固定電話の課題を一気に解消し、既にユーザー8000万超。新・ハイブリッドワーク時代の
コミュニケーション環境

現在、世界で約1億4500万人のユーザーが利用する「Microsoft Teams」。ビジネスに欠かせないコラボレーションツールとして定着した。その中でも、今特に注目されている昨日の一つが「Teams電話」だ。そこで今回は「SoftBank World 2021」内で配信された、マイクロソフトとソフトバンクの講演をレポート。全世界で1カ月当たり約8000万ユーザーが利用するという「Teams電話」が、“ハイブリッドワーク”時代に求められる理由に迫った。

テレワークを阻害する代表電話
マイクロソフト×ソフトバンクが最適解を提案

日本マイクロソフト株式会社
モダンワーク&セキュリティ本部
プロダクトマーケティングマネージャー
水島 梨沙 氏

東京都が2021年9月に発表した「テレワーク実施率調査」では、2021年8月の都内企業のテレワーク実施率は65.0%で、過去最高の数値だったという。

この数値が多いと捉えるか、少ないと捉えるかは人それぞれだろう。しかし、緊急事態宣言下でも、テレワークを実施していない企業が3割以上存在しているのは事実である。また実施企業においても「何かしらの理由で、結局出社を強いられる」というビジネスパーソンは珍しくない。

テレワークしたくても、できない――そんな状況を改善するためには、ペーパーレス化や脱ハンコが必要不可欠だという議論はよくされている。しかし、本講演の登壇者の1人である日本マイクロソフト モダンワーク&セキュリティ本部でプロダクトマーケティングマネージャーを務める水島梨沙氏は「見過ごされがちなのが、大代表電話番号や部門代表電話番号にかかってくる外線電話の対応です。そもそもPBX(企業内電話交換システム)は、社内使用が前提。テレワークのような社外での電話利用は想定していないのです」と説明。テレワーク実現には、ペーパーレス化や脱ハンコと併せて、電話環境の最適化が必要だと指摘する。

実際、2020年に総務省が発表したテレワーク未導入企業に対する調査で、テレワークを導入しない理由で3番目に多かったのが「顧客など外部対応に支障があるから」だった(出典:令和2年11月27日 総務省情報流通行政局 情報流通高度化推進室「テレワークの最新動向と総務省の政策展開」)。

コア業務自体は在宅でできるのに、電話応対業務のせいでテレワークができない。これは何とも残念な話である。だからといって従来通りの電話環境のままテレワークを実施すれば、代表電話への着信に対応できずにビジネスチャンスを逃がしたり、電話の転送に手間がかかって業務効率を下げてしまいかねない。

そこでしばしば活用されてきたのは、固定電話と携帯電話を統合するFMCソリューションだ。この方法で社用の携帯電話を内線化した企業は少なくない。しかし、これにも難点がある。端末を揃えるのに、膨大な費用がかかってしまうのだ。

昨今よく耳にする企業の電話に関する課題をまとめると、上図のようになる。
特に「オフィスに固定された電話機環境が柔軟な働き方を阻害する」「全員に社給電話を配れない」という悩みをもつ企業が急増している

しかし、マイクロソフトが提供する「Teams電話」を導入すれば、これらの課題を一気に解決できる。

「『Teams電話』はインターネットさえあれば、『Microsoft Teams』を介した内線だけでなく、外線通話も可能になる機能です。いつでも、どこでも、どんなデバイスでも、電話の発受発信を行えます。さらに、グループ代表電話番号の設定もでき、同時に複数のデバイスへ着信させることも可能です」と水島氏は説明する。

つまり、自宅でも、オフィスでも、これまで使っていたビジネスフォン同様の電話環境を整えることができるという訳だ。

「Teams電話」のUI。左端の通話タブをクリックすると、ダイヤルパッド、通話履歴、短縮ダイヤルが表示される。モバイルはiOS、Android、双方対応している。例えば人気の高いiPhoneも、iOSと統合されたUIであり、スマートフォンでも使用しやすい

なお「Teams電話」は基本的な受発信のほか、コールキューや営業時間外の通話を防ぐ自動応答など、様々な機能を備えている。それ故、一般的なオフィスだけでなく、ヘルプデスクやコールセンターなど幅広いシーンで活用できるのも魅力だ。

