「組織」の働き方改革を
可視化・分析ベストプラクティスから学べる組織へ

日本ビジネスシステムズ株式会社

個人のみならず組織としての生産性を高め、業務の無駄を徹底的に排除しながら、いかに顧客との接点を広げていくか。そして確実なデータに基づいた意思決定をいかにスピーディに行えるか。これらは企業成長に不可欠の要素だ。1990年に創業し、企業情報システムの構築から運用までを担う日本ビジネスシステムズ株式会社(以下、JBS)では、全社を挙げてその課題に取り組んでいる。社員が活躍できる環境づくりを最新 ICT で支援し、これまで可視化が難しかった“組織の働き方”変革にも挑む、同社の取り組みを追う。

無用な作業時間を減らし、
コミュニケーションの総量を増やしていく

日本ビジネスシステムズ株式会社
代表取締役社長
牧田 幸弘氏

「JBSの使命は ICT を用いてお客様のビジネスの生産性を高め、働きやすい環境を整えていくお手伝いをすることです。そのために、社員全員が“カスタマーファースト”の企業理念のもと、業務に取り組んでいます」

そう語るのは、JBS 代表取締役社長 牧田幸弘氏だ。カスタマーファーストとはその名の通り、顧客を第一に考えること。そのためには、日々の業務の中で顧客とのコミュニケーションの密度を飛躍的に高めていく必要がある。牧田氏は、デジタル革新が進む変化の激しい時代において、今までの仕事のやり方を見直す必要があると話す。

「刻々と変化する状況の中で効率的に働き、生産性を上げていくためには、無用なドキュメントワークやメール作業を徹底的に減らし、お客様との接点や社内のコミュニケーションの総量を増やしていくことが必要です。ICT を活用して社員や組織の働き方を可視化・分析しながら、最適な働き方を探っていくことが、これから非常に重要になっていくでしょう」

社員の働き方をサポートする ICT 基盤をどうするか。JBS ではグループ会社を含む2200名の社員が Microsoft 365 E5 をフルに活用。日々の業務の中でスピーディなコミュニケーションやリアルタイムのデータ分析を行い、新たな働き方の創造に取り組んでいる。

日々の業務や会議における
情報共有スピードを劇的に加速

日本ビジネスシステムズ株式会社
執行役員
経営企画室長 兼 事業企画本部長
三浦 剛志氏

コミュニケーション活性化のため社員が日々活用するツールに求められるのは、個々人の IT スキルに左右されず、誰もが平等に利用でき、そのメリットを享受できることだ。

「 Microsoft 365 には、様々な付加価値を生み出すことができる幅広いアプリケーションが備わっていますが、一方で、業務や担当者ごとにベストなアプリケーションの組み合わせや使い方は異なり、誰もが一様に使いこなすのは難しい側面もあると感じていました」

そう話すのは、同社 執行役員 経営企画室長 兼 事業企画本部長 三浦剛志氏だ。

Microsoft 365 では、Excel、Word といった定番のアプリケーションに加えて、Skype for Business やファイル共有を行う SharePoint 等、多くの機能が利用できる。半面、それらをバランスよく使いこなすには、どうしても人によりスキル差が出てしまう。

「そこで、私達が近年注目しているのが、チャットでプロジェクトごとのコミュニケーションや情報共有が簡単に行える Microsoft Teams です。以前は、Skype for Business や SharePoint 等をそれぞれ別々に設定する必要があったため、IT に詳しくない人が連携させながら用いるのはハードルが高い印象もありました。Microsoft Teams は、単一のインターフェースからそれらの機能に自然にアクセスでき、誰もがすぐに使える点が大きなメリットだと感じています」

IT 習熟度に個人差がある組織でも、難しい設定をせずに誰もが直感的に参加できることは画期的といえる。JBS では2017年春から Microsoft Teams を導入しており、その効果を三浦氏は次のように語る。

