“ Office 365 のハブ”としての
Microsoft Teams が
「チーム」での働き方を強力に支援する!

日本マイクロソフト

マイクロソフトでは、チーム内のコミュニケーション効率化を支援する「 Microsoft Teams 」を提供している。一般的には“ビジネスチャット”と認識されているサービスだ。しかし Microsoft Teams(以下、Teams) は、他社サービスとは決定的に異なるポジションにある。それが“ Office 365 でチームワークを実現するハブ”として機能し、エンドユーザに効率的なコミュニケーション手段と各種Officeツールのシームレスな利用環境を提供するという役割だ。 Teams の開発背景とその特徴、実際の利用シーンなどについて、同サービスの日本国内でのマーケティングを担当する Microsoft 365 ビジネス本部 製品マーケティング部 エグゼクティブプロダクトマネージャーの春日井良隆氏に話を聞いた。

“黒革の手帳”だけでは、仕事が前に進まなくなった時代

全世界でデジタルトランスフォーメーション(DX)の必要性が叫ばれている。ITを駆使して、ビジネスプロセスを根本から変革しようという不可逆な動きである。こうした潮流の中ではビジネスパーソンの働き方も大きな変化を余儀なくされる。それが個人単位からチーム単位での働き方へのシフトだ。この点について、春日井氏は次のように指摘する。

日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 ビジネス本部
製品マーケティング部
エグゼクティブプロダクトマネージャー
春日井 良隆氏

「例えばこれまで百貨店の外商担当の方は、お客様の性格や趣味・嗜好などを事細かに記載した自分だけの“黒革の手帳”を持って“そろそろ冬が近いので、あのお客様にはこんな商品をお届けしよう”という活動をされていました。その黒革の手帳は門外不出で、いわばナレッジの共有は一切されない世界です。しかしその担当者の方が転職したり、万一の事故などで入院してしまった場合、企業としては、そのお客様を失ったり、以前と同様にケアしていくことが非常に難しくなってしまいます。個人単位の働き方は、企業にとって大きなリスクが潜んでいるのです」。

また現在は顧客ニーズや顧客チャネルが多様化しており、個人だけで“自分の顧客が何を考えているのか”全てを把握することは困難だ。そこで黒革の手帳の内容をつまびらかにして他のメンバーとも共有し、さらに自分以外のメンバーやチャネルから得られる情報も加味した上で、チーム全体で顧客をフォローするという動きが求められることになる。まさにチーム単位での働き方だ。

「そうなったときに、今の企業のコミュニケーション手段としてメールは最適なのか、チーム単位での働き方が前提となったときに、もっと効率的なコミュニケーションの仕方があるのではないか。こうした思いがまず1つ、 Teams 誕生の背景にはあります」。

そしてもう1つ、今はSNS全盛の時代で、人々のプライベートシーンにおけるコミュニケーション手段として、チャットが浸透している。

「チャットは既に人々のコミュニケーション手段として当たり前になり、日常生活に浸透している。これをビジネスシーンで使わない手はないだろうという発想が生まれるのはごく自然です」。

個人単位からチーム単位への働き方への変化と、SNSの生活への浸透。こうした大きな2つの潮流を捉えて2017年3月、 Teams はリリースされた。

Teams は“ Office 365 でチームワークを実現するハブ”
として機能する

リリースされてから約2年半の Teams は、今のところ世間では“ビジネスチャット”という受け止め方をされているようだ。しかし春日井氏は「 Teams は、他のビジネスチャットとは明確に一線を画すもの」だと強調する。それが“ Office 365 でチームワークを実現するハブ”としての役割だ。

「 Teams のリリース以前から、ビジネスチャットと呼ばれるサービスはいくつかありましたが、我々はそれほど意識していたわけではありません。それというのも、一般的なビジネスパーソンのビジネスチャットの認知度は、私の肌感覚では今の都市部でさえ2割程度です。それよりも先にお話ししたチーム単位での働き方とチャットの普及に対応したビジネスソリューションそのものを提案したいという思いが強かった。そこから生まれたのが Teamsです」。

周知の通りマイクロソフトは、企業でのデファクトスタンダードとなっているオフィスサービス群「 Microsoft Office 」のサブスクリプション型クラウドサービスとして「 Office 365 」を提供している。ここにチーム単位での働き方を支援し、チャット機能が利用できる Teams を連携することで、ユーザ企業は今までにない Office 365 の利用環境を獲得することが可能となる。

