コミュニケーションが活性化するオフィス作り スムーズに意思決定できるように会議のあり方を変えていくコミュニケーションが活性化するオフィス作り スムーズに意思決定できるように会議のあり方を変えていく

チームワークを支えるソフトウェア「kintone」「サイボウズ Office」「ガルーン」「メールワイズ」などを開発するサイボウズは、離職率が28%に達するという危機をきっかけに社内の風土・制度改革に取り組んできた。その成果をベースにチームワーク総研を発足し、さまざまな企業の働き方改革やチームワーク改革を支援している。働き方改革や業務改革を実現する上で各企業が抱える課題や、進化したプロジェクターを活用した新しいオフィスのトレンドなどについて、サイボウズ チームワーク総研の和田武訓氏に伺っていく。

テレワークなどを推進する上で
オフィスのあり方を見直すことが必要

サイボウズ株式会社
チームワーク総研
統括ディレクター
和田 武訓

サイボウズがオフィス改革を進めたのは約4年前のことだった。オフィスが手狭になる中で、オフィスの移転や拡張という選択肢もあったが、「分散して自宅やサテライトを使う方がITによるコミュニケーションが増えるので、商品の宣伝になると考え、オフィスを分散することを検討し始めました」(和田氏)という。

テレワークなどを進めて従業員の仕事場を分散しただけでは、従業員同士のコミュニケーションが減ってしまう。そこで「そこに集まる目的や意味を持たせるため、オフィスのコンセプトを設計し直そうと考えました」と和田氏は語る。

サイボウズ株式会社
チームワーク総研
統括ディレクター
和田 武訓

仕事をチームワークで進めるためには、一つひとつの仕事を属人化せず、チームで分担できるようにすることが重要になる。

「会社組織を作る上で大事なのが『組織風土』と『人事制度』、『ツール』の3つです。働き方が多様化する中で個性を尊重し、気持ちよく働ける風土を作るためにはどういうツールが必要か。その1つが『IT+オフィス』です。従業員がワクワクしながら生産性高く働ける環境がオフィスにとって一番大事だと考えて改革を進めてきました」(和田氏)

意思決定をスムーズにしていくために
プロジェクターを使ったコンパクトな会議が増えている

業務改革やオフィス改革を進める上でボトルネックになるのが「会議」だと和田氏は語る。

「会議室が取れなくてチームが集まれなくなることで、仕事が遅れてしまうことがあります。5つの会議室を10に増やしても、結局取れなくなってしまう。そこで、企業でもフリーアドレスが進んでいるように、会議室ではないフリースペースを会議スペースとして活用するお客様が増えています」(和田氏)

そこで、コンパクトでデザイン性にも定評のあるエプソンの最新プロジェクター「EF-100B」を和田氏に体験していただいた。

フリースペースに机や椅子、ホワイトボード、プロジェクターなどを用意しておけば、必要な人数に応じてパーティションを組むだけで会議に必要なスペースを作り出せる。EF-100BならほぼA4用紙サイズに収まる省スペース設置が可能で、収納がしやすいのも魅力だ。液晶パネルを3枚使用した3LCD方式のため色再現性も高く、レーザー光源のためコンパクトながら2000ルーメンの明るさを実現している。

「会議室が取れないと意思決定が遅れてしまうし、使われないとフロアへの投資が無駄になります。執務フロアの一部の用途を必要に応じて変えられるようにする方が、投資側としては生産性を上げられるのではないかと思います。オフィスで日常的に使うとなると、明るいことは重要ですね。資料を見ながら議論する上で、色再現性が高いこともうれしいポイントです」(和田氏)

コントラストの高いレーザープロジェクターなら、明るいオフィスの壁に投写しても視認性が高い。さらに設置から投写まで素早く行えるだけでなく、投写終了後すぐに撤去できるのも魅力となっている

資料や映像などを投写するソリューションとしてはFPD(フラットパネルディスプレイ)もあるが、ビジネスプロジェクターは20万円以下の製品も多く、一括償却資産として節税に役立つという魅力がある。50インチ程度までであればFPDも低価格なモデルはあるが、80インチを超えるとかなり高額になってしまう。ビジネスプロジェクターであれば100インチや120インチといった大画面での投写も可能な上に、用途に合わせてスクリーンサイズを変えられるのも大きなメリットとなっている。持ち運びや設置が手軽なのもビジネスプロジェクターの大きな魅力だ。

フリースペースに必要に応じて必要な場所を確保し、モバイルプロジェクターなどを使って会議を進めることは、新たな“社内コラボ”を生み出す可能性もあると和田氏は語る。

「フリースペースで資料を映して会議をしていたら、通りがかった全然知らない他部署の人が『これはこうした方がいいのではないか』とか、『あそこの部署の誰々さんを呼んであげるよ』というように、1つの場所でやっている会議がハブになり、つながりができたり、知識を共有できる……そういう世界が作れるのではないかと思います」(和田氏)

会議室ではなかなか出てこない、柔軟なアイデアが出る可能性もあると和田氏は指摘する。

「居酒屋での『飲みニケーション』や喫煙所での立ち話などと同じように、気が張っていなくて多少ゆとりがある状態で面白いアイデアが出る可能性もあります。せっかくオフィスに投資するなら、そういう場を作るのも重要ではないかと思いますね」(和田氏)

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