新しい働き方に!
コストも抑えられる
テレビ会議システム「Teams Rooms」

ビジネス書作家 戸田覚

新型コロナウイルスによって、私たちの働き方は大きく変わった。とはいえ、これは自然な流れを加速させただけに過ぎない。そもそも、テレワークやモバイルワークは効率的だし、本来は直接面談の必要のない会議はテレビ会議に置き換わっていくのは、自然な流れであり、僕もさまざまな媒体でそう発信してきた。それでも、なかなか進まなかった「真の意味での働き方改革」がウイルスによってもたらされたのは皮肉としか言いようがないが。

一箇所に集まる働き方から、それぞれが個に別れて仕事をするようになって、一段と利用者が増えたのがビジネスチャットだ。メールよりもフランクにやりとりができる社内のコミュニケーションツールとしては、こちらも広く使われる宿命だったのだ。

Microsoft Teams(以下、Teams)は、昨年末に2000万人が利用していたが、4月には7500万人以上が利用しているという。 今回は、日本マイクロソフトの Teams 担当で、主に会議や通話を担当している吉田氏に、「Microsoft Teams Rooms」(以下、Teams Rooms)について詳しく伺った。

Teams Rooms による変革

ビジネス書作家
戸田 覚

これまで、多くの会社がテレビ会議システムを利用していたことだろう。本支店間のやりとりには、よく使われてきた。両方の会議室にテレビ会議システムを導入し、遠隔地でもその場にいるかのような感覚で会議を実施してきた。

ところがだ、在宅勤務が増えるとこれがうまく機能しなくなる。

例えば会社の会議室に数名のスタッフがいて、他のメンバー複数名が自宅で作業しているケース。よくありがちだが、こんな時にはテレビ会議は役に立たない。専用システムは自宅勤務者には利用できないからだ。

これを解決するのが、Teams Rooms だ。専用のデバイス”Teams Rooms”を、会議室に設置する。デバイスはLenovoやロジクール、HPなどから発売されている。このデバイスは、それ自身が Teams のアカウントを持っている。つまり、「会議室」という人格だと思えばわかりやすい。Teams Rooms にUSB接続のカメラを接続すれば準備完了。

あとは、インターネットに接続してログインすればよい。すると、会議室全体を写したかたちで Teams の会議に参加できるのだ。

これまでは仕方なく会議室にパソコンを持ち寄り、在宅勤務メンバーと一人が1つのアカウントでやりとりしていた。会議室では、ハウリングが起こるので誰か一人のパソコンだけマイクをオンにしていた。結果、音が聞きづらいといった声が少なくなかった。こんな、不都合なやりとりが、Teams Rooms によって解消される。

カメラを接続すればOK。今回は後述するホワイトボード認識のためのコンテンツカメラを含めて、2台接続している
※写真の製品はLenovo ThinkSmart Hub500 ・ Logicool BRIO(コンテンツカメラ)

利用は簡単で拡張も自由自在

日本マイクロソフト株式会社
マーケティング&オペレーションズ部門
Microsoft 365 ビジネス本部
製品マーケティング部
シニアプロダクトマーケティングマネージャー
吉田 馨一 氏

実際に使ってみたが、操作はとても簡単だった。

「Teams の会議を Outlook などで設定したら、そこに Teams Rooms を入れておくだけです。あとは、会議室に来たら画面を見て、開始ボタンを押すだけです」(吉田氏)

これなら、ITに詳しくないメンバーだけの会議でも戸惑うことはないだろう。スケジュールをアシスタントが設定すれば、ITの知識が薄い役員でもすぐに使えるはずだ。

画面はタッチパネルになっており簡単に操作できる

Teams Rooms は、拡張性が高くUSB端子やHDMI端子などを満載している。内蔵スピーカーやマイクが物足りないと感じたら、市販の製品が使えるのだ。Teams Rooms はテーブルの片隅に置き、マイクを真ん中に置けば全員の声が良く拾える。また、Webカメラを接続すればよいので、こちらも多くの機種が選び放題だ。

「社内の Teams に入れない外部のお客様が参加した場合には、パソコンをHDMI端子に接続してプレゼンしてもらうことも可能です」(吉田氏)

