課題が山積する出張手配・管理　その根本原因を取り除くには

　なぜ今、出張手配・管理にまつわる課題がこれほど顕在化しているのか。「最大の原因は、出張手配や経費精算にかかわる業務の多くが、今なおアナログで行われているためです」と語るのは、IACEトラベルの 阿部 樹（たつき）氏だ。

　「例えば日本の大企業の場合、海外への業務渡航手配をインハウス（企業内）の旅行子会社に依頼するケースが多く、ここに“アナログによる出張手配”が文化として根付いていたということもあると思います。また旅行会社側でも、コロナ前は十分な人員が確保できていましたので、DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組む差し迫った必要性はあまりなかったと思います。これら2つの要因が、出張手配・管理のデジタル化を阻んでいたといえるでしょう」（阿部氏）

阿部樹氏

株式会社IACEトラベル BTM事業部セールスグループ・チーフマネージャー

　出張手配・管理のデジタル化の遅れは、社員個人での出張手配が進む中で様々な課題を生み出している。個々で電話やメールで出張手配を行うと、これらの履歴を一元管理できないため、出張手配の状況がブラックボックス化してしまう。こうなると、社内規定に沿わない“勝手予約”や不適切な出張経費の発生を未然に防げず、出張コストの増大を招くことにもなる。またアナログな手配は、不案内な確認やミスなどで多くの工数もかかりがちだ。

　「ちなみに勝手予約が横行する最大の原因は、『可視化されていない』こと。誰がどんな出張手配をしたのか、精算するまで把握できないことに根本原因があります。従って、出張管理を効率化してコストを削減するためには、手配の段階で見える化しておく必要があるのです。同時に、社内規定に違反した予約を未然に防ぐ機能を組み込んだシステムを構築することも求められます」と阿部氏は語る。

データの一元管理により出張コストの適正化が可能に

　こうした課題を解決する手法としてIACEトラベルが提供しているのが、出張クラウドサービス「Smart BTM」だ。これは、出張の手配と管理が簡単かつ効率的に実行できる法人向けのクラウドサービス。航空券やホテル、Wi-Fiレンタルのオンライン予約が可能で、画面上にリストアップされた複数の候補の中から最適なプランを選ぶことができる。

　「現在Smart BTMでは、国内航空会社13社と海外の主要航空会社400社、世界50万件以上のホテル、世界200以上の国と地域で利用できるWi-Fiレンタルの予約が可能です。他のBTMシステムの多くは、各航空会社のサイトや宿泊予約サイトに遷移して予約手続きをする必要がありますが、Smart BTMは、クラウドサービス上で全ての予約が完結するのが大きな特徴です。また、手配時に社内の出張規定をポップアップ画面で参照できるので、“勝手予約”の防止にもつなげられます」と阿部氏は話す。

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　また、予約した交通費や宿泊費は自動的に一括後払いとなるので、経費の立て替えや精算も不要だ。出張のたびに膨大な数の請求書や領収書を処理する必要がなくなり、出張手配・管理の大幅な業務効率化を図ることができる。また、出張手配のデータはクラウド上で一元管理されるので、その内容を早期に把握して、出張コストの削減と適正化につなげることも可能だ。

　サポート体制が整っている点も大きな特徴だ。「本サービスでは、電話やメール、チャットを活用した、自社オペレーターによる24時間365日の日本語サポートを提供しています。これまで、24時間365日サポートが付くBTMの仕組みはほぼ存在していませんでしたが、Smart BTMでは、出張時に必要な人的サポートをシステムと一体的に提供しています。オペレーターといつでも連絡が取れるので、週末や海外出張中に急な予定の変更があっても、直ちに対応することができます」（阿部氏）

オプション機能の１つとして「危機管理」も提供

　以上のような標準機能に加え、予約時に登録した旅程データを「稟議（りんぎ）申請」や「経費精算」「出張報告」に活用できるオプション機能もあり、これらを導入すれば、業務プロセス全般にわたってさらなる効率化にも期待できる（図）。阿部氏によれば、出張手配と経費精算を含む一連のサービスにより、海外出張1件にかかる約170分の業務時間を約48分まで約72％も短縮できた例もあるという。

法人向けのクラウド出張手配サービスSmart BTM

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無料で活用できる出張手配に加え、稟議申請、危機管理、経費精算といったオプション機能を自社のニーズに合わせて活用することができる

　近年、オプション機能の１つとして問い合わせが増えているのが「危機管理」だという。これはスマホアプリを通じて、出張者の居場所を瞬時に把握。万一、出張先が災害や非常事態に見舞われても、ワンタッチで安否を確認することができるサービスだ。

　「当社では、出張における危機管理を2段階で考えています。出張における最大のリスクは、『海外出張者の旅程データの一元管理と現在位置の把握ができていない』こと。その点、Smart BTMでは、旅程データの一元管理により、例えばテロや災害が発生した国や地域に滞在している社員をいち早く確認。出張者の現在位置はGPSで把握、スマホアプリから安否確認のプッシュ通知を送ることができます。出張者の居場所をピンポイントで『把握』して、『安否確認』をスムーズに行う。この2段構えで出張者を守るための仕組みを提供していることもSmart BTMの特徴です」

平均で約20％の出張コスト削減に成功した企業も

　導入費用もリーズナブルだ。標準機能であればシステムの初期費用や月額使用料はかからない。例えば前述のオペレーターによる日本語サポートやチャット利用などは無料だ。費用がかかるのは、国内航空券の発券で1件1100円、同じく海外航空券が3300円といった手数料と、オンライン以外で提供している、ビザ申請代行やレンタカー予約、送迎手配などにかかる手数料だ。

　こうした多彩な機能やリーズナブルな価格が評価され、2021年10月の発売開始以来、Smart BTMの導入企業は1600社に上り（2024年6月現在）、多くの企業が成果を上げている。ある企業では、Smart BTMを活用し平均で約20％という大幅な出張コストの削減に成功したという。

　またSmart BTMの開発元であるIACEトラベル自身も「日本DX大賞2024」の「ビジネストランスフォーメション（BX）部門」で特別賞に輝いた。「コロナ以前から取り組んでいた業務渡航手配のオンライン化をビジネスモデルとして掲げ、『Smart BTM』を主軸としたデジタルファーストに転換し、業務のDX化を成功」させたことが、今回の受賞理由となったという。

　データの一元管理と可視化なくして、出張にまつわる様々な課題を解決することは難しい。「Smart BTM」は出張手配・管理のDX化・効率化に向け、有力な選択肢の１つといえそうだ。