営業活動のスピードがアップ、週次のメール配信も効率化
当社では数年前まで、業務で得た名刺は各担当者が個人で管理し、商談内容や進捗状況の管理も属人的でした。しかし、グループ内で会社統合があった際、引き継ぎに支障を来したことをきっかけに、営業活動に関する情報を一元管理するツールの導入を検討。顧客情報や案件情報の可視化・共有に加え、蓄積した情報を分析し、営業戦略の策定に活用することも想定していたため、営業活動の記録をCSV形式でダウンロードできる他社製の名刺管理ツールを導入しました。
その翌年、「SKYPCE」にも同等の機能が搭載され、今後も機能追加などを期待できたことから入れ替えを決定。名刺データは約5,000件ありましたが、移行作業は当社の情報システム部で対応し、3時間程度で完了できました。現在は営業部のメンバーを中心に、お客様と接する部署の管理職や役員で「SKYPCE」を使用しています。UIもわかりやすく、操作に迷うことはありません。
案件情報の可視化や共有が進んだことで、社内のコミュニケーションは活性化しています。担当者以外のメンバーも進捗状況を把握できるため、アドバイスがしやすくなり、お客様への提案スピードが格段にアップしました。また、当社ではパートナー企業に対し、案件情報を紹介するメールを毎週配信しています。以前は手作業で1件ずつ配信していましたが、「SKYPCE」には特定のタグが付与された名刺の連絡先にメールを一斉配信できる機能があるため、名刺にあらかじめタグを付与しておけば1回の作業で配信が完了。業務効率が大きく向上しています。
毎商談後に「活動記録」を入力し進捗状況を共有
当社が最も活用している機能は、営業活動の進捗状況を記録・共有できる「活動記録」です。スマートフォンからも入力や閲覧が可能で、移動中などの隙間時間を効率的に使えるため、当社では「活動記録」の入力が商談後のルーティンになっています。
入力時には、活動タグに「受託開発」や「SES営業」といった案件の種別を示すタグと、案件名のタグを付与。閲覧時にそのタグで情報を絞り込めるので、どの案件でどんな進捗があったのかを自身で振り返りやすいだけでなく、管理職が部下の業務の進捗状況を把握する際にも役立っています。
「活動記録」で案件情報を共有できるようになったことは、営業部の日次ミーティングの時間短縮にもつながっています。その分、営業コアタイムが増え、営業活動へのさらなる注力が可能になりました。また、登録された案件情報は、会社やグループに業績を報告する際のエビデンスとしても活用しています。
営業活動の進捗状況や商談内容を「活動記録」機能で共有
ダッシュボードを用いた活動量の可視化を目指す
すでに「活動記録」は当社の情報共有に欠かせないものになっています。現在は、自ら「SKYPCE」にアクセスして状況を確認しなければなりませんが、今後、登録時に任意のメンバーに通知する機能が追加されれば※1、さらに情報共有が活発になり、提案のスピードアップを図れると思います。
また、ダッシュボードの活用も検討しています。営業活動の分析には、日々の活動量の可視化が不可欠です。ダッシュボードでは、名刺登録枚数（名刺交換数）や「活動記録」の登録数など、営業活動に関するさまざまなパラメータをグラフ化できるようなので、これから具体的な活用方法を検討していきます。この機能の活用が、営業活動のさらなるレベルアップにつながることを期待しています。
※1「SKYPCE Ver.4」で新機能として搭載。
