Office 365 ProPlusとは、何か。これまでの Office と何が違うのか。日本マイクロソフトでは、そんな疑問に答え、最新機能を体験できるハンズオンセミナーを開催している。参加者にとって新しい発見が必ずある本セミナーの見どころを抄録する。

知らないと損する
便利な最新機能

日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365ビジネス本部 製品マーケティング部
プロダクトマーケティングマネージャー
広瀬 友美 氏

3月14日、日本マイクロソフト本社の会議室には、男女十数人の企業ユーザーが集まった。各々の手元には、Office 365 ProPlusがインストールされたSurfaceデバイスが並ぶ。これを使い、ハンズオン形式で実際に最新機能を使った新しい働き方を体験してみようというのが、本セミナーの趣旨だ。

「Office 365 ProPlusは、クラウドサービスのサブスクリプション版のOfficeです。オンプレミス版とは異なり、継続的な機能追加で、常に最新の機能をご利用いただけます」と、この日講師を務めた日本マイクロソフトで Office のプロダクトマーケティングを担当している広瀬友美氏は説明する。「分かりやすいように、今から約3年前のオンプレミス版 Office 2016 リリース時を基点にお話しますが、継続的な機能追加を行ってきたOffice 365 ProPlus との機能差は、3年間で 320 以上ありました。この差が、生産性の差にもつながります」オンプレミス版の Office はリリース時の機能がすべて。一方、Office 365 ProPlus は、継続的に機能を追加して進化していくため、私たちの働き方やビジネスニーズの変化にも常に最新の機能で対応できるという。

では、Office 365 ProPlusを使うことで、仕事はどう変わるのか。その一つが、チームワークの促進。これを実現するツールが、Microsoft Teams(以下Teams)だ。Teamsは、チームの情報を集約するハブである。チャットの会話履歴も、ファイルも、アプリも、スケジュールも、会議やコールも、業務に必要な情報はすべて Teamsで確認できるため、必要な情報を探しにいく手間が省ける。

今回のハンズオン セミナーでは、マイクロソフトの社内で実際に活用されているように、TeamsやOffice の最新機能を使った新しい働き方を体験した。

知らないと損する
便利な最新機能

最初に試したのは、Excelのリアルタイム共同編集だ。Teamsで共有されているリンクからアクセスし、デスクトップ版のExcelでファイルを開く。「Office 365 ProPlusでは、1つのファイルを複数のメンバーで同時に編集することができます。オンプレミス版のようにファイルがロックされないため、他の人の作業が終わるのを待つ必要がなく、いつでも必要な時に必要な作業を各自が行えます」参加者が入力したデータは、リアルタイムに全員の画面に反映されていく。

バックアップはクラウド側で自動で取得されるため、過去のデータに戻すこともワンクリックで可能。クラウドと連携することで、作業の自由度やリアルタイム性が高まるだけでなく、プロジェクトの履歴や大切なデータの保全にも役立つというわけだ。

さらに、AIを活用したインテリジェント機能を使えば、データ分析もスピーディーに行える。Excelの最新機能である「アイデア」は、ボタンをクリックするだけで、Excelがデータを自動分析して大まかな傾向をグラフとともに教えてくれる。

データ量が多くなればなるほど分析して意味のある傾向を見つけるのは大変になります。そういった “作業” はAIにお願いしましょう。Excelが教えてくれる大まかな傾向を基に着眼点を絞ることで、データ分析を効率的に進めることができます

デザイン作業は
AIに任せて内容に集中

AIを使った効率化は、PowerPointでも実感することができる。セミナーでは、サンプル ファイルをもとに、プレゼン資料の作成を体験。まずは表紙作りにトライした。といっても、あらかじめタイトルの文字だけが記載してあったスライドに写真を挿入するだけ。PowerPoint が自動的にデザイン案を複数提案してくれる。

中身のスライドも、テキストにタイムラインが含まれていれば、自動でSmartArt グラフィックを使ったデザインを提案。箇条書きにしたリストやプロセスなども同様に、分かりやすく伝わりやすいデザインを提案してくれる。

プレゼン資料を作成するとき、デザインに時間がかかり、肝心の内容が詰め切れなかった・・・という苦い経験、皆さん一度はあるのではないかと思います。デザインは AI にお願いしましょう。”作業” を AI に任せることで、私たちユーザーは人間が頭で考える必要のある部分により多くの時間を割くことができます

