リコーのイノベーション推進グループが挑む
人とAIのためのコンテキストレイヤー整備

AI（人工知能）を業務成果につなげるには、人とAIの双方が業務の背景や意思決定の文脈（コンテキスト）をつかめるようデータを準備する「コンテキストレイヤー」の整備が欠かせない。リコーのイノベーション推進グループでは、「Notion」を人とAIのためのコンテキストレイヤーとして活用し、会議の記録やタスク、文書をプロジェクトごとにひも付け、AIにも文脈が伝わる環境を整えてきた。その結果、週次報告の準備がほぼゼロになるなどの効果が表れている。

　リコー イノベーション推進グループが進めるNotion活用で最も大きな効果が表れたのが、週次の定例会議に向けた報告づくりだ。1週間分の議事録やタスク、文書をNotion AIが読み込み、共有のAIスキルで週次報告をつくる。5人が月20時間ほどかけていた準備はほぼゼロになり、年間で約240時間の削減になる計算だ。

　リコーのDX本部 DX企画センター IT改革室 イノベーション推進グループ グループリーダーの櫻井陽一氏は「AIがまとめた事実を基に、会議では議論や対策に集中できるようになりました」と話す。会議の記録などから仕様書のたたき台やモックアプリをAIでつくり、PDCAの高速化にも生かしている。

　櫻井氏が所属するグループは、IT部門の業務変革に向けたAI活用と、全社のAIガバナンスを担う。業務の約6割がプロジェクト推進で、会議や資料作成が多い。だが情報はPowerPointやExcel、OneNote、Teamsなどに分散し、書き方もまちまちだった。全体像がつかみにくく、AIに文脈ごと理解させるのも難しかった。

　「人が全体像を把握できなければ、AIも正しく答えられません。人が分かるようにすると同時に、AIも文脈を理解できる状態にする必要がありました」と櫻井氏は振り返る。特に重視したのが、物事の多くが決まる会議の情報をAIに渡すことだ。

人とAIが同じ場所で働く
AIを個人でなく組織で使う

　櫻井氏らがまず試した既存のノートアプリはAI機能やタスク管理が弱く、無料ツールとAI拡張機能の組み合わせだと設定の手間がかかり、チームメンバーへの展開が難しかった。そこで注目したのがNotionだ。Notion Labs Japan Solution Consultantの今泉将矢氏は、AI活用では「人が仕事をする場所とAIが仕事をする場所が同じことが重要」と説明する。人の仕事から生まれた文脈をAIが活用し、その出力を人が確認して次の仕事につなげる。「Notionは、こうした情報の蓄積と、人とAIの協働を同じ環境で支えるコンテキストレイヤーになる」（今泉氏）

　櫻井氏は今泉氏の説明に「まさにこれだ」と感じたという。試してみると、非エンジニアが多いグループでも日々の業務で情報をデータベースにため、議事録やタスク、文書をプロジェクトごとに整理できた。会議の記録を意思決定の背景と結びつけて残せるため、後から「どういう文脈で話していたか」をAIで確認することもできる。

　AIの使い方をチームで共有できる点も大きい。業務の手順や確認の観点をAIへの指示としてまとめた「AIスキル」は、1人がつくれば全員が使える。仕事の進め方を標準化でき、「AI活用は個人で終わらせない」ことにつながると櫻井氏は評価する。

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　Notion導入は小さく始めた。同グループは2025年10月にビジネスプランで試行を始め、活用の様子を見た上司の後押しで2026年4月、エンタープライズプランを契約した。セキュリティや利用ルールを整えて同6月に先行展開を終え、利用者は約50人に広がっている。

　一方で、移行には慣れが必要で、使いこなせる人とそうでない人の差も出ている。今後は上位職も巻き込み、経営層とも組織全体の文脈をリアルタイムで共有したい考えだ。テンプレートやAIスキル、教育をセットで広げ、人にもAIにも判断の文脈を正しく渡せる「AI-Ready」な状態を目指す。

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