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弁護士ドットコム

紙の呪縛から解放
「電子契約」
効率化と生産性は
劇的に高まる

紙契約の課題をトータルに解決

弁護士ドットコム株式会社 クラウドサイン事業部 マーケティング部 マーケティングスペシャリスト 稲葉 誠人氏
弁護士ドットコム株式会社
クラウドサイン事業部 マーケティング部
マネージャー
稲葉 誠人
 コロナ禍で急速に普及が進んだサービスの1つが電子契約である。

 「ある調査によると大企業の大半、中小企業でも約半数が電子契約を既に導入しています。今後の導入意向を問う質問でも、多くの企業が前向きに検討していることが分かっています」と弁護士ドットコムの稲葉 誠人氏は話す。

 導入が一気に広がったのは、コロナ禍における非対面・非接触ニーズ、つまり感染対策のためだが、それはただのきっかけにすぎない。従来から多くの企業が紙契約の非効率さなどを課題に感じていたところ、それを解決するチャンスが来た。それで電子契約が一気に普及したといえよう。

 具体的に紙の契約は、製本、郵送などの手間が発生し、契約に至る期間を長期化させる。また、テレワークに移行しても、押印のためだけに出社しなければならないという矛盾とムダをはらんでいるうえ、管理も煩雑で過去の契約書の検索に時間がかかる。コスト面でも、人件費、印刷代、郵送費、場合によっては印紙代といった、様々な費用が発生するなど、デメリットは多い。

 それらの課題をトータルに解決するのが電子契約だ。

 契約までのプロセスがオンラインで完結するため、紙契約に比べて大幅な効率化と短期化が可能。紙契約で1、2週間かかっていたものが、電子契約なら1日で済んでしまう。もちろん、印刷代、郵送費、印紙代などのコストもかからない。

 「押印のための出社が必要なくなるのはもちろん、通信環境があればリモートワーク中でも移動中でも契約締結できるため、場所を選ばない働き方が可能になります。また、データはクラウドに集約され、名称や契約日、更新期限などの条件で容易に検索したり、期間が切れそうな契約のアラートをあげたりして、延長・更新を忘れてしまうというミスも抑止できます」と稲葉氏は言う。

効率化、ES向上などの成果が続々

 この電子契約サービスの中で、シェアNo.1の支持を集めるのが「クラウドサイン」だ。有料導入企業数、契約送信件数、市場認知度でそれぞれNo.1を獲得している(※1~3)。オンライン契約の締結から管理まで、ワンストップで提供できるクラウド型サービスで、これまで導入社数30万社、累計の契約送信件数は500万件以上の実績がある。もちろん電子署名法、電子帳簿保存法に準拠しており、信頼性が裏付ける実績、使い勝手の良さ、充実したコンサルティングメニューで評価されている。

 例えば、生産性向上と人件費削減を目的に導入した八芳園は、顧客満足の向上、休憩時間の確保によるスタッフのES向上などの成果を得た。また日総ビルディングは、契約数は8倍に増えながら、スタッフの増加は2倍にとどまるといった大幅な効率化を達成している。ほかにも一般企業、自治体、税理士法人など多くの業種、業態で導入が進んでいるという。

 「どんなに品質の高いサービスでも、相手方に受け入れてもらえなければ電子契約は成立しません。実績豊富で、信頼性の高いサービスを選ぶのが基本です。その点、No.1のシェアを誇るクラウドサインは、安心して利用いただけます」と稲葉氏は述べる。

 また、導入に当たっては専門家の助けも有効だ。契約は専門性の高い業務である。効率の観点だけでなく、契約の有効性なども考慮しておく必要がある。豊富な支援実績を持つ弁護士ドットコムのようなパートナーを迎えておけば、安心して導入を進めることができる。

 「長らく続いた業務ですから、紙がなくなり、契約書がクラウドに保管されることに不安を感じる人もいるかもしれません。そうしたケースでは『小さな成功体験を積み上げること』を意識するとよいでしょう」と稲葉氏は言う。

 進んだ働き方改革の成果を半減させない。そのためにも電子契約の導入を前向きに検討してほしい。
※1:
富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年版」(電子契約ツール、2020年度実績)による
※2:
電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるヒアリングおよびアンケート調査による。国内事業者から国内事業者(企業または個人)に対する電子契約送信とする
※3:
電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるアンケート調査による
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