えました。オフィスフロアへの入退館データと併せて活用しており、例えば出勤時には、入館とログオンのうち早い方の時刻が勤怠管理システムに登録されるようになっています。

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また、この連携は従業員の手入力による手間や打刻忘れなどをなくすだけでなく、サービス残業の防止にもつながりました。PCを立ち上げると勤怠管理システムに記録が残るため、申請していない時間外労働の抑止に役立っています。

そのほか、当社ではUSBメモリをはじめとした外部記憶媒体の使用を基本的には禁止していますが、お客様先の業務都合などにより必要になるケースもあります。そうした場合は事前に申し出てもらい、申請された期間外は使用できないよう「SKYSEA Client View」で設定した上で貸し出しています。申請から使用許可までの一連の流れはシステム上に記録として残し、クリアな運用を心掛けています。

当社では、今後も社内のガバナンス強化を進めるにあたって、「SKYSEA Client View」の活用の幅をさらに広げていく予定です。その中で、業務効率化やセキュリティ強化に向けたデータ分析については「レポート」機能も併せて活用していきたいと考えています。また、テレワーク中の従業員や離れた拠点からの問い合わせに応えることも、IT推進部の重要な業務の一つです。問い合わせがあった際は迅速に対応できるよう、「リモート操作」機能のオプション追加も検討しています。