セキュリティ基準を満たすツールで安全かつ正確に名刺を管理
当社では従来、名刺管理についてのルールを設けておらず、社長である私が交換した名刺は、秘書に直接渡して表計算ツールで管理してもらっていました。しかし、テレワークの導入で手渡しができなくなり、撮影した名刺の画像を秘書に送信する手間が増えることに。そこで、テレワーク環境でも効率的に名刺を管理するため、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入を決定しました。「SKYPCE」なら、名刺をスマートフォンで撮影するだけで正確にデータ化することができます。また、これを機に組織的な名刺管理を試みようと考え、まずは部長職以上の経営層にアカウントを付与して運用を始めました。
なお、KDDIグループでは、ソフトウェアやサービスを導入する際にグループのセキュリティチェックを受ける必要があります。名刺管理サービスについても例外ではなく、「SKYPCE」を導入できたのはグループの基準をクリアしていたからです。安全面だけでなく、スマートフォンから名刺を登録できるなど使い方が簡単で、活用促進のハードルが低いのもメリットです。導入後は、もらった名刺をすぐに登録する習慣がつき、名刺交換をした正確な日付なども管理できるようになりました。
経営層を中心にスモールスタートさせた「SKYPCE」の導入ですが、従業員が個人向け名刺管理サービスを利用し、退職後に情報の持ち出しリスクが生じるのを防ぐためにも、今後は従業員にアカウントを追加で付与するなど、社内利用を拡大させていく予定です。
メモと名刺情報の検索でアポイント準備を効率化
普段、さまざまな方とお会いするなかで、お相手によっては一度ご挨拶をしてから次に直接顔を合わせるまで、期間が空くケースも少なくありません。そこで、「どんな用件でお会いしたのか」「どこで名刺交換をしたのか」といった情報を「SKYPCE」のメモに入力しておき、久しぶりにお会いする際は事前に確認するようにしています。
また、初対面の方とのアポイント前にも「SKYPCE」でお名前を検索。自身が初対面であっても、ほかの従業員が名刺交換をしている場合があるため、自社とのつながりを確認しておくことで、よりスムーズにやりとりを始めることができます。
さらに、挨拶状などの封書を発送する際にも「SKYPCE」を活用。住所やお名前など、必要な項目をエクスポートし、秘書に送付リストの作成を依頼しています。名刺に記載された正確な情報が登録されているので、入力ミスの心配がなく、こうした発送業務にも安心して活用することができます。
「一斉メール配信」機能でさらなる業務の効率化へ
現在、「SKYPCE」は主に名刺情報の管理やメモの登録に使用していますが、広報業務での活用も検討中です。例えば、「一斉メール配信」機能の活用による業務の効率化が挙げられます。
タグを付与した相手に、メールを一斉配信
当社ではプレスリリースを公開するタイミングで、社外の関係者に告知のメールを送っています。ただ、当社は部署ごとに事業内容が異なっているため、プレスリリースの告知内容や宛先は、部署によってその都度変更しなければなりません。
そこで「SKYPCE」を活用。名刺情報にそれぞれ「部署Aの関係者」「部署Bの関係者」などのタグを付与することで、各部署のメール送付先をグループ化して管理することができ、タグを指定したメールの一斉配信も可能です。また、本機能ではメールのテンプレートも登録できるため、メールの送付にかかる手間を簡略化し、各種業務のさらなる効率化につなげられると考えています。
