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SmartHR

入社手続きや年末調整を
オンライン化し

人事部門の
テレワーク
を可能にする

雇用契約や入社手続き・年末調整といった人事・労務管理業務の多くは、これまで「紙」「ハンコ」ベースで行われることが一般的だった。コロナ禍によってテレワーク/在宅勤務が一般化する中、これが人事部門のテレワーク推進の障壁になっている。この課題を解決する方法として注目されているのが、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」だ。

オンライン化により、場所に依存しない人事・労務管理業務を実現

株式会社SmartHR インサイドセールスグループマネージャー 古川 智之氏
株式会社SmartHR
インサイドセールスグループマネージャー
古川 智之
 テレワークは、もはや新型コロナウイルス感染症対策の手段にとどまらず、ビジネスパーソンにとって日常的な勤務形態の1つになった。わざわざ通勤時間を費やして出社しなくとも、各種クラウドツールを活用すれば在宅で業務を遂行できるからだ。

 ただ、業務内容によっては依然として出社を強いられている部門もある。その代表例が人事部門だろう。社員の入退社/雇用契約や、給与明細発行といった業務の多くは「紙」と「ハンコ」ベースで行われているため、これを在宅で行うことは難しい。

 そこで、この課題を解消するものとして注目されているのが、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」である。一連の業務を紙ベースからオンラインに置き換える。これにより、ペーパーレス化および場所に依存しない人事・労務管理業務を実現する。

 「入社手続きや雇用契約に必要な情報は、社員自身にPCやスマートフォンで入力してもらうので、人事担当者の負担も軽減できます。情報は人事データベースとして蓄積され、社会保険などの電子申請に利用したり、給与計算、勤怠管理、評価管理といった様々なシステムと連携させて活用できます」とSmartHRの古川 智之氏は紹介する。

 折しも今回の緊急事態宣言は、新入社員の受け入れシーズンである4月に発令された。入社時の手続きは複雑なため、この時期に業務を停滞させず、人事部門のテレワークを行うのは難しかった企業が多いだろう。

 一方、SmartHRを使ってその難局を乗り越えた企業もある。それが医療介護領域で人材紹介・派遣サービスを行うTSグループだ。約200人の新入社員を迎え、入社と同時にテレワークでの勤務をスタート。当初は、入社手続きに関連する書類を郵送でやり取りすることを検討したが、費用や工数、リスク管理の観点から、SmartHRによるオンライン化に方針を転換したという。「お話をいただいてから約1週間という短期間で導入に至り、新入社員も人事担当者も在宅勤務の状態で、遅滞なく入社手続きを行うことができました」と古川氏は言う。

社員との間に介在する「フロントシステム」が、
柔軟な働き方の実現のカギ

 また入社手続きと同様、人事労務部門のテレワークの大きな壁になるのが年末調整だ。SmartHRでは、この年末調整をペーパーレス化することもできる。

 「社員が専門用語を理解していなくても、画面上の質問に『はい/いいえ』で回答するだけで年末調整の書類を作成できます。管理者側も、社員の提出状況をステータスで瞬時に把握でき、リマインドを簡単な画面操作や自動メール送付機能で行うことができます」(古川氏)

 この機能の活用事例も多数ある。例えば、コールセンターの運営やバックオフィス業務などを受託する、りらいあコミュニケーションズは、毎年、専任の社員が年末調整業務に追われていた。SmartHRを導入したところ、業務効率が飛躍的に高まって残業が半減。また、書類約3万枚を電子化したことで、用紙・印刷・輸送コストの削減にもつなげているという。

 「テレワークが当たり前になるこれからの時代、人事部門だけが出社して作業するのは現実的ではありません。カギになるのは、人事部門と社員の間に、SmartHRのような『フロントシステム』を介在させること。これによって作業をオンライン化し、また、一部の作業を社員側に委ねることで、業務の円滑化と生産性向上を図れるようになるのです」と古川氏は説明する。

 働き方が変われば、求められるシステムも変わる――。SmartHRは、まさにこれを体現した仕組みといえる。これからの時代の人事部門にとって強力な味方になるだろう。
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