ビジネス文書を
ワンクリックで翻訳

昨今のビジネスでは、契約書や議事録などコンテンツの多言語化が求められる機会が増えている。最新のOfficeでは、ドキュメントの翻訳もワンクリック。セミナーでは、英語の契約書サンプルをベースに、好きな言語への翻訳を体験。選択か所の翻訳だけでなくファイル全体を翻訳することもできる。現在60を超える言語に対応しているため大抵のビジネスニーズに対応できる。

この翻訳機能はWordだけでなく、Excel、PowerPoint、OneNoteにも含まれています。グローバル化が進み、様々な国の方と一緒に仕事をする機会が今後さらに多くなると思いますが、翻訳機能を活用することで、言語の壁を意識することなく、必要なコミュニケーションができるのは大きなメリットです

メンションとクラウド添付で効率的に、
そして安全に情報を共有

次は、Wordで翻訳した契約書ファイルを隣の人にメールで送るという課題が出された。使用するのは、おなじみのOutlookだ。ただし、ここで体験するのは「クラウド添付」。送るのはクラウド上のリンクのみなので、容量の大きなファイルであっても安心して扱える。また、メールの受信者のみがアクセスできるように設定するなど適切なアクセス権を設定することで、万一メールが意図せず転送されても権限のないユーザーはファイルにアクセスできないため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができるのは心強い。クラウド上のファイルを開くため、常に最新の情報を確認できるのも特長だ。

メールの本文に@記号を付けて相手の名前を入れると、宛先に自動でアドレスが入ります。さらに@メンションで送られたメールは、受信トレイで一目で分かるため相手の注意を引きつけることができます。この@メンションは、Teamsで共同作業をする際にも使える便利な機能です

Teamsを使った
ビデオ会議で本日のまとめ

日々の業務で活用するExcel、PowerPoint、Word、Outlookの便利な最新機能を一通り体験したところで、最後はセミナーの質疑応答を兼ねたビデオ会議にチャレンジ。難しいことは何もない。Teamsの予定表にある「会議」を選びし、「参加」ボタンをクリックするだけだ。モニターにチームメンバーの顔が並ぶ。Teamsのビデオ会議には、背景をぼかす機能が付いているので、社内や家の中のプライバシーを守りつつ、どこからでも安心して会議に参加できるのが嬉しい。

「Office 365 ProPlus の AIを活用した最新機能とクラウドサービスとの連携で、今よりもっと便利に、もっと多くのことを、セキュリティを確保しながら実現することができます。本日ご紹介した機能は今現在の最新機能です。私たちの働き方も、ビジネスニーズも継続的に変化しています。Office 365 ProPlus はその変化に対応できるよう、今後も継続的に新機能を追加し進化していきます。そのため、リリース時の機能で止まってしまうオンプレミス版よりも、クラウドサービスのサブスクリプション版の Office 365 ProPlus を強くお勧めします」

日本マイクロソフトでは、今後もこうしたハンズオンセミナーを定期的に開催していくという。この機会を活用し、最新機能を活用した新しい働き方を実際に体験してみてはいかがだろう。きっと新たな発見があるはずだ。

毎日の業務に役立つ
Office 365 ProPlusの
最新機能をぜひご体験ください。

オンプレミス版のOfficeにはないOffice 365 ProPlusの魅力を、ビジネスの現場で働くみなさんに知っていただきたい。そのような思いでハンズオンセミナーを開催することにしました。実際に最新機能を使っていただくことで、「こんなに便利なんだ」「使ってみたい」という参加者様のお声や表情を覗うことができ、非常に手応えを感じています。

オンプレミス版の Office はリリース時の機能がすべてですが、Office 365 ProPlus は、継続的に機能を追加して進化していきます。たとえば、チームワークを促進するリアルタイム コラボレーションやセキュリティ面での強化、AI を活用した機能でユーザーの生産性を助けることができるといった、皆さんの働き方自体を変えることのできる機能が Office 365 ProPlus には備わっています。

ハンズオンセミナーは、その価値を実感していただくのに最適な機会です。皆様のご参加をお待ちしております。

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