生産性を飛躍的に高めるためには、いつでもどこでも社内外の人たちと協業できる環境が必要になる。
こうした環境の整備に役立つツールとは?

生産性向上の秘訣は「ワーク・フォー・ワーク」の排除

Dropbox Japan ソリューションアーキテクト 保坂 大輔 氏

Dropbox Japan

ソリューションアーキテクト

保坂 大輔

 「業務の生産性を高める秘訣は『ワーク・フォー・ワーク』、すなわち本業を進めるために発生する付加価値の低い作業をなくすことです」。このように力説するのは、Dropbox Japanの保坂大輔氏である。

 同氏は、様々な仕事のIT化が進むとともに、画像や音声など膨大な容量の電子データが増えた現在、ファイルの操作に関する非効率な作業が急増していると指摘する。

 例えば、電子メールにファイルを添付する場合でも、容量制限のために送り返されてしまい、ほかの手段で受け渡すことになったという経験をお持ちの方も少なくないだろう。ファイルサーバーで電子データを共有している場合は、オフィスに行かないと仕事が進まないという状況にもなる。電子データが、働き方改革の足かせになるケースも少なくないのだ。

 こうした課題を解決するソリューションが「Dropbox Business」である。一般消費者に広く普及している「Dropbox」で提供されているファイルのバージョン管理や、誤って削除したファイルの復元などの利便性の高い機能に加えて、ユーザーの管理機能や監査ログをはじめとしてビジネス用途で役立つ機能が追加されていることが大きな特徴だ。

 インターネットにつながる環境があれば、いつでもどこでも、どんなデバイスからでもウェブブラウザー上で利用できる。自分が保存したファイルを社内外のユーザーと共有することも可能。共有したファイルをプレビューする機能も備えている。プレビュー画面にコメントを残すことも可能だ。

共同作業用ツールの導入で会議の数を大きく削減

 チームでのコラボレーションに役立つのが「Paper」という共同作業用ツールだ。これは、ブラウザー上でドキュメントを作成できるツール。複数のユーザーが同時に1つのドキュメントを共有して編集できることが大きな特徴だ。プロジェクトごとにドキュメントを用意して、チームメンバーのそれぞれがアイデアやタスクリスト、参考資料などを書き込むといった使い方ができる。作成したドキュメントはDropbox内に保存される仕組みだ。

 このほか、ドキュメントに含まれるテキストや画像などにコメントを付けながらメンバー間で議論するSNS(交流サイト)のように絵文字やスタンプで感情を表すような機能も提供している。

 保坂氏によると、Paperを活用している顧客企業では、会議の時間が削減できているという。同氏は「日本企業がワーク・フォー・ワークを削減していくことに貢献できると考えています」と強調した。

Dropbox PaperはWebブラウザベースとなるリアルタイムのコミュニケーションツールである。チーム全員・全てのコンテンツを同じスペースに集約して管理できる。

Dropbox PaperはWebブラウザベースとなるリアルタイムのコミュニケーションツールである。
チーム全員・全てのコンテンツを同じスペースに集約して管理できる。

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お問い合わせ先

Dropbox Japan株式会社

URL ● https://www.dropbox.com/ja/about

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