導入の決め手になったのは「活動記録」と「タグ」
当社はもともと、営業活動の進捗や結果の管理には、営業日報を取りまとめるツールや表計算ソフトウェアを活用していました。しかし、「お客様情報を入力する手間がかかる」「過去の記録を探すのに時間がかかる」などの問題があったため、より効率的に管理できるツールを探すことに。そんな折に営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」を紹介され、案件ごとに営業活動の状況を入力できる「活動記録」機能を、営業日報として使う運用を思いつきました。「SKYPCE」なら、名刺をスキャンするだけで正確なお客様情報を登録することができ、会社名や名前から素早く記録を検索することもできます。さらに、関連する情報をひもづけるタグを活用すれば、自社の業務に合わせた柔軟な運用も可能になります。
試用期間中には、「活動記録」に入力した情報が「SKYPCE」上でしか閲覧できないことに不便さを感じていましたが、CSV形式のファイルでエクスポートできる機能が実装予定※であることがわかったため、正式に導入することを決めました。
現在は営業部を中心に活用していますが、名刺データや「活動記録」の蓄積が進めば、お客様情報の分析や営業戦略の策定にも「SKYPCE」を活用していく予定です。例えば、過去の事例から「この業種のお客様にはどんなサポートが必要か」「クロスセルの提案はできないか」といったことを分析できれば、営業活動の質や利益を向上させるヒントにつながるのではないかと考えています。
※2024年3月に提供しているバージョンにて実装済み
全国各地の営業担当が情報を共有しスムーズに連携
「SKYPCE」の活用を促進するため、当社では導入時にいくつかのルールを設け、自社用のマニュアルを作成しました。その中でも特にこだわったルールが、タグの指定です。当社では、データベース上でお客様ごとに4桁の数字を割り振っており、「SKYPCE」でもその数字を「活動記録」の情報にタグとして付与しています。これにより、分社化や統合でお客様の企業名が変わっても、タグで絞り込めば同一企業の記録としてひもづけられるようになりました。
また、当社のお客様には全国展開している企業が多く、地域によって営業担当が異なるケースも少なくありません。そのため、「SKYPCE」で営業活動の進捗を共有し、効率的に案件を進められるようにしています。例えば、東京にある購買部とやりとりする営業担当と、地方の工場を訪問する営業担当がそれぞれ「活動記録」を入力。地方のお客様から出た要望や急ぎの調整を、東京の担当が素早く把握してフォローに回るなど、手厚いサポート体制の実現に役立てています。
離れた拠点の状況を全社的に共有できる
空き時間に「活動記録」を確認しマネジメントを効率化
当社では、お客様との取引が長期に及び、途中で営業担当が変更になるケースがあります。そのような場合、新任の担当者に「活動記録」を読んでもらうことで、引き継ぎの時間を十分に確保できない状況でも、過去の取引内容やご要望をしっかり引き継ぐことができます。
さらに、「活動記録」はマネジメントの効率化にも役立っています。当社では、管理職が部下の営業活動の進捗を聞くために週1回の報告会議を行っていますが、それだけでは十分にフォローできないと感じることがありました。しかし、現在は「活動記録」のおかげで、手が空いた時にいつでも部下の状況を確認することができます。特に急ぎで確認が必要な「活動記録」には「重要」というタグを付与し、上司が優先的に目を通せるように工夫しています。
こうした活用を通して営業活動をさらに効率化し、蓄積された情報を有効活用して利益向上につなげていきたいと考えています。