「Teams電話」を利用するには、「Microsoft Teams」ライセンスと電話プランのオプション購入、そして「Teams電話」に対応する回線契約が必要になる。

水島氏が「Teams電話」に対応する回線サービスとして推奨したのが、ソフトバンクが提供するクラウドボイスサービス「UniTalk」だ。「UniTalk」なら、「03」や「06」などの市外局番で始まる電話番号だけでなく、「050」といったIP電話の番号も使用可能。これに加え、ユーザー側の敷設工事が一切不要なため導入も容易だ。

1カ月かかる変更処理が約1分に短縮
さらには90%大幅コスト削減も

本講演のもう1人の登壇者、ソフトバンク 法人プロダクト&事業戦略本部 部長の深堀菜生氏は「『Teams電話』と『UniTalk』の利用はかなり広がっている」と強調する。

ソフトバンク株式会社
法人プロダクト&事業戦略本部
部長
深堀 菜生 氏

引き継いで水島氏は、利用企業として横河レンタ・リースの名を挙げ、その導入事例を紹介した。

同社では各事業部のロケーション統合を進めるにあたり、PBXのリプレースを検討。FMCソリューションなどが候補に挙がる中、「低コスト」「オフィスのフリーアドレス化に対応可能」「フルクラウド化を実現できる」「ベンダーロックインを回避できる」といったことが評価され、最終的に「Teams電話」&「UniTalk」が選ばれた。

そして、部門ごとの代表電話への着信を各グループのスマートフォンに振り分けるなど、従来通りの電話の使い勝手を実現。さらに水島氏曰く「導入しやすく、運用しやすく、手離れも良い」という「Teams電話」+「UniTalk」によるメリットも享受。この点は下の図をみれば一目瞭然だろう。

横河レンタ・リースでは「UniTalk」の導入により、ハードウエア調達費などのコスト削減を実現。また「Teams電話」+「UniTalk」をベースに構築した電話のシステムはフルクラウドであるため、全体設定がシステム管理者1人でほぼすべて対応可能に。運用管理にかかる負担も大幅に軽減した

「Teams電話」の導入効果について、水島氏は「1万人規模の会社であれば『Teams電話』を導入することでROIは132%得られ、3年間で約13億円の投資効果が出た」というForrester社のTotal Economic Impactのデータを紹介。そして「目に見えるハードウエアや回線費用ももちろんですが、コミュニケーションがどれだけ効率化されたか、運用管理費がどれだけ稼動が削減されたかという効果にも、ぜひ注目して欲しい」と言葉を続けた。

ワークショップなど、気軽に試せる手段も多数
一度諦めた方も、再検討の余地大いにあり

マイクロソフトでは「デバイス間での通話転送」や通話内容をリアルタイムで表示する「ライブ字幕」や文字おこしを行う「トランスクリプト(現在は英語のみ対応)」など、「Teams電話」に新機能を続々追加している。さらにソフトバンクでもユーザーの声を開発に生かし、「UniTalk」の機能アップデートを続けているという。

「UniTalk」では、固定電話番号と「050」番号の使い分けなどに対応。これもユーザーからの要望を反映したもの。現在は2022年のリリースを目指し、災害時、被害が少なく済んだ安全な他拠点に、着信を転送できる機能も開発中

「『Teams電話』も『UniTalk』も日々進化を続け、お客様のビジネスに貢献できるようなソリューションへと進化しています。これからも進化を続けますので、興味をもっていただいた方は、ご連絡いただいて、まずは試して欲しい」と深堀氏。

ソフトバンクでは、導入を検討している企業の現状の音声環境をヒアリングし、課題を整理した上で、今後取るべきステップや方向性を明らかにする「オンラインワークショップ」や、3ヶ月間無償で「UniTalk」が利用できる「トライアルパッケージ」を用意しているという。これまで「Teams電話」を使ったことがない企業はもちろん、過去に導入を検討したものの、計画が頓挫した経験がある企業にとってもありがたいサービスだ。今一度、活用を検討してみても損はないだろう。

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