「エンドユーザの皆様は Teams の画面から、チームメンバーとのチャットや、Microsoft Exchange Online が提供するメール、カレンダー機能、さらにはWordやExcel、PowerPointといった各種Officeツールのファイルの表示、編集、共有が可能になります。まさに Teams が“ Office 365 でチームワークを実現するハブ”として機能するということで、これは Teams が、単にビジネスチャット機能を提供するソリューションではないことを如実に示すものです」。

実際の Teams での作業画面。OfficeファイルがTeamsの中で開ける。
留守番電話のメッセージをテキストで表示するボイスメモ機能も備えている

参考までにマイクロソフトは、 Teams リリース以前の2012年6月に企業向けSNSを提供する米Yammerを買収し、既にサービスとしてのビジネスチャットは提供開始していた。この Yammer と Teams の違いについて、春日井氏は次のように説明する。

「コンシューマ向けのSNSで例えるなら、 Yammer は“Twitter”、 Teams は“LINE”です。たとえば、新製品の発表や社長の訓示など全社レベルで不特定多数の従業員に情報を発信するときには Yammer 、同じチームやプロジェクトのメンバーに連絡したり、情報を共有したりするときには Teams という使い分けになります」。

そしてマイクロソフトは2019年11月、 Teams に Yammer を統合することを発表した。今後は Yammer も、 Teams から利用することが可能となる。

Teams の利用は“シャドーIT”解決の一助ともなるもの

ここでビジネスチャットという観点から Teams を捉えたとき、他のビジネスチャットツールから Teams に乗り換える企業も、出てきているという。その理由の1つが、情報システム部門の知らないうちに社内の至る部署で使われるようになった“野良チャット”の存在だ。いわゆる“シャドーIT”が蔓延している状態である。

クラウド利用が当たり前になった現在、様々なビジネスサービスを利用する際の敷居は大きく下がってきている。ビジネスチャットもその1つで、結果、営業部門ではAというツール、開発部門ではBというツールというように、情報システム部門があずかり知らぬSaaSが、社内に存在する状況が生まれてしまった。情報漏えいや全社システムへのサイバー攻撃のリスクまでも高めることに繋がる状況だ。

「その際に非常に有用となるのが Teams です。 Teams を含む Office 365 サービスは、東日本、西日本の 2 リージョンのデータセンターから提供されます。国内にデータ保管することをパブリッククラウド利用の要件とされることが多い金融、医療や官公庁・地方自治体などのお客様も業界規制等に沿った運用が可能になります。また、クラウドIDやフェデレーションIDで社員を認証できることもポイントで、Teams に統合することで、社内のビジネスチャットの環境を統合し、よりセキュアな利用環境を実現することができます。実際に社内で複数使っていたビジネスチャットを Teams に統合して使っていただくケースは多く見られます」。

進化し続ける Teams 、
今後はAIも具備していく

Office 365 でチームワークを実現するハブとして、より効率的なコミュニケーション環境とOfficeツールの利用環境を提供する Teams だが、今後マイクロソフトでは、AIも取り入れてさらなる機能強化を図っていく考えだ。

「 Teams に限らず、全てのOffice製品の開発ではAIを取り入れています。たとえば、Teamsではカフェや自宅からビデオ会議に入ったときに背景をぼかすことができますが、これは人物抽出を行っています。プレビュー版では音声認識によって、英語、ドイツ語、中国語の会話の字幕表示が可能になっています。いずれ日本語に対応し、さらに会話が飜訳されて字幕表示されるようになる予定です」。

背景ぼかしの実際の例

Teams は働き方改革も強力に支援するものだが、先に春日井氏も述べたように、日本ではビジネスチャットの有用性は、まだまだ認知されていない。

「現在企業におけるコミュニケーション手段の主流はメールだと思いますが、ここにチャットや電話、ビデオ会議といったコミュニケーションが集約された Teams を採用することで、チームでの仕事を劇的に効率化することが可能となります。そして Teams は、既に Office 365 をご利用いただいているお客様なら、すぐに使い始めていただくことが可能です。新しいツールや新しいジャンルを恐れたり、いぶかしがったりすることなく、まずは是非一度、トライしていただきたいと思います」。

WordやExcelなど、ビジネスシーンで多用するファイルの共有から
Teams を活用してみてほしい、と語った春日井氏。小さな一歩でも、まずは挑戦することをおすすめしたい

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