資金や人員に限りのある中小企業にとって、増え続ける経営課題への対応は難しくなるばかりだ。最新のITツールによって職場環境を刷新することは、複数の経営課題を同時に解決できる効果的な施策となる。未知のツールをいきなり導入すると無用な混乱を招く恐れがあるが、使い慣れた Microsoft Office (以下、Office )を最新のサブスクリプション版(※1)にリニューアルするという方法なら、日常業務への影響も少ない。2020年10月には、Office 2010 の延長サポートが終了する。乗り換えキャンペーンが利用できる今こそ、一歩を踏み出す好機だ。そこで、製品担当の冨士野氏に最新の Office がもたらす価値と魅力について取材した。

※1:サブスクリプション版 Office とは Office 365 Business 、 Office 365 Business Premium などのこと

何から手をつければよいかわからない
そんなときこそサブスク版 Office

日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 ビジネス本部
コーポレートクラウド&コンシューマービジネス推進部 部長
冨士野 光則 氏

働き方改革、セキュリティ対策など、経営を取り巻く課題は尽きない。大企業ならまだしも、リソースが限られる中小企業からは、「何から手をつければよいかわからない」といった声も聞こえてくる。このような課題に対し、日本マイクロソフトで Office 製品を担当する Microsoft 365 ビジネス本部 コーポレートクラウド&コンシューマービジネス推進部部長の冨士野氏がお勧めするのがサブスクリプション版の Office である「 Office 365 」だ。

「 Word や Excel に代表される Office 製品は多くの職場で活躍していますが、近年クラウドから継続的に新機能を提供し、常に最新を保ち続けるモデルである Office 365 に乗り換えるお客さまが増えています。ブラウザだけでなく、アプリをインストールすればインターネットがない環境でも使える点は、従来の Office 製品と同じです。働く人々の生産性向上のために日々更新され続ける点が、支持されている理由ではないでしょうか」と冨士野氏は語る。

人工知能(AI)で生産性を向上
リモートワークも無理なく実現

Office 365 のメリットの一つは生産性の向上だが、AIが大きく関係しているという。「例えば、PowerPoint では、スライドに画像を貼りつけるだけで、AIが自動的にデザインを仕上げてくれるため、見栄えのいいプレゼン資料をすばやく容易に作成できます」と冨士野氏は解説する。以前は手作業で画像を貼り付けバランスを見ながら修正を繰り返していた作業が、AIの力によって瞬時に綺麗に整うことになる。

さらに、高品質な翻訳機能も実装されているという。グローバル化が進み、日本語以外のやり取りも増えつつある今、翻訳作業は時間も労力もかかる。そこで本機能を使えば 、 Word や PowerPoint 上で瞬時に精度の高い翻訳が行える。これは日々AIが言語を学習していること、そしてこの知見がクラウドを通してユーザーに提供されていることが理由である。

サブスクリプション版のメリットは、近年取り組みが進むテレワークのような働き方改革にも効果をもたらすという。

※2:PC/Mac 5台+タブレット端末5台+スマートフォン5台
※3:日本セキュリティ監査協会 JASA ‒クラウドセキュリティ推進協議会が制定した「クラウド情報セキュリティ監査制度」より

「 Office 365 は、1ユーザー当たり15台まで複数のデバイスでもお使いいただけます。結果、働く場所を問わず文書の閲覧や編集、メールの送受信、ファイルの共有などが可能になり、いつでもどこでも最適な環境で働くことが可能になります。さらに、外出が多い営業さんにお勧めしたいのは Microsoft Teams (以下、 Teams )というコミュニケーションツール。メールでは埋もれがちなやり取りがプロジェクトごとに管理でき、搭載されたビデオ会議システムを活用することで、遠隔地にいる相手とも場所を選ばずミーティングができます」。Teams では、社内外を問わず関係者を会議に招待でき、メールでは共有しにくい大量の資料データなども簡単に共有することができる。 Word や Excel との連携もスムーズでまさに仕事のハブとして機能してくれる。

セキュリティや税制面でも有利
総額1億円キャッシュバックも魅力

Office 365 には、情報システム部門が頭を悩ませるセキュリティ対策の面でもメリットがあるという。クラウド上のデータ保管は、データ紛失の危険性が少なく利便性が高いが、そこで気になるクラウド上のセキュリティ対策の観点からも、冨士野氏は自信をもって Office 365 を勧める。

「マイクロソフトは日々進化するサイバー攻撃に対処する専門チームを抱えており、このノウハウをクラウドを通して皆さまに提供しています。つまり、 Office 365 をご活用いただいている企業は業務の効率化に加え、日々のセキュリティ対策もアウトソーシングし、リソースを本業に集中させることができるのです」

会計上のメリットもある。パッケージ型の Office の場合、購入コストは資産として計上しなければならないが、月額で使える Office 365 なら、コストを経費に計上でき、税制面で有利になる。

現在、マイクロソフトでは中小企業向けの乗り換えキャンペーンを2つ展開している。 Office 2010 と同2013からの乗り換えに対し、1ユーザーあたり5000円のキャッシュバックをするものと、導入コストを1ユーザーあたり5000円補助するというもの。「 Office 365 は乗り換えが進んでいない中小企業の皆さまに多くのメリットを提供できます。今回の乗り換えキャンペーンは日本マイクロソフトにとっても過去最大級のキャンペーンで、この機会にぜひ乗り換えてほしい」と冨士野氏は語る。

攻めのIT投資が叫ばれる中、手軽に着手できる Office 365 は最適の選択肢といえよう。まだ導入していないという企業は、このお得な機会にぜひ乗り換えていただきたい。