新市場戦略

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MARKET STRATEGY

重要資産である名刺を個人から企業へ
「SKYPCE」で価値ある名刺活用を

個人による名刺管理は、本人が考えるよりもセキュリティリスクにさらされているという。重要資産である名刺を安全活用するために企業は何をすべきか。Skyの名刺管理サービス開発者に聞く。

The voice of person in charge

使いやすさと安全性に配慮した
「SKYPCE」で名刺のDXを実現

名刺は、個人ではなく組織全体で管理・活用していくのが本来あるべき姿と考えます。「SKYPCE」は、これをオンプレミスで体現する営業支援・名刺管理サービスです。便利で安全な顧客情報管理に、また企業の戦略的な営業ツールとしてご活用いただくことで、名刺によるDX実現を支援いたします。

Sky ICTソリューション事業部 副本部長 金井 孝三

交換した名刺は誰のもの?
個人で管理されがちな
名刺管理を見直すべき理由

 日々の業務で得られる名刺は、ビジネスの第一歩となる組織の貴重な資産。小さな紙片から思わぬチャンスが生まれることもある。故にその扱いには慎重を期すべきだと、Sky ICTソリューション事業部の金井孝三氏は語る。

 「日本は世界でも有数の名刺大国です。多くの新入社員研修に名刺交換のマナーが組み込まれている事実からも、名刺交換が業務の重要な位置づけにあることが分かります。その一方で、名刺の管理について研修が行われることはほとんどなく、名刺の取り扱いルールを定めている企業も少ないのが現状です。名刺の管理は、基本的に従業員任せ。個人の判断により、今後必要になると思われる名刺の情報だけを社内システムに入力し、電子データ化している例も多いのではないでしょうか」

 名刺交換で得られる顧客情報は、営業活動をする上で極めて重要なものである。しかし、名刺情報に含まれる名前や部署、役職などは秘匿性の高い情報ではなく、裁判の判例などからも「営業秘密」とは認められていない。

 その理由の一つが、企業の管理体制の脆弱さにあると金井氏は指摘する。

 「名刺を適切に管理するためには、まず入社時に名刺交換のマナーだけでなく、名刺の情報が会社の重要資産であることを従業員に説明すること。そして退職時には必ず返却する、などの取り扱いルールを決めて周知することが非常に大切だと考えます」

会社業務の名刺を個人で管理するリスクとは?

  • 転職時に持ち出される危険性

    データ化した名刺は手元に残ったまま顧客情報の名刺データが転職先に持ち出される可能性があります。

  • 名刺情報が売買される危険性

    無料の名刺サービスなどを利用した場合、利用者本人が意識せず同意してしまい、知らない間に名刺情報が売買される可能性もあります。

  • 業務に関係のない広告が届く危険性

    無料の名刺管理サービスでは、ターゲティング広告が使われていることも少なくなく、名刺情報から転職を促すような求人広告が表示されてしまうものもあります。

会社業務の名刺を個人が契約者となって名刺管理サービスを利用すると、 顧客情報の持ち出しを含む様々なリスクが想定される

顧客情報である名刺を
組織の資産へと変える
オンプレサービス「SKYPCE」

 昨今では、無料の名刺管理サービスを利用して、個人で企業の名刺を管理するケースも増えている。その多くがウエブを利用したサービスであり、自社の個人情報の取り扱いルールでは対応できないのが実情だ。加えて、セキュリティ上のリスクも見過ごせない。

 「例えば、転職の際に紙の名刺は企業に返却したとしても、名刺データは従業員が閲覧可能なため、転職先に持ち込まれてしまう可能性があります。また、フリーの名刺管理サービスは広告収入により無償提供を実現していますが、その情報元となっているのは、利用者の登録情報と管理している名刺データに他なりません。会社の重要資産である大切な名刺データが、知らぬ間に転職広告の掲示に使われている、というケースも実際にあるのです」

 こうしたリスクを避けるためにも、名刺は個人ではなく会社組織全体で適切に管理・活用していく必要がある。

 Skyは、これを実現する名刺管理サービス「SKYPCE(スカイピース)」により、企業の課題解決を目指す。

 「『SKYPCE』の特長は、オンプレミスで運用できる点にあります。名刺データを自社の管理下に置くことは、セキュリティの強化はもちろん、名刺情報を『営業秘密』として法的に保護することにもつながります」

 名刺情報を「営業秘密」として扱うには、「秘密管理性」「有用性」「非公知性」の3つの条件を満たさなければならない。例えば、「SKYPCE」ではIDとパスワードにより名刺にアクセスできるユーザーを限定しており、「秘密管理性」の説明に有効だ。

 「名刺データの有用性や非公知性を説明するためには『SKYPCE』に名刺を登録した際や、その後も、お客様との商談内容など、営業活動の中でしか得られない情報を追記することもポイントとなります」

 ルールを整えて活用することで、「SKYPCE」は名刺情報を重要資産として守る有効な手段となるに違いない。

  • 営業支援 名詞管理サービス スカイピース
  • SKYPCEの特長

    • 1
      シンプルな画面構成で名刺検索を簡単・スピーディに
    • 2
      複数人で利用する環境でも名刺登録をスムーズに
    • 3
      自社開発商品と連携し、セキュリティをさらに強化

セキュリティだけではない
全社で使えるUIと操作性
システム連携で戦略的活用も

 「SKYPCE」が企業にもたらすのは、セキュアな名刺管理環境だけではない。そのメリットは戦略的な営業ツールとしての活用にこそある。

 「『SKYPCE』にすべての名刺情報を登録することにより、これまで名刺交換をした個人に委ねられてきた取引先の選定を、企業判断へと置き換えることが可能となります。個人の手元で埋もれていた名刺情報を会社の資産として生かせれば、売り上げや業績の向上にも大きく貢献するでしょう」

 それには、全従業員が交換した名刺を必ずスキャンして登録する、というルールの徹底が不可欠だ。

 そのため、「SKYPCE」では誰もが容易に扱えるように操作性やUIにもこだわった。外出先ではスマホアプリで名刺を撮影、送信するだけで情報を登録することも可能だ。

 さらに、同社のクライアント運用管理ソフト「SKYSEA Client View」と連携すれば、名刺データの取り扱い状況のログ管理や閲覧権限の設定などもでき、より安全な運用を実現する。

 「個人情報に関する法律の整備やITサービスの普及により、名刺管理のあり方やコンプライアンスが問われ始めています。そうした中、当社が『SKYPCE』を通じて企業の皆様のセキュアな名刺管理をご支援していくのは、情報セキュリティ対策商品を開発するメーカーとして当然の使命だと考えています。今後は名刺の管理のみならず、その情報を有効活用することで企業の営業支援につながるサービスも共にご提供してまいります」

ロゴ:Sky

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