1980年代にアメリカのGE社が初めて導入し、2000年前後に日本の大手企業にも広まったと言われるシェアードサービス。当時の主な目的は給与計算や人事労務、福利厚生等のバックオフィス業務集約によるコスト削減と品質の向上であった。

　トヨタグループの人事・福利厚生サービスを担うトヨタパーソナルサポート（以下、TPSC）取締役 社長の河合 隆成氏は次のように話す。

　「当社は、トヨタ自動車の人事厚生部門を別会社化する形で2002年に設立された会社です。『人事・福利厚生業務において、高品質かつ効率的な事務サービスと充実した制度の提供により、トヨタグループ全体へ貢献すること』を使命としています」

　TPSCは、「管理・間接部門の効率化」「福利厚生制度の導入・運営コストの低減」「従業員サービスの向上」という3つの目標のもと、給与計算代行、トヨタグループ連合型DC（確定拠出年金）制度、選択型福利厚生制度（カフェテリアプラン）、海外駐在者管理サポートなども含む様々なサービスをトヨタ自動車およびグループ会社に提供している。

　今、このシェアードサービスが生産年齢人口の減少や優秀人材の確保、DXの推進といったトレンドを背景に再注目を集めており、大手企業によるシェアードサービスの強化や、中堅企業によるシェアード化の新たな取り組みが広がっているのだという。

　シェアードサービスにおけるクラウドサービスの活用に先んじて、TPSC自身がユーザーとなりクラウドハウスを導入した。

　「シェアードサービスプロバイダーとして、まずは主要なワークフローの経験・ノウハウを自ら蓄積する必要があると考えました。実際、ポータル画面の見た目やレイアウトなどを自ら確かめて、固有の業務にも合うようにカスタマイズする経験を積んだことで、グループ各社へ展開する際にもしっかり提案できるようになったと考えています」と同社の井上 千恵美氏は話す。

　各社固有の業務要件への対応は、クラウドハウスのカスタマーサクセスチームが専任伴走型で支援している。各社の担当者とTPSCで定例の打ち合わせを行い、一緒にクラウドハウスの画面や、元となる紙の申請書類を確認しながら、業務にフィットする申請ワークフローシステムを作り上げていくのだという。

　カスタマイズで実現する機能の一例が、通勤申請の際の車名選択だ。一部のトヨタグループでは、通勤に使う自動車の車種・車名の申請を求める場合がある。これは自動車メーカーならではの申請項目であり一般的なクラウドサービスであれば対応できない。そのため申請方法は自由記入欄を設けて車名を手入力することになっただろう。まさに、これがミスや表記ゆれを誘発することになる。しかしクラウドハウスにはカスタムマスタ機能があるため、自動車メーカー特有の車名のマスターを取り込むことにより、従業員が車名を選択するだけで済むように作り上げようとしている。

　「専任の担当者が付いて、用途に応じたカスタマイズを含む様々な方法をメリット／デメリットを交えて提案してくれたのも心強かったです。ここまで我々の業務を理解し、寄り添った提案をしてくれるクラウドサービスはほかにないと思います」と増岡氏は述べる。

　TPSCでの導入完了から8カ月が経過したが、社内の反応も上々だ。長年やってきた申請方法が変わるため、当初は従業員からの反発や問い合わせが発生することを覚悟していたが、対応はほぼ不要だったという。「総じて好意的に受け止められたと考えています。口には出さなくても、紙ベースの申請に不便さを感じていた人は多かったのではないでしょうか。手元のスマートフォンで作業を完結できる便利さを、感じていただけているものと思います」と同社の多治見 清久氏は言う。

　また、新たなシステムは2024年度の新入社員の入社手続きでも活躍した。前年度までは、入社式当日に紙の書類を配付して、記入するための時間を2時間程度とっていた。それをセルフサービス型の事前入力で済むようにして、プロセスや作業を大幅に簡素化。同時に、入社時点で必要な情報の回収・登録が完了している状態にできたという。