「以前は、各々がファイルサーバーにあるExcelシートのデータ更新をすることで“あのバージョンのデータはどこ?”“最新版をメールに添付して送って”といった無駄なやり取りが生まれることも多々ありました。クラウドベースの Microsoft Teams の場合、チャットに紐づけて文書や議事録を保管でき、会話も残せます。会議後の情報共有作業をゼロにすることで、作業時間の短縮につながっています」

会議にモバイル PC を持ち込み、Microsoft Teams で連携しながらミーティングを進行することで、会議時間の短縮にも成功しているという。

「以前、部課長会議は1時間で設定していました。実験的に Microsoft Teams のチャットを併用しながら会議を行うようにしたところ、事前の情報共有はチャット、話し合うべきテーマは対面で集中して議論することで、1時間だった会議が30分程で済むようになったのです。また、会議の履歴も残っているため、参加できなかったメンバーも社外からリアルタイムに会議結果を確認することができます」

会議のその場で
取引先データを可視化・分析し意志決定へ

JBS における会議スタイルの革新は情報共有のスピード化だけに留まらない。会議においてはリアルタイムのデータに基づいた高精度の意思決定が、最終的なビジネス成果を左右する。その点において、顧客管理システムや販売管理システムなど企業に内在する膨大なデータに対して、特定の指標を用いることで求めるデータをグラフ化できる Power BI も欠かせないツールだと三浦氏は語る。JBS 社内でも営業データの解析等に幅広く活用されている。

「 Power BI を活用して、取引先メーカー様ごとに同様のフォーマットで昨年対比、目標対比といった指標でデータを作成し共有しています。リアルタイムで数値を確認できるため、次のアクションにつなげやすい面は非常に役立っています」

時間のかかりがちな報告データや会議への提出データを作成する作業が Power BI により効率化されることで、より深い分析や新たな企画立案等の時間に当てられるようになったことは、時間短縮以上の効果だ。

「営業面では、ある製品に対して営業チームごとの利益率が可視化されることで、他の営業チームが気づきを得ることが可能です。実際に“データを元に利益率をどう確保するか”“隣の部署で成功したアイデアをうちの部署でも取り入れよう”といった展開が生まれてきています」

Power BI 導入によりデータ加工にかける労力は5分の1程に短縮され、必要なレポートが導入前の5倍程作られるようになったという事実も、Power BI の有用性を物語る数値だろう。

意志決定に必要な情報を瞬時に可視化し、ドリルダウンしながら検討できる。
Power BI で集計作業の無駄を省き、企画立案などコア業務への集中が実現した。

コミュニケーション革新につながる有益なソリューションを顧客にも届けたい、と語る三浦氏。

三浦氏はインタビューの最後に、情報基盤におけるセキュリティの重要性を指摘した。

「 Microsoft 365 の導入で、複数のアプリケーションを統合的に管理できるようになったことで利便性は劇的に改善しました。同時にフルクラウド化されたことでセキュリティが高まったことも安心感につながっています。マイクロソフトが持つ世界規模のビッグデータをベースに、日々 AI がセキュティをアップデートしていくという形式がとられており、以前は入り口だけの防御しかできませんでしたが、現在は企業ネットワークの中で実際に起きていることを分析した上で、人間には把握できない部分まで AI が提示してくれます。全社員が使う基盤だからこそ、こうしたセキュリティの一元化も、ますます重要となるでしょう」

“組織の仕事のあり方”を探る
新たなアプローチに取り組む

日本ビジネスシステムズ株式会社
執行役員 営業本部長
星 誠氏

提案型 SIer として営業担当の社員が忙しく働く中で、組織全体として業務を可視化・効率化する方法がないか? JBS では今、新たな取り組みが始まっている。

「お客様あっての営業ですので、社内業務を効率化することでお客様先に使う時間を増やしたいという思いがありました」同社 執行役員 営業本部長 星誠氏は、抱いていた課題をそう話す。

同社が営業本部を舞台に活用を開始しているのが、Microsoft 365 E5 の最新機能、Workplace Analytics だ。Office 365 のログデータを分析することで、組織やチームの働き方や連携を可視化し、様々な知見を得られる。同社 事業企画本部 サービス企画開発2部長 福田雅和氏はこう続けてくれた。

