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インフォマート

経理部門でも
テレワーク
が可能に!
請求業務を革新する
新しい働き方のノウハウ
」とは

コロナ禍でテレワークを導入する企業が急増しているが、請求書など「紙」を扱う経理部門では浸透率が低いのが現実だ。それでは経理部門がテレワークを実現するにはどのようなアプローチがあるのか。インフォマートの講演では、2020年10月に施行された電子帳簿保存法改正を踏まえて、事例を交えながら経理部門の新しい働き方のノウハウが披露された。

紙の書類がテレワークの阻害要因に

 インフォマートが利用会員1454人を対象として2020年7月に実施したアンケート調査では、緊急事態宣言が発令中の5月にテレワークを実施した企業は40.9%だった。これが、緊急事態宣言の解除後の7月には13ポイント減の27.9%に急降下したという。

 テレワークの頻度が下がった理由の1位は「自粛期間が終了したため」(77.5%)だが、2位には「紙の書類が多い」(28.9%)が挙がっている。紙の書類の受取や処理のために、出社が必須である状況が見てとれる。

株式会社インフォマート 事業推進2部 部長 源栄 公平氏
株式会社インフォマート
事業推進2部 部長
源栄 公平
 こうした状況についてインフォマートの源栄 公平氏は「経理部門では、紙の書類を外部とやり取りする請求書業務がテレワークを阻害する大きな要因となっています」と語り、請求書の発行時と受取時の課題を指摘する。

 発行時には①作成・印刷・発送作業の手間とコスト、②再発行や日時指定などの個別対応、③神経をすり減らす封入作業(封入ミスを防ぐためのダブルチェックなど)といった課題があるという。

 一方、受取時には①請求金額や仕訳情報を会計システムに入力する手間や時間、②社内承認の複雑さとリードタイム、③受領した請求書の保管と検索などが課題となっている。これらの解決のために、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)や外部委託、OCR(光学的文字認識)などを導入する企業も少なくないが、「データ化までに時間がかかる上に、そもそも紙で請求書を受領しているので本質的な課題は残ってしまいます」と源栄氏は指摘する。

 請求書業務の電子化と効率化を進めるために、有効となるのがクラウドサービスの活用だ。「初期費と運用費が安価な上に堅牢なセキュリティ対策が講じられた状態でペーパーレスを進められることがクラウドサービスのメリットです」と源栄氏は説明する。

 ただし、どのサービスでも同じというわけではない。同氏はサービスを選定する際の留意点として①取引先が賛同してくれるか、②サポート体制は整っているのか、③電子帳簿保存法に準拠しているか――の3つを掲げる。この3つの条件がそろわないと、請求書の電子化による業務効率化・ペーパーレス化を進めていくことが難しくなるという。

発行と受取の双方の請求書を電子化

 これらの条件を満たすソリューションとしてインフォマートが提供しているのが「BtoBプラットフォーム 請求書」だ。これは、発行する請求書と受け取る請求書の双方の電子化を実現しているクラウドサービス。業務にかかるコストを大幅に削減できるとともに、時間短縮・ペーパーレス化を実現できる点が高く評価され、45万社以上もの企業に利用されているという。富士キメラ総研(東京・中央)が2020年6月に発刊した『クラウド請求書サービス市場調査レポート(月刊BT 151号)』でも、導入社数シェアNo.1を獲得している。

 堅牢なセキュリティ対策が講じられている点も重要なポイントだ。野村證券やサイバーエージェントをはじめ、各業界のリーディングカンパニーの厳しいセキュリティチェックを受けて合格しているという。

 請求書処理に関するフローも実にシンプルだ。請求書を電子発行する「発行モデル」の場合、まず自社の販売管理システムから、請求データをCSVでアップロードするだけで請求書の作成が行える。アップロードすれば、取引先へ請求書の電子データが自動的に届く仕組みだ。仮に、郵送を希望する取引先がいた場合でも、インフォマートが郵送代行を行うことも可能だという。これにより、封入作業・郵送作業・控え保管、すべてが不要となるわけだ。

 「受取モデル」も同様だ。まずは、取引先から電子データ化された請求書をプラットフォーム経由で送付してもらう。受領した後は、システム上で承認フローを回した後、会計仕訳を付与する。処理が完了すると、会計データとしてダウンロードし、会計システムにそのまま取り込むこともできる(図)。  インフォマートの経理部でも、発行と受取の双方でこのサービスを利用している。コロナ禍には、オフィス出社は週に1回だけで業務を進められたという。経理業務のテレワーク率は、実に約95%まで高められた。「請求書の発行・受取はもちろん、入金管理や会計処理もテレワークで対応ができました」(源栄氏)。

 サービスを導入した顧客企業も大きな成果を上げている。発行時に利用している小田急電鉄は、導入前には毎月3回の発行作業に5人が残業していたが、導入後は毎月3回の発行作業を1人で定時内に完了しているという。受取時に利用している岡﨑組は、10営業日かかっていた社内承認が3営業日へと大きく短縮できた。最終的に、年間94%の請求書の処理業務を削減することに成功したという。
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