プラップノードが提供する広報DXツールの真価

業務を効率化し、成果を定量化する
現場を非効率業務から解放し 
経営に役立つ戦略性の向上へ

企業の評判は情報管理の巧拙で良くも悪くもなる。広報部門がブランディングに果たす役割は大きい。しかし現場が非効率業務に追われる中、「経営に役立つ広報」を実現できているかといえば疑わしい。プラップノード代表取締役CEOの渡辺幸光氏は「現場にできることは、もっとあるはず」と、エールを送る。

プラップノード
代表取締役CEO
渡辺 幸光氏

プラップノードがサポートするのは、広報業務の効率化・見える化だ。「広報業務を簡単で分かりやすいものに効率化し、効果をもっとフェアに、またクリアに見える化していきたい」と渡辺氏。効率化と見える化を通じて、広報業務を経営に役立つ価値のあるものに改めていくことを目指す。

背景には言うまでもなく、現場業務の非効率と効果測定の難しさがある。

良好な関係を築きたいメディア関係者は膨大な数に上る。どの記者が、どのような関心領域を持ち、どのような記事を書くか、特性も把握したい。

ニュースリリースを配信したら、それがどの程度まで記事化されたのか、露出の状況にも目を配る。問題は、効果測定。どのような指標で測定するか——

既読率やリンク閲覧履歴で 
リリースへの反応を把握

これだけのことを手作業でこなしていては、現場は疲弊するばかり。若手のモチベーションは下がりかねない。また露出の効果を定量的に測定できないと、広報業務の成果を経営判断の材料に生かすこともかなわない。

そこでまず求められるのが、効率化と見える化なのである。プラップノードがクラウド上で提供する「PRオートメーション」では、広報部門の業務フロー、つまり「リリース配信」から「取材対応」を経て「露出管理」に至るまでの流れを、効率化・見える化する(図1、図2)。

図1 「PRオートメーション」のダッシュボード
「リリース配信」「取材対応」「露出管理」という広報業務の標準フローに従って、それぞれの状況を一覧できる。図は「露出管理」の部分。競合企業との比較でも結果を自動分析できる

図2 「PRオートメーション」の取材カード
取材の進捗状況をカード形式で管理。カードのグレー表示は新しく追加した機能で30日以上停滞している案件を自動で示す。取材状況の整理とリソース配分の見える化をサポートする

「リリース配信」では、リリース作成、配信リスト作成、メール送信、記者へのアプローチ、分析・レポートを、画面の動きに従って効率的に進められる。また配信後は、未読・既読の別や関連リンク閲覧履歴を把握することで、リリースへの反応を配信先ごとにうかがい知れる仕組みだ。

ここで考慮しておきたいのは、リリースを受け取るメディア側の事情だ。配信サービスの登場で企業はリリースを手軽に送れるようになった一方、受け取るメディア側は大量に届くリリースの処理が追いつかない状況に。「このままではリリースがその本分を果たせなくなりかねません」と、渡辺氏は危機感をあらわにする。

願わくば、発信内容に興味を持つ記者にリリースを配信したい。そうすれば、既読率は上がり、記事の段階でも読者を引き付ける熱量を見込める。広報担当にとってもメディアにとっても好ましいことである。

効果測定をアップデート 
データ活用で見える化へ

そうしたリリース配信を可能にする機能が、このツールにはある。広報担当が記者の関心領域をタグで管理できる機能だ。リリース配信時にはその内容に興味を持つ記者を配信リストに手軽に加えることができる。

デジタル活用でリリース配信に手応えを感じられるようになれば、担当者の意識や行動は変わり得る。DX(デジタルトランスフォーメーション)への第一歩だ。渡辺氏はこう打ち明ける。

「リリースの成果はこれまで記事化という事実でしかつかめませんでしたが、リリースの既読率が分かれば、それ以前の段階でつかめます。リリースに対する広報担当の意識が変わったという声が、顧客企業から聞こえます」

「露出管理」の段階では、新聞・雑誌のクリッピング機能やテレビのモニタリング機能を自動連携で管理することができる。さらに、露出した記事や番組が話題になった「バズ」の総数まで把握する。

これらの測定結果は自社の過去の数値と比較することが一般的だが、このツールでは競合企業との比較まで自動で分析する機能も備える。その意義を渡辺氏はこう強調する。

部門の責務が重くなる中 
広報DXで新しい地平開く

「記事の露出が100件として、その数をどう評価するか。過去との比較では客観評価しにくく見方がつい保守的になります。しかし競合他社との比較では、リリース配信の効果を高めるために何をすべきか、より発展性のある議論に結び付けやすくなります」

リリース配信の効果を測定できると、組織の評判をさらに高めるために何をすべきか、定量的に把握された数値を基に戦略的な検討を深められる。そうして把握された数値はまた、経営層にとって意思決定の材料になるもの。経営と広報の距離はぐっと縮まる。

そこでは露出量という記事の数だけでなく、記事の質も測定し管理できるという。渡辺氏がその一例として紹介するのは、ある顧客団体の取り組みだ。この団体では自らの評判を左右しかねない重要な媒体を選び出し、その露出で質を測定。KPI(成果指標)ツリーの運用に役立てているという。

「ツール上では重要媒体を設定することが可能です。この団体では配信したリリースがそこで設定した重要媒体でどの程度記事化されているかという点を質の高さと見なし、成果の達成に向け記事の質も高められるようにリリース内容を吟味しています」

将来への生き残りを懸け、企業はいま社会の中でどう見られるか、気にせずにはいられない時代だ。それだけに、社会との接点になる広報部門の責務は重い。その重大な責務を、リソースが限られる中、どう果たしていくか——

渡辺氏は呼び掛ける。「広報業務のDXはもはや、待ったなし。このツールを利用することで新しい地平が開けるはずです」。

プラップノード

TEL:03-4570-3150

Email:contact@pr-automation.jp

URL:https://www.prapnode.co.jp/

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