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協賛講演

MeeCap

現状の業務をそのままRPA化しても、大きな効果は得られない。まず現状の業務プロセスを分析し、作業の3M(ムリ、ムダ、ムラ)を排除した理想的なプロセスを見極めてからRPAを適用すれば、品質や生産性、コスト効果を劇的に高めることができる。「MeeCap」は従業員によるPC操作をタイピングレベルの最小単位でデータ取得し、業務フローを解析する。業務プロセスを自動的に可視化し、課題を抽出。分析の労力と時間を大幅に削減できる。

事前の業務分析が
RPAの効果を最大化

MeeCap
代表取締役社長
山田 輝明 氏

「RPAを導入する前に、まずやるべきことがあります。それは既存の業務プロセスを詳細に分析し、RPAで実現すべき理想的なプロセスが何であるかを見極めることです」。最初に山田氏はそう話す。

現状のプロセスを検証も改善もせず、そのままRPAで強化してもある程度の効果は得られるが、プロセスの品質や生産性、コスト効果を劇的に向上させる機会を逃してしまうということだ。RPAを導入する前に現状の業務プロセスを分析し、理想的な形を見極めてからRPAを適用することで、その導入効果を最大化できる。

また、日本でRPA化を進めている企業の過半数はIT部門を中心に進めている。そのメリットはもちろんある。IT部門の人材はリテラシーやスキルが高く、ツールの機能や効果を最大限に引き出せる。組織全体にガバナンスを利かせ、最適化を目指せる。

しかし山田氏によるとその半面、デメリットも少なくないという。

「各現場の業務に精通しているわけではないですから、現状の業務フローを把握することが難しいのです。このため現場部門への詳しいヒアリングが必要になり、そこに工数を奪われてしまいます」(山田氏)

業務分析を進めようとしている約300社に対して行ったMeeCapの調査によれば「現場の業務の全体像が見えず、RPA化の優先順位をつけられない」「現場の要求に応じてRPA化を進めているが、全体像が見えない」「現場業務のヒアリングに労力と時間を要する」といった声が過半数のお客様で聞こえていると山田氏は付け加えた。

詳細な業務プロセス分析を
自動化する「MeeCap」

「当社のソリューション『MeeCap』は、業務プロセスを詳細に可視化し、自動的に分析できるソリューションです。現状の働き方を詳しく分析し、ボトルネックの特定から理想的な業務プロセスの設計までを、少ない労力とコストで推進できます」。山田氏はそう説明する。

「MeeCap」はキーボード操作やマウス操作など、PC上のあらゆるアクティビティを最小単位で自動的に収集し、業務プロセスを可視化する。

この「最小単位で」という部分が「MeeCap」の優位性であり、特許を取得している独自のテクノロジーだ。1つひとつの操作データを、タイピングレベルで詳細に収集できるという。

山田氏によると「MeeCap」の主な機能は「1.従業員のアクティビティを可視化して分析できるダッシュボード」「2.統計情報を自動的に出力する自動レポート」「3.行動ログ解析」「4.業務プロセスを自動的にフローとして可視化し、どこに課題があるかを抽出できる『Happy Path』」の4つだという。

PCの操作データを最小単位で収集し、業務プロセスを可視化する「MeeCap」の4つの基本機能

山田氏はあるユーザー企業の事例を紹介した。「その企業は数百種類に上る業務のRPA化を現場からのリクエストに応じて推進しようとしていました。しかし、IT部門が現場の細かい業務までを把握することは難しく、全部署にヒアリングするとしても膨大な工数がかかる。そこで『MeeCap』を導入し、対象となる従業員のPC上の行動データを収集しました。自動分析によって詳しい業務内容とフローが明らかになり、6時間かかるヒアリングを2時間に短縮。これが60部署の合計で約240時間分のヒアリング削減となります。分析期間を3カ月から1カ月に短縮するに至り、RPA化を前倒しで進めることができました」(山田氏)

「MeeCap」は業務の数、担当者数、実施業務時間、定型と非定型のプロセスの割合、コピー&ペーストの回数、手戻りの回数、同じ手順の繰り返し回数、複数システムの利用状況などを細かく算出することができるため、業務の実態を可視化し、改善、標準化することで、RPAのメリットを最大化することができる。

「MeeCap」の最大の目玉は「Happy Path」という機能だ。膨大なデータを分析して業務プロセスをフローチャート化し、ムダや非効率が疑われるステップを自動的に抽出する。同じ作業を何回行っているか、手戻りが発生していないかなど、仕事にかかっている時間と工数が浮き彫りになる。

Happy Pathは、PCの操作データから業務フローを自動的に可視化。担当者ごとの手順の違いが浮き彫りになる

同じ業務なのに担当者によってやり方が異なり、作業時間に2倍以上の開きが見つかることもよくあるが、こうした場合手際の良い従業員のやり方を標準化すれば、組織全体の効率を向上できる。「すべては、業務内容の客観的な分析から始まるのです」。山田氏はそう述べる。

日常業務の
3M(ムリ、ムダ、ムラ)排除への活用も

「現在『MeeCap』は国内の100社ほどのユーザー企業にご利用いただいていますが、その目的はRPA化にとどまりません。『MeeCap』を導入する大きな目的として『3M(ムリ、ムダ、ムラ)』の排除も大きくなっています」(山田氏)

「MeeCap」は対象となる従業員ごとの実際の業務時間を自動的に割り出し、主要な業務と非生産的な業務を分類できる。山田氏が紹介した事例によると、あるユーザー企業では、全従業員の平均値で1日当たり5.5時間ほどの非生産的な業務があることが特定され、主要業務に勤務時間の4割しか割けていないことが分かったという。また、別のある事例では5人のメンバーがいる部署の重要な業務のうち、5割以上を1人の担当者が処理していたケースもあったという。これらは業務の「ムリ」にあたる。業務分担や手順などを見直せば、比較的容易に改善できる。

また「ムダ」の事例としては、テレワークがらみの話が多いと山田氏は続ける。

「あるユーザー企業ではテレワークを急いで導入したため、マネージャーが担当者に頻繁に報告を要求していました。その結果報告業務に1日当たり1.5時間を費やし、社員500人で750時間と算出されました」(山田氏)

他にも、優秀な社員が月に1万回(5.5時間)の無意味なコピー&ペースト作業をしていたケースや、多額の予算をつぎ込んで導入した基幹系システムの948種類の画面機能のうち、67%が未使用だったことが判明したケースもあったという。

「ムラ」の事例としては、テレワークでビジネスチャットの使用頻度が高まり、業務がたびたび中断。1日当たり3時間ほどの非集中時間が発生していた事例を紹介した。

「RPAを成功させるためには、その前段階の分析が大切です」。山田氏は改めて強調する。

現状の業務状態を可視化し、分析して、3Mを排除した理想的な業務フローを検討する。それをもとに、RPAの対象とすべき業務や内容、優先順位を見極めていく。改善後に再び業務状態を分析し、効果を検証する。このサイクルを維持できれば、RPAは成功するということだ。

「『MeeCap』ならPCの操作データを最小単位で収集し、業務プロセスの詳細な分析を自動化できます。少ない時間とコストで分析効率が大幅に向上することでしょう」。最後に山田氏はそう伝えた。