これもなかなかよく考えられた仕組みだ。

USB端子やHDMI端子などを搭載、拡張性の高さも特長のひとつ

会議室とテレワークのパソコンでやりとりができる

驚くべきは導入コストだ。マイクやスピーカー、カメラシステムなどの組み合わせにもよるが、安価に押さえたいなら20万円以下で導入できる。基本的には広い会議室ほど、カメラやスピーカーにこだわることになるので、コストは広さにある程度比例していく。すなわち、これまではコストの都合でテレビ会議システムを入れられなかった、小さな会議室にも簡単に導入できるのだ。しかも、別の部屋に動かすのも簡単だ。

コンテンツカメラでホワイトボードを共有

ホワイトボード共有と聞くと、「Microsoft Whiteboard」を思い浮かべる方が多いだろう。だが、今回紹介するのはちょっと違う仕組み「どこでもホワイトボード」だ。

Teams Rooms に専用のコンテンツカメラを接続することで、ホワイトボードに書いた内容をシェアできる。つまり、会議室にあるリアルなホワイトボードに書いた文字を、テレビ会議でシェアできる。わかりやすく言うなら、Teams で Excel などの画面を共有するのと同じ感覚で、ホワイトボードの手書き文字が共有可能。これは、画期的な仕組みだ。

専用のカメラは、Teams Rooms に接続したら、ホワイトボードを写す。この際には斜め下からでもかまわない。画面内に収まっていれば、自動でトリミングして正面から写したように表示できる。ホワイトボードのサイズは、1.8~2.7メートルが推奨で、最大3.6メートルまで対応する。

これで、ホワイトボードの手書き文字が共有できる上に、さらに文字を認識してオーバーレイするように写してくれる。つまり、文字を書いている人がカメラの前に立ってしまい、ホワイトボードが隠れた状態でも文字だけが浮き出すように表示できるのだ。

やや斜めにカメラを置いてもホワイトボードを認識する

ホワイトボードに書いた文字が透過して人物の上に表示できる

システムがコミュニケーションを加速させる

テレビ会議は、新しい働き方のスタンダードになることは想像に難くない。今回紹介したTeams Rooms のような新しいデバイスやソフトウエアが闊達なコミュニケーションを実現する。今後、さらに多くのデバイスが登場し、「面談するよりテレビ会議の方が効率的だ」と感じるようになるだろう。

感染防止のために普及したテレビ会議やテレワークが、攻めのツールへと進化する日も近いのだ。

新着記事

コロナ禍対策で Teams を全職員に展開 テレワークでも社会インフラを支える 中国地方整備局

国土交通省 
小畑 哲也 氏
日本マイクロソフト株式会社 
木村 靖 氏

住民サービス向上と働き方改革に向け、コロナ禍でクラウドを積極活用する京都府

京都府
森田 嘉彦 氏
永井 明日香 氏

”Teams”成功事例の共有と伝道師アンバサダー制度でIT×働き方改革を進めたセブン-イレブン

株式会社セブン-イレブン・ジャパン
森 祐樹 氏

新しい働き方に!コストも抑えられるテレビ会議システム「Teams Rooms」

ビジネス書作家 戸田 覚
日本マイクロソフト株式会社 吉田 馨一 氏

Microsoft Teams とタブレットで変わった美容カウンセリングの現場のコミュニケーション

花王プロフェッショナル・サービス株式会社
原田 政邦 氏
カネボウビューティカウンセリング株式会社
宝力 直美 氏

ワークスタイルを変革し、ビジネス継続性維持にも役立つ「ゼロタッチ」がもたらすメリットとは

IT・家電ジャーナリスト 安蔵 靖志 氏

今こそ企業文化を醸成せよ「働き方改革」と「イノベーション」成功の鍵

大成建設株式会社 田辺 要平 氏

活用事例

関連書籍

テレワークの切り札!
Office 365 ユーザーならすぐ使える Teams 即効活用ガイド

Microsoft Teams とは?

Microsoft Teams

“ Office 365 のハブ”としての
Microsoft Teams が「チーム」での働き方を強力に支援する!

Microsoft Teams

テレワークが変わる
「Microsoft Teams」徹底活用法

バックナンバー

セミナー紹介

Microsoft Teams の最新情報や使い方、
導入事例をオンデマンド配信中