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日鉄ソリューションズ

紙とハンコ

劇的に減らして
業務の生産性を
飛躍的に高める
には

テレワークで在宅勤務中だが、紙の帳票とハンコが必須な業務があるので出社した――。今回のコロナ禍で、このような経験を持つ人は少なくないだろう。こうした状況を解消するにはどのようなアプローチがあるのだろうか。日鉄ソリューションズの講演では、紙とハンコをなくすことによって業務の生産性を向上させる秘訣やそのための仕組みが披露された。

3つのソリューションで
紙とハンコをなくす

日鉄ソリューションズ株式会社 ITインフラソリューション事業本部 デジタルプラットフォーム事業部 アプリケーションサービス推進部 グループリーダー(コンサルタント) 肥後 毅氏
日鉄ソリューションズ株式会社
ITインフラソリューション事業本部
デジタルプラットフォーム事業部
アプリケーションサービス推進部
グループリーダー(コンサルタント)
肥後 毅
 今回のコロナ禍を受け、テレワーク環境を整備・拡張した企業は少なくないだろう。しかし、その一方で「紙」と「ハンコ」の業務によって出社せざるを得ないケースもあったはずだ。実際、稟議を取り仕切る総務部や請求・支払いをする経理部の多くは緊急事態宣言後であっても、出勤していたケースが多かったようだ。

 「それなら紙とハンコの業務を減らしたりなくしたりすればいいじゃないか」という意見もあるが、事はそう簡単ではない。

 「社内で完結している業務であれば比較的スムーズに進められますが、取引先との受発注を担うような業務では、見積もり依頼から発注までのプロセスにおいて、紙とハンコをなくすことは容易ではありません。しかし、最新のソリューションを適材適所で活用し、紙とハンコをなくす、コロナ禍の今が変革のときです」と指摘するのは日鉄ソリューションズ(以下、NSSOL)の肥後 毅氏だ。

 それでは具体的に、テレワーク、ペーパーレスの実現にはどのような要素を考えておく必要があるのか。それは大きく分けて以下の3つだという(図)。 (1)「電子契約」…秘密保持契約、業務委託契約書など社外取引先との様々な契約書類の電子化を行う
(2)「文書管理」…決裁書や見積もり、あるいは図面など社内の様々な紙の電子化、保管・管理を行う
(3)「ワークフロー」…稟議書、各種審査、手続きなど社内の業務プロセスの電子化を行う

 NSSOLでは、その3つの分野それぞれにおいてソリューションを提供しているという。

 まず「電子契約」の分野において提供しているソリューションの1つが「CONTRACTHUB(コントラクトハブ)」である。これは、電子署名の付いたPDFファイルを取引先とやり取りすることで契約を締結するためのクラウドサービス。10年以上の保管義務のある契約書の有効性を検証できる「長期署名」に対応するほか、ERPや販売システムなどとのシステム連携も可能だ。製造、流通、金融、通信、サービス、建設など幅広い業界で13万人以上に利用されているという。同社は、電子契約がまだ一般的ではなかった2013年から、このサービスを提供しており、この分野の草分け的な存在といえるソリューションだ。

 このほかにも、金融業界のB2C契約を実現する「FINCHUB(フィンチューブ)」、不動産業界のB2C契約を実現する「KENCHUB(ケンチューブ)」などの電子契約ソリューションを提供している。こうした様々なソリューションの提供により、同社は売り上げおよびシェアに関して4年連続でNo.1の実績を獲得している。

 次に「文書管理」の分野における代表的なソリューションが「NsxpresⅡ」だ。これは、紙の文書を電子化(スキャニング)するとともに、電子化した文書をインターネット上から検索できるようにするクラウドサービスである。

 このソリューションには、トランクルームを運営する会社と協業して紙文書を倉庫に保管し、顧客の要請に応じて届けるというサービスも含まれている。法的な保管義務のある書類を大量に抱えている顧客から特に評価の高いサービスだという。同社は、このほかにも厳格な管理が必要な文書を扱うオンプレ型の「OpenText」などの文書管理ソリューションも提供している。
※出典:「ITR Market View ECサイト構築/CMS/SMS送信サービス/電子契約サービス市場2020」の「電子契約サービス市場:ベンダー別売上金額推移およびシェア」

各ソリューションの連携で
生産性を高める

 最後の「ワークフロー」分野においても様々なソリューションを提供している。中でも特に注目したいのが「AgileWorks」(開発元はエイトレッド)だ。このソリューションの特徴は、汎用性が高く多種多様な申請業務に適用できること。社員数が数万人という大企業の複雑な組織構造や複雑な承認フローにも対応できる。社内にいくつもワークフローシステムが乱立している企業も多いが、このソリューションであれば、1つで社内の多くの申請業務がカバーできるという。また、システム連携機能も優れ、社内の業務システムや、電子契約ソリューション、文書管理ソリューションと連携し、業務プロセス全体の効率化を実現することが可能だ。

 「現在、テレワーク環境の整備の一環として、ソリューションの導入を検討する企業が増えつつありますが、目先の対応に追われて個別に導入するケースは少なくありません。次のステップとして、社内の業務システムや個別に導入した各ソリューションを連携させることが大切です」と肥後氏は指摘する。業務がシームレスにつながれば、生産性が飛躍的に向上するからだ。

 「こうした連携の機能を構築する領域も、システムインテグレーターであるNSSOLの強み。業務フローやペーパーレス化のあるべき姿を描き、お客様の働き方改革や業務効率化に貢献したいと考えています」と肥後氏は語った。
お問い合わせ
日鉄ソリューションズ株式会社 ITインフラソリューション事業本部
URL:https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/