Windows のスマートフォンの活用で密度の高いコミュニケーションを構築

前回、Windows 10 Mobile 搭載デバイスの注目機種Acer「Liquid Jade Primo」をレビューした、日経BPヒット総合研究所 主席研究員の西沢邦浩。Windows 10 Mobileが、管理職にとって大きな助けとなることを理解した西沢は、これからのマネジメントが変化する可能性を感じたという。社内外を問わずさまざまなプロジェクトをマネジメントしているからこそ気づいた、これからの時代の新しい管理職の在り方について語ってもらった。

管理職がしっかりとマネジメントできればわざわざ出社しなくても業務は滞らない

西沢邦浩

西沢邦浩
日経BPヒット総合研究所 主席研究員
日経BP社ビズライフ局プロデューサー
元・日経ヘルス編集長

 元・日経ヘルスの編集長で、日経BPヒット総合研究所 主席研究員の西沢邦浩は、医療やヘルスケア分野を中心に、社内外のさまざまなプロジェクトに携わり、主にそのマネジメントやプロデュース業務を担っている。そんな西沢から見ると、今の日本の会社が持つシステムは前時代的に映るようだ。

 西沢は、「私のように外部スタッフをマネジメントする仕事は、会社に行かなければ仕事が進まないわけではありません。最近は、決まったデスクがないフリーアドレスの会社が増えていますが、実際、テレワークを活用すれば、自分のデスクどころか、会社に常駐する必要性は少なくなっているのではないでしょうか」と語る。そして、「ただし、そのためには、管理職がしっかりとメンバーをマネジメントする必要があります」と続ける。

 管理職がしっかりとマネジメントをできないと、個人が好きに動いてしまい、プロジェクトとしての統一感に欠けてしまう。ちょっとした連絡ミスや情報の未更新だけでも、後々大きなトラブルに発展することがあるという。「理想は、チーム内に情報を管理するキープレーヤーを置くこと。キープレーヤーが各メンバーへの連絡拠点になり、更新情報がしっかりと共有されれば、プロジェクトは上手く回ります」と西沢。この考えは、西沢が専門とする医療分野のプロジェクトから学んだことだ。

「医療分野のプロジェクトは、教授職にある医師など、非常に多忙な専門職のメンバーで構成されるのが一般的です。そのため、各メンバーの情報の出入り口は秘書になることが多い。そこで、伝達ミスや事実誤認が生じないように、共有情報を正確にリバイスする情報管理者が不可欠なんです」

 もちろん、一般の会社では、プロジェクトによっては専任の管理者を置くことが難しいケースもあるだろう。そんなときこそ、西沢は Windows 10 Mobile 搭載デバイスが持つ、情報共有力の高さが役立つと考える。「 SharePoint を使えば、情報管理者がいなくても、情報の集約や共有、アップデートが可能です。最新の情報を共有できていれば、メンバーが1か所に集まる機会を極力減らすことができます」。

実際に膝をつき合わさなくても情報を共有できればアイデアが生まれる

西沢邦浩

 西沢はフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションを否定しているわけではない。重要なポイントでは、しっかりと膝をつき合わせて話をすることにも意義がある。「 SharePoint であらかじめ情報を共有しておけば、プロジェクトの全体像はもちろん、他人の動きや考えも理解できます。そうなると、実際に集まって行う会議では情報の付け合わせから始める必要がないわけですから、本題にすぐ入れます。会議の密度も高くなり、ブレイクスルーも起きやすいと思いますよ」。

 また、同じ空間で話をするほどではないが、メンバーとコミュニケーションを取りたいときには、 Skype for Business を活用するという。「 Skype for Business は、パソコンの画面や PowerPoint のスライドを、通話している人全員に送信できます。1つのファイルに専門知識を持ったメンバーがアクセスして、会話をしながらブラッシュアップしていけば、精度が高まるのはもちろん、1人では思いつかないようなアイデアが生まれるでしょう」。

 こういった行為は、これまでは会議で行われるのが常だった。社内の会議室を押さえ、メンバーがその場所に集まれる時間を調整する。経験者なら分かると思うが、これだけでもちょっとした手間だ。しかし、 Skype for Business なら、時間さえ合えば、空間を超えて打ち合わせができる。

「テレワークの魅力は、いつでもどこでも仕事ができて、生産性が上がること。しかし、そのためにチームのコミュニケーションが低下しては意味がない。プロジェクトリーダーは、 Windows 10 Mobile 搭載デバイスのようなツールを上手く利用して、テレワークの先に密度の高いコミュニケーションを構築することで、チーム内にイノベーションを起こすことも役割の1つです」

 そういった意味では、 Office 365 を使い記録・編集したデータを分析して、ほかのメンバーが共有したファイルから興味がありそうなファイルをトップページに表示してくれる Delve の機能も興味深いという。「メンバーそれぞれの気づきやアイデアがみんなで共有され融合されれば、そこから新しい価値が生まれます」と西沢はチームリーダーとして期待する。

※利用可能なプランについては、公開情報をご参照ください。

西沢の注目ポイント 導入・運用時の負担を軽減する「デバイスマネジメント※」

西沢は「 Windows 10 Mobile 搭載デバイスは、システム管理者が複数の端末を簡単に管理することができますね。業務に必要なアプリをインストールしたり自社規定に合わせたセキュリティを設定したりした状態での導入も可能。これらは、システム管理者の手間が軽減されるだけではなく、チームメンバーにデジタルスキルの格差があっても、誰もが使いこなせるということです。マネジメントする管理職からすると非常に楽だし安心です」と語った。

導入や管理を効率的に行う「デバイスマネジメント」

※管理者による一括管理・遠隔操作については Microsoft Intune をはじめとするMDM(モバイル デバイス管理)サービスの購入が必要となる場合があります。

オールドタイプのマネジメントから脱却ICT時代に合わせた管理職が求められる

西沢邦浩

社外でプレゼンを行うことが多い西沢は、 PowerPoint を頻繁に利用するが、 Windows 10 Mobile 搭載デバイスなら、 Continuum でプロジェクターなどにつないで、「端末を片手に見た目にもスマートなプレゼンができる」と、気に入ったようだ。「ムダにUSBなどにファイルをコピーする必要もないので、情報漏えいの面でも安心感がある」という

 最後に西沢は、働き方改革に欠かせないマインドチェンジについて語った。

「働き方改革のキモは、経営陣の固定概念を変えることです。ICTが発達していなかった頃に現場で働いていた経営陣は、いわばオールドタイプ。会社に集まることを前提としたマネジメントを考えています。しかし、もはや報告のためだけ、会議のためだけ、経費精算のためだけに会社に行く必要はないですよね。こういったムダを省けば、クリエイティブな作業にもっと時間を費やせるはず。そうなると、生産性は必ず上がります」

 ICTを活用すれば、働き方は確実に変わる。遅かれ早かれ、テレワークを前提にしたマネジメントが必要になることは間違いない。「マネジメントを変えてICTを活用するか、ICTを活用することでマネジメントが変わるか、卵が先か鶏が先かではありませんが、 Windows 10 Mobile 搭載デバイスのようなツールを導入することで、マネジメント自体が進化するといいですね」西沢はそう考えている。

西沢が使用した Windows 10 Mobile 搭載デバイス Acer 「Liquid Jade Primo」

最新OSである Windows 10 Mobile を搭載し、導入、運用、管理などあらゆるフェーズにおいてビジネスとの高い親和性を発揮してくれるAcer「Liquid Jade Primo」。ドッキングステーション、キーボード、マウスも同梱され、話題の Continuum を購入後すぐに利用できるのが大きな特徴だ