「チームメンバーが忙しく働いているにも関わらず、うまく利益が上がらないという課題がありました。利益につながらない作業が多いことが原因なのか。もしくはマネジメント側の責任なのか。根本的な問題を解決できるツールがないかと考えていた時に、Workplace Analytics が登場したのです。まさにタイムリーでした」

ベストプラクティスを全チームで共有し、
新人教育にもつなげていく

日本ビジネスシステムズ株式会社
事業企画本部 サービス企画開発2部長
福田 雅和氏

JBS では2018年1月から Workplace Analytics の活用をスタート。まず営業担当の社員が会議やメール、ドキュメント作成等、何に時間をかけているかを分析し、業務を効率化するためにどう動くべきかを考察していったという。

「一例を挙げますと、まず指標として“見積の件数”をベースにした分析を行いました。1ヶ月ごとの見積件数のデータを抽出し、件数に対して営業のパフォーマンスは月単位でどう推移したかをグラフ化していったのです。合わせて、社内外の会議数やメールの送受信数等をクロス分析していくことで、例えば“ハイパフォーマーほど会議の時間が短い”といった傾向が見えてきています」(福田氏)

「 Workplace Analytics の活用で、成績の良い営業チームが日々どういった営業活動をしているかを可視化し、ノウハウ化していこうと考えています。ベストプラクティスとして全チームに共有することも可能ですし、チームを超えた新人教育の場面でも大いに役立てられると想定しています」(星氏)

マネージャー層がどういったメンバーと関わりを持っているかを洗い出し、新しいチームづくりやチームを超えたコラボレーションをする際に役立てられるのも Workplace Analytics のメリットだ。多様な働き方が求められる現代だからこそ、データに基づいたコラボレーションのマネジメントが重要になっていくだろう。

「今後は社内で実用し得られた知見をベースとして、お客様にも Workplace Analytics の活用を提案していく予定です。まだ国内で導入事例が少ないソリューションだからこそ、生産性向上の相対効果は大きいと思います」(星氏)

今までは感覚的に捉えるしかなかった“チームの働き方”を
データで可視化できれば、実行力を伴った新しい組織マネジメントが可能になる。

競争力・コラボレーション力を
高めていくために働き方の変革を

システム・インテグレータである JBS が重視する姿勢は、まず自分たちが ICT 利活用のモデルケースになることだ。取材の最後に牧田社長はこう述べた。

「システム構築の際にただ製品を導入するのでなく、お客様の課題やテーマに合わせて“成果につながる支援”をすることが重要です。組織の働き方を可視化する Workplace Analytics など、当社が先駆けて最先端のソリューションを導入し、体験し、ナレッジを蓄積することで、お客様に価値あるサービスを届けることができると考えています。社会や様々なビジネスが変化してく中で、競争力・コラボレーション力を高めていくために働き方の変革は必要不可欠です。今後も当社における働き方の変革と、そこでの Microsoft 365 E5 の活用から得た様々な知見を活かしながら、お客様のビジネス革新を支援していきたいと思います」

自社の知見を顧客のために活かし、
JBS では日本の企業のビジネス革新、働き方の変革を支援していく。

“ Office 365 のハブ”としての
Microsoft Teams
が「チーム」での働き方を強力に支援する!

マイクロソフトでは、チーム内のコミュニケーション効率化を支援する「 Microsoft Teams 」を提供している。一般的には“ビジネスチャット”と認識されているサービスだ。しかし Microsoft Teams(以下、Teams) は、他社サービスとは決定的に異なるポジションにある。それが“ Office 365 でチームワークを実現するハブ”として機能し、エンドユーザに効率的なコミュニケーション手段と各種Officeツールのシームレスな利用環境を提供するという役割だ。 Teams の開発背景とその特徴、実際の利用シーンなどについて、同サービスの日本国内でのマーケティングを担当する Microsoft 365 ビジネス本部 製品マーケティング部 エグゼクティブプロダクトマネージャーの春日井良隆氏に話を聞いた。

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